施工企业基层项目无纸化办公初探

　　摘要：结合在工程局基层施工单位办公室工作的经历，初探基层项目办公室无纸化办公的变化过程。
　　关键词：施工企业；基层项目；无纸化办公
　　记得刚上班时，我们办公室主任老是形象比喻在他上班工作方式：剪贴抄写，跑断腿，累倒人。然而短短十余年后的今天，信息技术的讯猛发展和广泛应用，已经完全颠覆了基层办公室人员当初对工作的印象，我们通过信息系统的应用，使办公室方式发生翻天覆地的变化。办公室大部分业务通过信息系统实现，基层项目刚上场办公室立即申请OA帐户（OA全称：OfficeAutomationSystem）、建立电子邮箱、QQ群、微信平台。个别各部室根据部室需要建立定制内部信息平台。现在各类业务信息系统，已成为基层项目办公人员工作中不可或缺的工具和助手。无纸化办公、远程办公、即时即办等等，各种各样的现代化办公方式层出不穷，为办公工作带来前所未有的方便。
　　一、基层无纸化办公的概论
　　所谓基层无纸化办公室是指，基层单位基于完善的办公室自动化系统，利用网络实现项目与上级单位，项目各部室、领导与部员、部员与部员之间的信息传递以及业务沟通，从而达到高效办公。
　　二、基层无纸化办公的优点
　　以往，施工企业基层项目行政管理部室每次制定新的管理办法、实施细则、指导意见以及通知，都要印刷大量的纸质文件，分发到项目领导、各部室、下属单位。无疑，这种信息发布方式既繁重落后又浪费人力、财力、物力，不能适应目前项目快节奏、高效率的要求。无纸办公方式可以节约大量的人力、财力、物力，节省信息传达时间，更具有提高办公效率、规范办公流程、便于信息保存与查询的优点。
　　（一）简化办公流程
　　通过无纸化办公，使用OA系统建立紧密、协调、高效、安全的管理机制。基层项目文件的拟文、发文、办文流程以及业主、地方政府、集团公司来文的传阅，可以直接在OA系统中的各模块进行办公。项目办公室文员可根据文件内容，进行选择呈阅方式直接办公。简化了行政流程，节约了时间。同时，使大家养成了及时查阅文件和办公室文件的良好习惯。
　　（二）提高工作效率
　　无纸化办公具有传输速度快、传播面广、信息能够同时到达多个终端，不受时间地点的限制等功能和特点。特别是随着电脑软硬件的持续升级、WIFI无线网络的普及及手机带宽的持续扩容，通过手机、平板电脑实现随时随地的办公，尤其是因在外出差的领导、施工现场技术人员或因工作需要不在办公室办公的协调人员不需要等待当面批示、读阅。通过各种信息平台将项目文件、通知、公告存放于平台上，只要有网络环境就可通过信息平台进批示和阅知。避免了因不同文件需不同执行人员不在办公室而出现的一次次无功而返，一天天的等待，一回回的催问现象。实质上的节约了时间，提高了工作效率。
　　（三）降低办公成本
　　以基层项目办公室为例，作为下发文件的部室，从来文拟办开始，到下发的文件，需要耗费大量的纸张和印刷材料。特别是基层项目刚上场，各项管理办法的印发，管理办法必须发至项目各位领导、各部室、各分部、各施工队。耗费的纸张、墨粉以整箱、整件为单位，浪费有限资源很大。自从使用信息平台OA系统后，发文、收文、批阅等所有步骤完全通过无纸化办公来实现，以月计算，纸张和印刷材料的使用率大幅度减少，不但节省了能源，降低了办公成本，还提高经济效率。
　　（四）便于信息检索
　　在手工办公的情况下，文件的查阅存在非常大的难度。使用OA系统办理过的文件，通过条件查询。例如流水号、工作名称、办理范围、流程办阅时间等，很够快速、便捷的查询到文件。同时，还可以在此平台上阅读集团公司的其它信息。例：企业新闻、在建项目工程进展、招标、中标信息以及在文件柜查询集团公司各部室下发的文件资料。
　　三、基层无纸化办公面临的挑战
　　（一）基层领导重视是前提
　　信息化对于施工企业基层是一场传统管理模式、管理理念的根本性变革，是一项系统工程，没有项目一把手或是项目其它领导班子成员的认可和参与，难以运行和有效的实施。因基层单位有部分领导或是部室负责人是90时年代的老同志，还是习惯于纸质办公。这就需要项目年轻领导的高度重视和大力支持，基层项目全体人员对信息化建设的认识不断提高，并积极参与或制定考核办法强制执行，有效推动基层信息化无纸办公。
　　（二）全体员工参与是基础
　　在基层项目信息化初期，大家有一种模糊认识：信息化是个别职能部门的事、是年轻人的事，对自己无关紧要。信息化的使用若是停留在某一个角落、一个部室或是某个人，那将失去信息化的真正的优势和实际效应。必须全员参与、全员使用，才能适应如今基层项目的快节奏、高效益。
　　（三）齐配软硬件设备是关健
　　电脑的配置、有线网络的流量值、无线网络的覆盖是前提。软硬件设施的升级是保障。标准化、规范化是基层信息化建设是关健。不乏现在基层项目还有些单位电脑配置的不够足，网络的覆盖面不广，更无从谈信息化的使用了。只有解决了软硬件设备、网络的覆盖，基层信息化才有生命力、持久性。
　　（四）加强专项培训是保障
　　基层信息化平台建好了，不等于信息水平就提高了，能否持续有效地发挥信息系统的应有功能，基层项目办公人员对信息化的掌握水平，直接决定着信息化在此项目的推广面。为增强全员信息化意识和能力，必须加强专项培训。首先集中基层项目全体人员宣传讲解信息化带来的巨大便利，转变以前的传统观念。再挑选各部室综合素质高、熟悉计算机应用、协作能力强的人员，先对部分人进行一对一的培训，通过的培训人员再对各部室进行再传授，循序渐进带动基层项目其它人员执行信息化系统的使用。从而真正实现网络化、无纸化查询、办公，节约办公资源，规范制度流程，提高工作效率，取得较好的基层项目经济效益。更为基层办公人员通过信息化平台，轻点鼠标就能完成系列文件的流转、信息的传递、业务的交流、事项的审批，在忙碌工作中快乐享受现代信息技术为基层人员工作带来的巨大便利。