基于财务信息化的高校内部控制体系建设

　　中图分类号：F233文献标识码：A文章编号：10025812（2016）14006002
　　摘要：财务信息化作为一种信息技术手段可以更好地提高财务工作的效率和财务管理的效果，同时财务信息化下的内部控制的特殊性为高校内部控制体系的建设带来新的变化，本文对信息化环境下高校内部控制体系建设提出改进措施，加强对高校经济活动的风险防范和监督，以达到提高公共服务的效率和效果。
　　关键词：财务信息化高校内部控制
　　一、引言
　　2012年财政部颁发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》中明确指出，内部控制的主要目标是合理保障单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整。加强高校财务内部控制（内部会计控制）建设是高校健康稳定发展的重要保障。近年来，随着高校信息化建设的不断发展，财务信息化软件在高校中广泛应用，如预算管理系统、会计核算系统、薪酬管理系统、学生收费管理系统、票据档案管理系统等。财务信息化的应用，使得高校内部控制环境发展了很大变化，同时也给会计核算和财务管理方面带来了很大的风险，因此高校应该重视财务信息化给高校内部控制带来的风险，同时结合财务信息化下的高校内部控制的特殊性，提出相应改进措施。
　　二、财务信息化下高校内部控制的特殊性
　　（一）信息系统代替传统手工记账，会计核算环境发生变化
　　高校使用财务系统处理各项经济业务活动的财务数据，实现了会计电算化、无现金支付、无现金收费等，使得账务处理的环境发生了变化，会计部门的组成人员不仅包括财务、会计专业人员，还包括财务系统的管理人员及计算机专家。进而财务部门不仅需要完成基本的账务处理，还需要利用计算机完成更为复杂的经济业务，如利用财务系统全校各教职工自主查询各部门预算执行情况，节省各部门至财务处现场查询的时间，利用薪酬系统实现自主查询个人工资；原先应有几个人员处理的业务，现在会计人员可以通过个人权限在系统中进行操作、签批、审核、复核等工作，避免了会计凭证的来回传阅与丢失。为保证会计系统能够正确、及时、可靠的反映经济业务活动，应建立和完善高校内部控制体系，内部控制制度的范围和控制程序比手工记账更加广泛、复杂。
　　（二）信息化改变会计凭证存在形式，控制的重点发生转移
　　随着信息化技术的引进和财务管理系统的使用，财务经济业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和财务报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存介质都发生了很大的变化。各类基础会计资料的书面形式的资料逐渐减少，甚至有些已经消失。信息化使得每一项经济业务发生时由业务人员输入计算机，并由计算机自动记录处理，原来的书面资料转变为以文件、记录形式存储在磁性介质上。传统手工记账内部控制管理的重点是人，所有的经济业务都是通过工作人员手工完成，因此控制的重点是对人员的控制；而随着信息化技术的引进，内部控制的重点由人转为计算机、网络数据与人，内控的重点发生了变化，同时控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。
　　（三）信息化下高校内部控制范围扩大，提高了控制舞弊的难度
　　传统手工记账时的内控范围主要是对经济业务活动的控制，对于经济业务活动过程中主要风险点进行防范；但是在信息化条件下，内部控制的范围延伸为财务信息系统的安全管理、数据管理、系统操作人员的权限管理和经济业务活动管理。内部控制范围的扩大，可能存在由于财务信息系统的管理不善导致财务数据信息被篡改，以及未经授权的人员通过财务系统和网络浏览财务数据、复制、伪造、销毁等操作。利用计算机舞弊具有很大的隐蔽性和危害性，舞弊被发现的难度比手工会计系统更大，而且利用计算机造成的危害和损失可能更大。
　　（四）信息化下高校信息传递方式发生改变，各部门间紧密关联
　　传统方式下，高校信息传递主要是通过纸质传递方式，在信息化环境下，主要是通过电子、系统数据以及纸质文档进行传递，这使得信息传递更加便捷方便。但是目前许多高校各部门系统相对独立，导致资源不能共享，如学生收费系统与学生教务系统不互通，不能及时根据学生学籍变动情况及时更新费用标准，并没有达到信息传递的高效率，因此在信息化条件下，高校各部门间需要实现信息系统的紧密联系。
　　（五）信息化下高校内部控制对会计人员综合素质的要求提高
　　传统手工记账对于会计工作人员只需要掌握必备的财务知识即可完成相关工作，随着信息化时代的到来，对会计人员的综合素质的要求不只是对于财务知识的掌握，同时需要掌握各种财务信息系统的操作管理以及安全维护技能。
　　三、完善财务信息化下高校内部控制的对策
　　（一）优化基于财务信息化下的内部控制环境
　　1。建立内部控制职能部门，加强各部门沟通协调。高校应成立内部控制职能部门，明确主体责任，做好内部控制牵头作用，并能实现各部门之间的沟通协调。高校相关主管领导应重视财务信息披露工作，定期公布相关信息，避免信息流通不畅影响部门间协作，避免信息孤岛，保障学校信息共享，进而提高工作效率。
　　2。更新高校财务组织结构，合理设置岗位责任制，加强权限管理。高校财务处应该按照信息化的分工，及时调整岗位设置和人员权限，将信息化系统的功能与财务系统相结合。一是岗位设置方面，为保障财务处理的有效性，财务处应按照不相容岗位相互分离原则设置岗位，存在连续性和申请审批性质的岗位不可以由同一人兼任，系统中有类似功能模块也不能由同一人兼任。明确各岗位职责权限，同时以书面形式说明各会计人员在财务信息系统中需要完成的操作和拥有的权限。另外，财务处可以设置财务信息系统专门管理人员，加强对账务处理的监管力度。二是权限管理方面，财务系统管理员根据各岗位职责，分别授权不同岗位人员在财务系统中的操作权限，授权清单必须得到财务处长的审批。同时系统管理员可以给其他人员设置权限，但是其本身没有使用系统的权利，只可以在系统管理模块进行授权、系统维护以及数据备份等操作。
　　3。不断组织学习，提高财务人员内控意识、专业知识和信息化技能。在财务信息化条件下，对于高校内部控制的会计人员综合素质的提高有了更高的要求。高校会计人员不仅要时刻保持内控意识，掌握财务会计专业知识的同时，还需要掌握计算机方面的知识和技能，才能保障财务信息化环境下高校内部控制有效运行。因此高校财务应该加强财务人员信息化培训工作，不断强化会计信息系统的应用能力，从而为内部控制工作的开展打下坚实的基础。
　　4。加强财务信息系统的安全建设，创造高效安全有效的信息化环境。有效的财务内控机制可以保证财务信息系统为高校决策者提供及时准确的财务信息和数据，从而实现高校资金使用的效益性和分配的合理性。需要专门的人员及时更新和维护财务数据信息，保证财务信息的时效性，避免财务信息滞后造成财务决策的失误。同时要提高网络安全意识和防范能力，使得财务数据信息的安全性得到保证。系统管理员定期检查操作日志，定期对系统软件安全性进行检查，定期做好财务信息数据的备份工作，定期对财务管理信息网络进行病毒防护，保障财务信息网络局域网内的安全。高校应该设置专门的财务系统管理人员，负责系统的设置和维护工作。
　　（二）构建风险评估机制
　　高校建立经济活动风险评估评估机制，对经济活动存在的风险进行全面、系统、客观评估。同时由于信息化引进导致的内部控制环境的变化，要求高校要重视财务系统的风险防范，指派专人负责系统管理，明确系统管理员的权限和分配权限的审批流程，杜绝舞弊风险。重视财务系统数据泄露风险，加强系统安全管理和防范措施。
　　（三）充分合理利用财务系统，完善经济业务活动控制
　　目前，高校内部控制体系建设仍不健全，约束力内容仍不全面，特别是在财务信息化条件下，高校内部会计控制制度建设，不仅需要基于涉及的主要经济业务活动，从预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目等方面健全内部会计控制的制度建设，还需要建立财务系统管理办法，规范系统操作流程和风险防范。一是资金支付系统：首先建立严格的资金支付审批制度。设置不同层级的人员审批不同额度、不同用途的资金。严格执行现金盘点机制，不定期的对库存现金与现金日记账进行核对，必要时与银行对账。另外，出纳与会计岗位不相容，财务章由一人管理，支票等凭证由另一人管理。二是工资管理系统。为保障高校工资数据的准确性，应建立工资系统的内部控制机制。每一项工资的发放应由人事处提供工资发放明细，财务处会计人员进行审核，审核无误后再发放。三是收费管理系统。在信息系统环境下，应实现学生收费系统与会计账务处理系统之间的同步，进而提高学生收费管理的质量。另外，高校应派专人复核学生收费系统中的数据，同时检查是否与账务处理系统的记录一致，保障财务信息的及时性。五是票据管理系统。收到学生学费之后，财务应及时开具收费收据，同时应指派专人购买管理票据，及时处理作废票据。
　　（四）加大审计力度，执行评价监督机制，保障内部控制体系有效执行
　　充分发挥内部审计部门的作用，在信息化环境下，不仅要对经济业务活动进行监督，还需要加强对财务系统的审计。严格考核内部控制执行情况，建立内部会计控制制度执行情况的考核机制，设定考核项目及指标，对各项经济业务的执行情况进行量化考察，提高内部会计控制执行的有效性。
　　四、结束语
　　综上所述，高校应顺应时代的要求，充分合理利用信息化手段，在改善的信息化内部控制环境下，不断完善健全高校内部控制体系，保障财务系统的安全有效，进而预防腐败，保障高校各项经济业务活动合法合规，资产安全、使用有效，进而提高高校公共服务的效率效果。
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