浅析档案安全隐患排查及整改

　　王媛吴娜
　　【摘要】档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。档案安全隐患排查和整改工作是保证档案安全完整的有效手段。本文从实践工作出发探讨了档案安全隐患排查的范围和整改落实的方法，提出了具体有效的操作策略，希望对广大档案工作者有所帮助。
　　【关键词】档案；安全隐患；排查；整改
　　檔案是人类社会实践活动的真实记录，承载着记忆历史、传承文明和服务现实的重要任务，档案是不可复得的珍贵宝藏。安全是档案工作的生命线，确保档案安全是档案工作的根本任务和基本底线。近期多个国家和地区频发档案安全事故，2018年9月巴西国家博物馆毁于大火，近2000万件藏品被烧毁；最近法国巴黎圣母院也发生严重火灾，损失惨重；今年1月深圳市档案中心配电机房发生火灾，因抢救及时虽未造成人员伤亡和档案烧毁事故，但也为各级各类档案机构敲响了档案安全的警钟，如何确保档案安全？如何在日常工作中对档案安全隐患进行排查并整改已成为档案工作的当务之急和重中之重。
　　一、档案安全隐患排查的范围
　　（一）消防设施、监控报警系统排查。要检查档案库房、主机房、微缩用房、声像技术用房、空调机房等房间是否有设置火灾自动报警系统并能够正常运行，档案馆区外是否设有消防给水系统；要检查档案库房、业务用房和技术用房是否设有气体灭火系统或细水雾灭火系统并能正常使用；要检查档案库房内是否有明火设施，采取什么措施防范，灭火器是否符合规范并能有效使用；要检查档案馆内的消防设施、器材、装具和消防安全标志是否有效，安全出口、疏散通道、消防车通道是否保持通畅。
　　（二）电气线路、水暖管道、机电设备排查。要根据不同档案馆的级别检查档案库、变配电室、水泵房、消防用房等用电负荷等级是否达标，档案库区的电源开关是否设有防漏电、防过载安全保护装置并能正常发挥作用；档案库、主机房、微缩技术用房内的配电线是否有保护管且绝缘层是否有老化、龟裂、碳化现象；要检查空调器、电热装置单独的配电线路是否有安全保护管并能发挥作用；要检查档案库区是否有消防以外的给水点，如果有，是否有积水现象，并且有防漏、防淹措施；要检查档案库房、主机房等是否配备漏水探测仪器并且能正常发挥作用；要对防雷设施进行检测，确保其能正常发挥作用。
　　（三）安防设施设备排查。要根据不同级别的档案馆检查建筑外门及首层外窗的安全防范设施是否有漏洞，档案馆入侵报警、出入口控制、电子巡查等安防系统是否正常；要检查通往库区和主机房等通道出入口的门禁系统和呼叫联络系统是否正常；要检查档案库、展厅、主机房、阅览室、修裱室、微缩室、数字化办公室和中心控制机房等重点地区视频监控系统是否能正常发挥作用并且影像资料的保存时间要达到36个月。
　　（四）档案用房、装具设施设备排查。要检查档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房和附属用房是否分开使用，有无转借、出租情况；要检查固定档案柜、档案密集架每层隔板的承重情况及使用过程中是否有塌陷和不稳现象；要检查电动密集架的电线路是否有穿管保护且是否有可靠的短路保护装置；检查磁性载体档案装具是否能满足防磁要求；检查空调、加湿、防潮设备是否能正常发挥作用，能否满足室内温湿度要求；要检查阳光直射库房窗帘防光、防热、防晒情况。
　　（五）档案实体安全排查。要检查档案报表、台账、各级目录是否完整、准确并且与上架档案能够对应索引、调用；要检查特藏档案的保管情况；要检查专人专责库房管理措施是否到位；要检查档案接收、查借阅、利用审批手续是否完备，借出档案收回情况及运输设施和装具是否符合规定；要检查是否有档案定期清查盘点记录及防虫、防霉、防鼠等八防工作记录；要检查受损档案抢救情况及档案保护措施和装具是否落实到位。
　　（六）档案信息安全排查。要检查主机房是否达到《数据中心设计规范》等相关要求；要检查局域网、政务网和因特网是否实现三网隔离；要检查防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施是否能正常发挥作用；要检查档案基础软件是否使用正版并通过相关有资质的机构测试和验收；要检查系统备份的可靠性及外包软件安全协议的落实情况；要检查系统管理员、安全保密管理员、安全审计员权限划分情况及主机房管理、设备管理、系统运行情况及安全管理制度及措施是否落实到位；要检查数据在收、管、存、用等不同业务环境中的安全及控制情况；要检查档案信息存储介质载体情况及备份、异地存放是否达到相关要求；要检查档案数据开放利用和流转环节是否安全并符合法律法规和相关制度要求。
　　（七）档案安全保障机制排查。要检查档案安全保障队伍是否健全，有无领导机构及专业队伍；要检查档案安全工作制度是否健全、职责是否到位；要检查是否定期开展安全隐患排查、处置工作；要检查是否建立安全应急预案并定期开展应急演练；要检查是否进行安全业务宣传培训及内部安保工作情况。
　　二、档案安全隐患整改方法及落实
　　档案安全隐患排查是手段，只有将检查出来的风险隐患逐一进行整改落实，才能达到确保档案安全的根本目的。
　　（一）加强领导，落实责任。国家机构、企事业单位和社会组织应当将分管档案工作的负责人确定为档案安全第一责任人，做到亲自抓、亲自管，亲自领导整改工作。具体档案工作者为档案安全直接责任人，对检查出来的档案安全隐患要逐条分工负责，要制定整改方案、落实整改措施、追踪整改进度、检查整改效果，做到责任明确，层层到位，件件落实。
　　（二）提高效率，确保完成。发现隐患就意味着安全事故随时都有发生的可能，所以排除隐患是刻不容缓、当务之急的，应当及时整改。要设定整改时限，保证整改经费，按时完成整改任务。一线档案工作人员既是整改措施的具体落实者，也是整改过程的监督者，要本着为自己负责、为单位负责、为社会负责、为历史负责的态度确保整改落实到位。
　　（三）组织验收，落实效果。档案安全隐患整改任务完成以后，要组织检查验收，检查验收合格后相关责任人和单位的主要负责人要签字确认，检查验收不合格的应当重新整改，直到合格为止。对于专业性比较强的整改项目，还应当请消防、建筑、网管、安全等第三方机构协助检查验收并出具意见，以确保整改效果。
　　（四）完善制度，强化培训。国家机构、企事业单位和社会组织应当建立健全档案安全制度机制，定期定时排查隐患，做到及时发现、及时整改、及时排除。要根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》等相关规定和要求，制定火灾、爆炸、信息安全等突发事件的应急处置预案。要加强档案安全知识和技能培训，使其覆盖全体工作人员，要定期进行档案安全突发事件应急演练，确保相关工作人员熟悉消防器材使用、应急处置流程和报警、救火、逃生等基本技能。
　　三、结语
　　综上所述，档案安全隐患排查和整改工作是一项长期而艰巨的工程，各级各类档案管理部门、档案管理者及具体责任人应针对不同机构档案的特点及安全风险管理要求，切实做好隐患排查、整改工作，履行好各自的相关职责，将排查工作制度化、规范化、常态化，全力确保档案史料的安全和完整。
　　【参考文献】
　　〔1〕李露。档案实体安全风险防控与治理〔J〕。机电兵船档案，2018（2）：2627。