三个法则让你从此工作效率高

　　你算是职场高效能人士吗？以下高效能法则你每天都能做到吗？快看看自查一下吧。
　　本文选自《职场解释系》，解释系主任著，黑天鹅图书。
　　高效能法则一，写好工作计划
　　有句话：Ifyoufailtoplan，youplantofail。对应的中文版本是：凡事预则立，不预则废。信哉斯言。
　　计划是如此重要，以至于成龙老师拍了部电影叫《A计划》，而布拉德皮特老师创办的公司竟然就叫B计划。
　　如你所知，在国民经济领域，有五年计划；在公司经营领域，会有三年、五年，甚至十年计划；在家庭理财和个人职业发展方面，最好也有个近期、中期和远期的计划。
　　对于多数职场人士来说，大约每年都得写工作计划。当然，当作业交给老板的居多，但我建议你严肃对待，认真写好每一阶段的工作计划，并严格遵照执行。
　　我们先来解决技术问题，即怎样才能写好工作计划。
　　要点如下：
　　1。搞清目的，确定锚点：
　　如前所述，工作计划的核心目的是让你的老板知道你未来打算干什么，因此锚点是公司交办给你的工作任务。你入职时，offer里肯定对你的主要职责有成文规定，但随着在公司工作年限的增加，当初的条目未必一直都完全适合，老板给你布置的工作任务逐年更加具体，正常情况下难度也会越来越高。因此写工作计划之前，先弄清自己的任务，和老板谈清楚，你到底是干啥的；
　　2。先写个综述（ExecutiveSummary）：
　　如果你一直都跟着同一个老板，你做这份工作的年限、基本能力、过往业绩等基本信息他应该都掌握了，这种情况下背景性质的信息无须赘述。但如果你刚换了新老板，成文的背景介绍不能省略，一定要让对方掌握上述基础信息，这是管理老板对你期望值的重要举措，不可不察；
　　3。确定当期目标（GoalSetting）：
　　正规的公司每年都会让雇员签署狗屎（GoalSheet），明确列出当期员工应当达成的目标往往是最低目标。本着多做就是赚到的积极心态，建议你把公司给你的狗屎拔高一些，督促自己事事竭尽全力，时间久了，你定然会脱颖而出；
　　4。把工作目标具体化：
　　这个环节可以采用所谓SMART规划法，即工作目标要Specific、Measurable、Achievable、Relevant、TimeBound。换言之，你必须把工作目标细分为清晰、可量化、可达成、相关性高、且有明确时间节点的条目，让你和你老板一目了然，可定期检视（这也是给你做年底总结并和老板谈薪酬的日常基础）；
　　5。列明已有资源：
　　除了你正确的态度、有效的方法、忧郁的眼神、稀疏的胡楂儿和神乎其技的刀法以外，你手头有哪些现成的资源可确保你达成使命？如同战士上沙场，先清点一下装备，兜里有粮，腰里有钱，手里有枪，心中不慌；
　　6。列明限制条件：
　　这点尤其关键，缺什么要什么，趁着这会儿赶紧和老板提要求，无论是资金、权限还是人力，只要你认为能帮助你完成任务，尽管和老板提。即使你的老板不是那种又让马跑又不让马吃草的混球，也要提要求，否则任务完不成，你连个解释的机会都没有；
　　7。除了人，还是人：
　　事儿都是人做的，除了你自己以外，有人和你配合或向你提供支援吗？是否靠谱？万一有人掉链子了怎么办？如你所知，职场上的所谓权力，无非就是对资金和人员的影响力。我并非建议你拉帮结派搞小团伙小舰队，但你必须知道谁干活靠得住，和你能否尿一个壶里。你能就公司的某个项目或任务组建团队，哪怕不是常年的部门设置，这些人日常也不向你直接汇报，也是你有权力的表现；
　　8。实施方案：
　　上述环节都搞清楚了，写个具体的实施方案，什么人做什么事，什么时间点达成什么目标，把最重要的里程碑节点写出来，这是确保工作任务按时、按量、按预算完成的基准；
　　9。备用计划：
　　哪些环节可能出现问题？会出现什么问题？哪些问题是你能控制或解决的？哪些是超出你能力或权限的？有什么应对措施或应急预案？执行任务的基准情形是什么？最坏情形是什么？
　　10。你的计划你做主：
　　是你执行计划，不是计划执行你。你在自己的工作计划中应当是核心，你要让你的老板知道你对完成这份计划的独特价值与不可替代性。如果一份工作换谁都能做，谁都能做好，那还要你干什么？因此，小结时说一下自己的功效，不是夸自己（任务完成甚至超标了写总结时再抡圆了夸，现在还没到时候），而是让你老板有信心，帮你争取资源时底气也足。
　　你的工作任务再复杂，按照上述模型去写计划，也不会差到哪里去。
　　这种工作计划可具体到每个月、每周、甚至每天，让你在低头拉车之余，可以抬头看看自己是否走在正确的方向上，经办的每一件事是让你离目标越来越近，还是越来越远。
　　高效能法则二，管好你的时间，排好优先级
　　每天的工作计划，其实就是时间管理（TimeManagement），这是让一天的工作更加富有效率的重要方式。
　　简单说来，任何一项事务，你都可以按照紧迫性（Urgency）和重要性（Importance）两个要素进行评估，并事先想好处理的优先次序。斯蒂文科维老师有个著名的时间管理矩阵，如图。
　　在当日工作计划方面，我自己的习惯是上班路上想五分钟今天要做什么，进门后列个任务清单（ToDoList），然后以重要性和紧迫性为轴画个图，把那些任务一一放到不同象限里去。然后根据重要且紧急、重要非紧急、紧急非重要、非紧急非重要的次序去做，做完一件勾销一件。通常前两类任务上午做，后两类下午做，但无论哪一类任务，需要自己响应的，定会在三个工作日内完成。
　　你也许会觉得判断一项事务是否紧急很容易以完成期限为据，哪个离现在时间最近，哪个自然就最紧急。但判断一项事务是否重要，则不是那么容易。对此，我建议你从以下几个角度来做重要性判断：
　　1。有关事项的主要交易对手（Counterpart）是否为你的关键利益攸关方，即直接上司、更大的老板、重要客户或合作伙伴？
　　2。有关事项若处置不当，是否给公司的合法合规带来负面影响？
　　3。有关事项若处置得当，是否会给公司的营收和利润带来重要、积极的影响？
　　4。有关事项若处置得当，是否能增加你在管理层面前的正面曝光率？
　　5。有关事项若不是由你亲自处置，是否别人就不会干或干不好？
　　上述这些问题的答案只要有一个为是，所涉事项就是重要的。是越多，就越重要。
　　回顾近二十年来的工作，我自己工作的核心任务发生了很大的改变，大概可分成以下阶段：
　　1。初入职场，做的都是具体的事儿，有的甚至非常琐碎；
　　2。三年工作经验时，做的是中小型客户的全线常规业务；
　　3。五年工作经验时，做的是大客户的特殊业务；
　　4。八年工作经验时，做的是特定领域的全线业务管理；
　　5。十年工作经验时，做的是策略规划与人员管理；
　　6。十五年工作经验时，做的是找对人、培养并帮助他们快速进阶。
　　现如今，我工作任务的核心，是确保这帮人在公司内外有足够的正面曝光率，在专属业务领域保持不可取代的独特价值和强大竞争力，最终使他们开心，客户满意。依稀一派德高望重的青年导师模样儿。
　　工作任务变了，计划从长期、中期到当期，也会有变化。但无论怎么变，我都会定期拿张纸，拿支笔，总结一下前段时间工作的得与失，下一阶段该怎么做。
　　高效能法则三，怎样向老板汇报工作
　　最后要提醒一下大家，工作计划写得再好、执行得再得力，也不要忘记定期向你的老板提交述职报告。既会规划，又能干活，还懂得吆喝，这才是专业人士的风采。
　　不同的老板由于沟通、管理和领导的风格不同，可能阅读报告或听取当面汇报的习惯也不同，但不管是哪种类型的老板，我建议你均可以把握以下要素来撰写述职报告，或进行面对面的工作汇报：
　　1。工作计划回顾，突出量化指标和完成期限；
　　2。陈述事实，重点讲指标是否在期限内按计划达成；
　　3。说明发现的问题和存在的困难；
　　4。提出自己认为恰当的解决方案，最好有上中下策的选择，并简述利弊（成本、风险）；
　　5。换位思考，即如果你是老板，你会选哪个解决方案，为什么（这一条可能没必要放到书面上，但你自己一定要想清楚，面谈时也许可以用上，更增强说服力）；
　　6。请老板拍板定方案，提出下一阶段的行动计划（等于又回到了工作计划，只不过这是推进版）。
　　如此周而复始，你在你老板眼里就是一个思考周密、行为靠谱、效率很高的员工，是可用之才。无论你们公司政治形势如何变换，队伍阵营如何分分合合，这样有执行力的员工，哪个老板都愿意用。
　　想当年，罗大佑老师在写工作计划时这样表过态：在每个新的一年三百六十五天，每天进步一点点。受此启发，有人写出了公式：（11）36537。8。
　　更早年间，荀况老师说过：故不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。骐骥一跃，不能十步；驽马十驾，功在不舍。锲而舍之，朽木不折；锲而不舍，金石可镂。
　　因此，写好你的工作计划，管理好你每个工作日的时间，日拱一卒，稳步前进。假以时日，蓦然回首，你会发现自己已经在众山之巅。
　　《职场解释系》
　　新人初入职场都困惑重重，80的职场菜鸟头三年都跌跌撞撞，怎么破？！一看就懂一学就会，99的新人都需要的职场神器！黑天鹅图书2014年1月出品。
　　本文选自《职场解释系》，解释系主任著，黑天鹅图书
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