浅谈加强院校办公的微机化管理

　　武晓桥程役超王伟东
　　【摘要】当今社会是信息的社会，微机化管理已经作为一种重要的管理手段，尤其是院校办公日益突显出举足轻重的地位，它的发展与运用已成为人们掌握新知识、新技能的一种手段，知识更新、创新以及院校的管理都是与计算机密不可分的，大到决策小到日常管理，都离不开计算机，随着计算机技术的迅速发展，院校办公基本上脱离了人工粗放式管理，而进入了微机化时代，院校办公微机化管理的重要性日益凸显。
　　【关键词】院校；办公；微机化；管理
　　院校管理是整个高等教育管理中的核心环节，管理的好坏直接影响到教学质量、人员的调配、财务核算等。当今时代，计算机信息处理技术在院校的广泛应用，为院校微机化处理办公提供了有力手段。所以，院校要实现管理工作的现代化、科学化、有序化，要走在时代的先进行列，关键就在于运用现代网络信息技术，建立院校办公微机化管理系统，实现管理的微机化。
　　一、办公微机化管理是院校发展的必然要求
　　院校的办公管理是一个非常复杂的系统工程，它包括人事管理、教学管理、后勤管理、学籍管理等多个方面，每一种管理都是一个非常复杂而且信息量比较大的工程，微机化管理就是对学校的各方面的综合信息资源进行梳理与控制，维持院校工作的正常运转。
　　在信息时代飞速发展的形势下，随着社会的不断进步和微机化管理的发展，加速了学校的教育现代化、规范化和管理现代化的步伐。那么院校办公也应当现代化、规范化和有序化。为响应国家政策，不断深化改革，大多数院校的管理体制不断改革和调整，办公形式更加多样化、复杂化，那么院校信息的处理与工作安排越来越繁重和复杂，传统的办公管理方式已不能适应新形势的发展和工作的需要，也不能满足现代化的需要。因此，运用计算机及网络信息技术来办公是一种必然的趋势。为了适应现代化的发展趋势，微机化管理将起主导作用，微机化管理在院校办公过程中将发挥巨大的作用。
　　二、院校办公微机化管理的可行性
　　自从第一台计算机问世以来，计算机的发展已经发生了翻天覆地的变化，计算机越来越体现出小型化、高速度、网络化、智能化、容量大等特点，已经成为社会中不可缺少的重要工具，现阶段计算机的应用广度和深度已经成为衡量一个院校现代化水平的重要标志，办公系统通过微机化管理可以综合人、机器、信息资源三者的关系，既减少了工作人员，又提高了数据处理精度，同时也减少了不必要的费用，可以说计算机技术的发展，为实现微机化管理提供了非常有效的工具，为院校实施微机化管理提供了必要条件。
　　三、微机化管理的有效性
　　（一）微机化管理的实现，可以提高办公质量。在专业化效率日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，院校除了实现协作灵活性、时效性和提高管理效率外，还提高了院校工作流程的规范性，使院校最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了院校在办公自动化平台上成本最小化、效率最大化的发展愿望。计算机可以对输入的信息进行分析、评估，可以避免人对事情的重复或数据的重复带来的失误，同时也可以消除人工处理的感情因素影响，微机处理的文件、报告、表格整齐且美观，微机化办公也是对外交流的重要窗口，从另一方面讲提高办公质量可以更好地宣传整个院校。
　　（二）微机化管理的实现，可以提高办公效率，降低成本。传统的办公方式，主要靠人工整理资料、起草文件、传达事情、统计报表、处理数据等，这种办公方式不仅消耗了大量的精力和时间，同时也消耗了大量的人力、物力，但最终的处理结果往往不够准确。而利用计算机处理大量的数据、文件等其他信息时速度快、耗时少、准确率高，计算机管理完全可以充分融入院校办公，使工作人员通过一定的软件操作界面，进行简单的公式编辑和文字输入，便可以轻松完成平时的工作，而且还可以随时记录当时的工作情况和进行重要信息的保存，从而使院校管理工作摆脱纸笔记录和人员繁复操作的情况，大大降低了复杂工作所引起的高失误率，提高了工作效率，进而有助于提高各种信息保存的安全性和工作的保密性，这样节省了大量的人力、物力、时间，不仅降低了办公成本，更重要的是提高了办公的效率，最大限度地发挥了微机化管理的作用。
　　（三）微机化管理的实现，可以提高决策质量。高校深化改革的形势下，院校不仅要保持正常的教学秩序，不断提高教学质量的同时，还要搞科研、研发成果，既要对外宣传，又要加大力度学科建设，可以说信息量大、工序繁杂，院校不仅要完成正常的工作，还要收集、归纳、总结信息，向领导反映意见，为重要决策提供可靠的依据，这些事情靠传统的管理方式根本无法完成，反而容易出错，如果采用计算机来管理，对需要的信息进行收集、整理、分析，便可以在第一時间提供决策依据，提高决策质量。
　　（四）微机化管理的实现，可以推进无纸化办公。随着计算机技术的快速更新发展，为院校办公环境创造了有利条件，从而引发了微机化管理的改革。加速推进办公环境逐步向自动化、现代化、集成化的办公模式发展，办公自动化集成了计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，院校借助先进计算机管理，通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现院校办公的自动化与科学化。通过院校的微机化管理，形成微机化管理服务体系，逐步实现无纸化办公。
　　四、加强微机化管理办公的途径
　　（一）科学化管理。院校办公管理中的主要任务是计算机数据信息处理。利用计算机编辑功能对输入的数据进行计算、筛选，可以快速得到人们需要的结果，但是计算机只能判断可以识别的数据，这就要求院校办公管理工作要做到科学化、规范化、有序化，院校的办公管理工作与计算机形成共同的准则，这是院校微机化管理工作能与其他部门进行信息交流，同时也能达到高效、高质完成各项任务的保障。科学化、规范化的管理才能带来高效率的微机信息管理。
　　（二）健全规章制度。院校管理部门专门制定各项严格、严密的规定和条例，结合院校实际情况进行具体、量化的管理。例如教学计划制定与执行管理体系、人事工作管理与评估指标体系、学生学籍与管理体系、院校宣传与考务管理体系等条文，使管理监督者及对象有章可循、有法可依，规范化操作，从而使计算机管理系统得以正常运行。
　　（三）加大物力投入。学校要加大办公信息系统建设的投入，保障资金，配置先进的计算机系统软硬件，创造良好的网络运行环境，确保微机化管理顺利实施。同时，配备办公所需要的软硬件以及相关的售后服务，保证软硬件实时更新，以适应与时俱进的管理模式，学校实行微机化办公提供物质保障。
　　（四）提高管理人员素质。院校管理工作中要想成功导入计算机技术，首先必须配备专业的计算机管理人员，或者利用培训组织人员集中学习来提升现有院校管理人员的计算机操作水平。这就需要组织院校管理工作人员不断地学习，管理者不仅需要懂得管理的有关知识，而且还要精通计算机相关专业的知识，这两方面需要紧密地结合起来。所以，熟练掌握电脑基本操作技能并不断更新电脑知识，是院校管理人员的基本素质要求。如果条件允许，学校管理部门应该配备一些计算机专业的管理人员。
　　五、结语
　　传统的管理模式与管理理念已经满足不了现代院校的管理要求，实现院校办公自动化的高效管理和运行必然选择微机化管理，不但可以提高办公效率、办公质量，还可以为院校的日常工作提供必要的决策，所以学校应该加大对计算机管理人员及设备的投入力度，不断提升管理人员的素质，不断更新计算机软硬件，这样才能使微机化管理在院校办公中发挥巨大的作用。