大数据背景下档案信息服务社会实现途径研究

　　【摘要】在社会经济快速发展、社会各界对档案信息需求不断增大的大环境下，以档案信息如何最为合理、有效地实现服务社会，满足社会对档案信息利用的基本要求作为研究对象，研究了我国档案信息服务社会实现途径存在的主要问题，并提出相应的解决对策与建议。
　　【关键词】档案信息；服务社会；实现途径
　　档案信息服务社会是档案馆依据社会各阶层对档案信息的需求提供专业性、专门化的服务。这就需要档案管理人员对丰富的档案信息资源合理地分配利用。通过多种途径和多种方式对社会提供多样化的服务。档案信息服务社会对档案馆的工作质量和档案资源的整合开发利用提出了更高的要求。在大数据背景下，档案馆如何利用新的技术提供新的服务模式是档案信息服务社会的必然趋势。
　　一、实现档案信息服务社会的途径
　　（一）通过多媒体实现档案信息服务社会。档案馆在实际工作中可利用先进的仪器设备和多媒体技术将文字、照片、声音、影像等实体档案资料进行量化、压缩、编辑，在保存档案信息原貌的基础上，赋予档案丰富、生动、活泼、直观的表现形式。档案利用者不必直接翻阅档案便可方便查阅所需档案信息。既减少了对档案的磨损，又有效保护了档案资料。而且大大提高了档案信息的利用效率，促进了档案信息服务社会的发展。
　　（二）通过网络实现档案信息服务于社会。网络已替代传统的报纸、杂志、广播、电视成为主流传播媒体。《全国档案事业发展十三五规划纲要》明确指出：全面推进档案存量数字化，增量电子化，利用网络化。档案馆可将已公开的档案信息加以分类和编辑，形成集图片动画于一体的立体信息通过网络为社会提供服务，利用者可通过关键词搜索选择需要的档案信息。档案利用者足不出户也不受时间限制便可利用和了解档案信息。不仅拓宽了档案信息服务社会的途径，对宣传和利用档案信息起到了积极的作用，而且极大地推动了档案信息服务社会的发展。
　　（三）通过档案数字化实现档案信息服务社会。档案信息数字化服务社会包含两个层面的服务：一是档案目录信息数字化服务。档案信息严格按照标准的著录标引规范，选择合理的档案目录数据库结构，建立系统的档案目录数据库，直接在终端设备上检索所需的档案信息，实现档案信息服务社会。二是档案全文的数字化服务。档案信息经过严格的筛选将可公开发布的全部内容按原貌逐页扫描存储并关联档案目录，实现通过数字化设备查阅档案信息实现档案信息服务社会的目的。目前大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，实施手工管理和点对点的传播，即便是经过编研等初步加工，实现以点到面的传播，其覆盖面很小，很难达到服务社会化的层度。档案信息数字化服务是利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案信息资源转化为数字化的档案信息，以数字化的信息形式存储，网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。达到服务社会的目的。
　　（四）通过档案网站实现档案信息服务社会。官方档案网站主要功能是发布档案信息，宣传档案价值，扩大社会档案影响力，是实现档案信息服务社会最便捷、最丰富的方式。涵盖广泛，诸如近期档案工作概况：包括国内外档案机关动态信息、档案馆近期工作情况、对外宣传教育等信息；部门基本概况：包括档案馆及其各职能部门设置、主要职能、联系方式、发展规划等信息；档案信息数字服务：包括文件查阅服务、数字化档案信息目录检索、馆藏全宗介绍、珍贵概要资料展示；档案信息社会服务：包括各种档案专题展示、档案编研成果发布、档案图片欣赏等信息；地方特色文化：包括地方史志、风土人情、景点介绍等信息。
　　（五）通过远程服务实现档案信息社会化。远程服务也叫在线服务，是指利用通信手段实现不同地域（区域）之间的实时人工服务。档案信息通过远程服务可实现跨地区、跨领域提供在线档案信息查阅服务社会，在线解答利用者的困惑，实时准确提供所需档案信息。不仅节省了档案利用者的时间，也提高了档案利用效率。
　　二、实现档案信息服务社会途径存在的问题
　　（一）馆藏资源不完整。档案馆在档案资源的过程由于种种原因，致使有些档案前后链接不上，或某些重大活动中形成的材料规格不完整，或缺少文字材料，或缺少照片、声像等。
　　（二）档案编研滞后。面对大量的档案信息，如何精心归纳，分析和利用，这就需要专业的档案工作者对档案信息进行及时有效深入的编研。而当前档案从业人员编研能力相对较弱，编研力量不足，编研汇编多，针对专项少，研究不够深入，对利用者不能起到显著的帮助作用，对社会服务效果不佳。因此广大档案工作者应当重视编研工作，使档案信息编研成果满足社会需要。
　　（三）档案信息服务社会意识薄弱。在大多数人的生活中，对档案作用的認识和了解还停留在与自身利益相关的较低层面。从来没有去过档案馆，不知道档案馆里有什么档案信息，对于档案信息可服务社会的途径知之甚少。社会大众在需要用到档案时，才会意识到档案的重要性，才会了解档案馆提供哪些服务途径，而档案工作往往受重视程度不够，人员配置、运营资金等方面存在的不足客观上影响了档案信息服务社会的实现。
　　（四）跨区域利用档案信息困难。绝大数档案馆的官方网站在建立时主要是以网络宣传和展示为目的，主要内容偏重于档案馆的日常工作动态、档案法律法规介绍、珍贵档案展览等，而缺少实际利用档案的功能介绍、馆藏档案信息介绍、服务社会的方法流程介绍，导致无法满足社会大众日益增长的对各领域档案信息利用的需求，档案信息跨领域利用实现困难。
　　三、对策及建议
　　（一）丰富馆藏。在馆藏建设中，树立档案意识，丰富和扩大档案资源收集和征集范围，尽可能完整地搜集重大事件产生的档案材料。真实、客观记录本地区政治、经济、文化等方面的信息，把档案馆建成一个相对门类齐全、馆藏丰富的信息中心，同时加强对散落在民间的珍贵档案资料的搜集工作，承担起搜集和保护宝贵历史文化遗产的职责和义务，为档案信息服务社会提供物质保障。
　　（二）完善档案咨询服务。档案的咨询服务是实现档案信息服务社会的重要途径之一。档案馆提供的资询服务应包含解答使用者提出的有关档案、工作机构、利用制度、检索工具使用方法、档案馆服务方式等。达到可帮助使用者熟悉和了解所需的馆藏档案信息，协助使用者迅速找到需要的档案信息。各级档案馆应互通档案信息，以便给社会大众提供更全面更广泛的档案信息。另外档案馆应当对各种咨询服务做好记录，建立咨询档案。对具有长远重要保存价值或对今后有可能重复出现及未能解答的咨询问题加以分类、整理、归档保存。实践表明，建立咨询档案，总结工作经验，对发现档案咨询服务工作的特点与规律，更好地实现档案信息服务社会有重要价值。
　　（三）加强档案编研工作。加强档案的编研工作首先要准确了解社会最真实的需求，找准编研工作的方向和题材，才能实现档案信息服务社会。其次要改变服务方式，充分利用现代化的传媒，大力宣传编研工作成果，增强档案编研工作的社会认可度，从而促进编研工作的不断发展。加强档案信息的共享和交流，突破以往编史修志的框架，以档案信息和现实需求的有机结合作为选题立项的依据，这样才能够充分发挥档案信息在政治、经济、文化等多方面的价值。提升编研工作的时效性、预见性和前瞻性。真正提高服务社会的效能。
　　（四）增強社会公众对档案信息的利用意识。增强社会公众利用档案信息的意识必须从宣传档案工作和档案价值入手，让广大群众对档案信息有较全面的认识，应加大对已开放的档案信息的宣传进度，让广大群众充分了解档案是什么，有什么用，如何用。
　　（五）建立档案信息网络交互平台。各级档案馆可利用近两年发展起来的社交软件，开通公众账号，建立与档案信息使用者的交互平台，拉近与档案信息使用者的距离。加快完善官方网站平台在线档案信息搜索与利用，远程档案资源交流的功能，实时与档案使用者在线交流。充分利用网络实现档案信息服务社会。
　　（六）加快相关法律法规的制定。增强和完善与档案信息服务社会相关的条款，制定内容准确、操作性强的法律条款，强化档案法律法规的约束功能，明确档案馆提供档案信息服务社会的具体程序方式和义务。从法律上规范档案信息服务社会的范围和内容，防范档案信息在服务社会中发生损毁或外泄等问题，保护档案信息安全。解决档案信息使用困难，档案馆服务不到位等问题，提高档案信息服务社会的效率。
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