浅谈档案管理中的保密工作

　　【摘要】保密工作是档案管理中的重要内容，也是档案管理的基础工作。保密工作会直接影响到国家的安全以及人民的生命财产安全。因此档案管理人员应高度重视档案管理中的保密工作，在实际的档案管理过程中，要将传统的保密手段与现代的保密手段相结合，从而建立一套科学合理的档案管理制度，提升档案管理水平。本文从档案管理过程和档案利用过程入手，分析了档案管理中的保密工作。
　　【关键词】保密工作；档案管理；重要作用
　　随着社会的发展，人们在经济、政治以及文化等方面的交流与合作日渐增多，这给档案管理中的保密工作带来了新的挑战，如何协调好档案保密与档案利用之间的关系成为档案管理过程中的重要问题。作为档案管理人员，应注重提升档案的利用价值，使其能够更好地服务于社会。
　　一、档案保密工作的主要内容
　　（一）库房的保密管理。在档案管理过程中，库房的管理是重要的内容之一，在库房的管理过程中，需要根据国家相关的法律法规，严格落实库房管理制度。要制定行之有效的库房管理制度以及库房管理流程。对于库房选择，应注重库房的安全性，这是档案管理工作的重要环节。
　　（二）绝密档案的管理和保密。绝密档案的管理，是档案管理工作中最为重要的部分，所谓绝密档案，其会涉及党和国家的核心机密，会直接关系到国家的安全，在绝密档案中，往往会涉及党和国家的政治活动、军事行动以及我国具体的经济发展战略等重要内容，这使得绝密档案的管理更为重要，做好绝密档案的管理工作，有利于促进我国社会主义现代化的建设，因此，绝密档案的管理也是为社会发展谋福利的重要过程。
　　（三）做好档案保管期限与保密期限的区分工作。就档案保管期限而言，确定保管期限要根据档案内容的现实作用以及档案的历史作用来判定，要根据档案为国家积累历史文化财富的实际需要来判定档案的保存价值，并以此来确定答案的保管期限；就保密期限而言，应以档案的公布是否会对国家利益造成危害为依据来判定档案的保密期限，如果档案公布不会对国家的安全以及人民造成影响，则对档案进行解密。档案保密期限是指档案在规定的期限之内，受到国家法律法规的保护，并且会产生法律效力的期限。
　　二、档案管理过程中的保密工作
　　（一）提升档案管理人员的责任感和综合素质。作为档案管理人员，其主要的工作内容就是维护档案的完整，并且要确保档案的安全。维护档案的完整和确保档案的安全是档案管理工作的基本任务，也是档案管理工作的目的。在具体的工作过程中，要确保档案不丢失、不损坏以及不散乱。确保档案不丢失即确保档案的安全，使档案不会因为人为疏忽而遗失，或者因人为看管不严而遭到窃取。另外，确保档案安全不仅要确保档案本身的安全，也要注重确保档案内容的安全，避免档案内容遭到窃取；确保档案不损坏主要是保证档案的完整性，避免档案出现破损。另外，针对已经破损的档案要及时采取措施进行修补，进而保障档案的完整性；确保档案不散乱是指档案相对比较集中，这样便于人们的管理和查找。另外也要保障档案的存放有序，按照一定的顺序标准对档案进行存放，进而保障档案的有序性。总之，档案管理工作是一项比较复杂的工作，要求档案管理人员高度负责，并且能够持之以恒，确保档案的安全性、完整性以及有序性。档案管理人员具有知密早知密深以及知密多的特点，这就要求档案管理人员要有较强的责任心，并且具备较高的职业道德和保密意识。档案管理人员要不断学习，进而提升自身的保密管理知识以及泄密意识和防范处置能力。档案管理人员要注重自身的言行，在任何场合都要做到守口如瓶。
　　（二）档案库房管理中的保密工作。档案库房是存放档案的重要场所，因此，档案库房管理工作是保密工作的重要内容。根据我国相关规定要求，档案库房应单独建设，但部分单位由于缺乏足够的条件，无法单独建设档案库房，往往会将档案库房设在机关办公楼中。但是无论是单独建设档案库房还是将档案库房设在机关办公楼内，都应严格遵守国家档案保密方面的法律法规，并且要在档案库房中安装防盗报警装置、电子门禁系统以及视频监控装置等，以加强档案的保密工作。除此之外，如果将档案库房设在机关办公楼内，要注意不要将档案库房设在办公楼的一层，并且要尽量避免档案库房与阅览室、会议室以及办公室等人员密集的场所相邻。档案库房应设置专门的管理人员，专职管理人员应注重加强对档案库房的防火、防潮、防虫以及防盗等方面的管理。为了进一步加强档案库房的安全性，还应将档案库房的密码与钥匙分人管理。
　　（三）绝密档案的管理和保密工作。绝密档案涉及国家的核心机密，关乎着国家的安全以及经济发展的成败，对绝密档案的管理意义重大。因此，对绝密档案进行查阅、销毁以及移出等行为都要严格按照保密规定办理相关手续，认真履行签字登记手续，无论任何人都不可以擅自处理绝密档案，包括对绝密档案进行查阅、转移以及销毁等。绝密档案在使用完成后，應及时对其进行检查与核对，确保绝密档案的完整和安全，一旦发现失密或者泄密的情况，要第一时间查明原因，果断采取有利措施进行补救，从而将损失将到最低。
　　三、档案利用过程中的保密工作
　　（一）加强对档案利用中的监督。加强监督是确保档案利用中保密工作的重要措施，通过档案利用监督，可以及时发现并制止档案利用中出现的影响档案保密的行为，使档案既能得到有效的应用，又能确保自身的安全性。首先，要注重档案利用制度的建设，其中主要包括阅览制度、复制制度以及外借制度等。档案利用制度应根据实际情况对不同层次的利用人确定不同的档案利用范围，而且针对不同的档案利用人还应制定不同的审批手续，进而使档案利用制度更加完善，这样既能提升档案的利用效率也能确保档案的安全性。除此之外，在档案利用制度的建设过程中，还应根据实际工作经验，针对档案利用方面存在的问题，不断对档案利用制度进行完善，使档案利用制度能够符合时代发展的要求。其次，要注重加强档案管理队伍的建设，档案管理人员是档案管理制度的执行者，直接关乎着档案管理工作的质量和档案保密工作的质量，因此，档案管理人员不仅要具备一定的档案管理能力，还应具备较高的综合素质。档案管理人员应热爱档案管理工作，树立全心全意为人民服务的意识，而且要具备一定文化素养，以便能够对工作过程中出现的问题进行分析和总结，进而掌握档案管理的工作规律，提升档案管理工作的质量。最后，要注重监督措施的落实，在对档案利用进行监督过程中，要根据不同利用对象的不同利用目的，掌握档案利用人的思想动机，进而有针对性的加强监督。为了进一步的提升档案利用的监督效果，可以在档案馆安装摄像监视器，这样既可以对损坏档案以及窃取档案等不正当行为起到一定的威慑作用，可以为追责提供有力的影像证据。
　　（二）协调档案保密与档案利用之间的关系。在档案保密工作过程中，往往会因过于注重档案的保密工作而导致对档案的利用不足的情况，这在很大程度上降低了档案的利用价值。因此，档案管理人员应认识到档案保密工作的目的之一便是为了使档案能够得到更好的利用，对档案的利用，要受到时间、地点以及范围的限制，一味的注重档案的保密，而使档案得不到有效的利用，则失去了档案保密工作的意义。所以，应协调好档案保密与档案利用之间的关系，在保障档案安全的基础上不断提升档案的利用率，进而充分发挥出档案保密工作的作用。
　　四、结束语
　　做好档案保密工作是档案管理人员的使命，档案管理人员在日常的工作中，应加强档案保密意识，不断提升自身综合素质，积极采取有效措施提升档案保密工作的质量，并且在确保档案安全的基础上不断提升档案的利用率，进而发挥出档案保密工作的作用。
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