办公室文书档案的管理及常见问题探讨

　　【摘要】做好办公室文书档案的管理工作，是企业急需解决的实际问题。本文首先简单介绍了文书档案管理的特点，然后分析了办公室文书档案管理中存在的问题，最后提出了办公室文书档案管理中问题的解决对策。
　　【关键词】文书档案；管理；解决对策
　　在企业的发展运营过程当中，文书档案是重要的历史记录。为了保证文书档案能够更加有效地发挥其实际价值，企业必须重视办公室文书档案的管理工作。办公室文书档案的管理是企业整体管理的一个重要组成部分，在企业开展管理事务的过程中，办公室将事务过程中产生的文书进行归纳整理，形成档案，是事务办理完成后的必要步骤。随着社会经济的发展和企业改革的推进，文件档案管理工作成为关系企业利益，制约企业决策的重要依据，面对愈加复杂的经济发展形势，企业必须增加对文书档案管理的重视，不断提高文书档案管理工作的效率和质量，这样做能够促进企业整体管理水平的提升。
　　一、文书档案管理的特点
　　（一）重点在于收集和保存资料。文书档案管理的重点是收集和保存资料。一般情况下，文书档案记录管理中发生的事务及其过程、人事关系变动、企业物资合同管理等事项。文书档案主要以纸质或者其他形式为记录载体，通过分门别类，将其存放于专门的地方。文书档案管理的负责人应当细致地对文书进行收集、管理、编目编册，并加以完整保存。
　　（二）文书档案的载体具有多样性。文书档案是对企业运营发展过程的真实写照，涉及企业管理的方方面面，包括行政管理、生产技术管理、党群工作、经营管理等一系列管理内容。鉴于文书档案管理对象的多样性，文书档案的存放载体也应当具有多样性，可以合同纸质载体为主，也可以录音录像电子载体为主要形式。
　　二、办公室文书档案管理中存在的问题
　　（一）对文书档案管理工作的重视不够。从我国企业的文书档案管理现状来看，不难发现很多企业存在着对文书档案管理不够重视的问题。当前，很多企业仍然将文书档案管理视为单一整理文件的工作，对其没有一个深刻的认识，没有对文书档案进行有效管理的意识，从而没有发挥出文书档案的实际功能。因此，一些企业对文书档案管理的重视程度较低，忽略了对文书档案管理工作的投入，使得文书档案管理工作的功能大大降低。
　　（二）专业的文书档案管理人员缺乏。在大多数企业中，文书档案的管理人员一般为兼职人员，并不具备专业的文书管理知识和技能，通常情况下，文书档案管理工作由办公室秘书负责或职能部门行政管理人员兼顾，但在实际工作中，办公室秘书和行政管理人员都有自己的本职工作要完成，无法专注完成文书档案管理工作。由此可以看出，专业文书档案管理的人员数量不足，即使有这样的文书档案管理人员，也不具备工作要求的较高专业素质。如果长期处于这样的专业人员匮乏的状态，将会对企业的发展产生十分不利的影响。
　　（三）文书档案管理模式落后。对于文书档案的管理工作，一些企业仍然沿用传统的管理模式，以人工的方式对文书档案进行管理，这样的管理模式消耗极大的人力、物力和财力，并且对文书档案管理的效果产生负面影响。另外，在信息化技术高度应用的今天，企业在文书档案管理工作上存在着信息化投入不足的现象，没有配置专门的文书档案管理设备或者文书系统与档案管理系统没有信息接口，导致文书档案管理工作的效率和水平迟迟得不到提高。
　　三、办公室文书档案管理中问题的解决对策
　　（一）加强对文书档案管理的重视。企业要想做好文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，应当首先改变思想观念。对此，企业领导应当深刻认识到文书档案管理的重要性，才能有效地保障办公室文书档案管理工作的顺利开展。领导重视加大对文书档案管理方面的投入，也是档案管理工作的一大助力。同时，企业领导应当根据企业自身的发展需求，将文书档案管理的特点考虑在内，制定出关于文书档案管理工作的决策，正确规范和指导文书档案管理工作。
　　（二）提高文书档案管理人员的专业素质。一方面，企业应当加强对专业文书档案管理人员的引进与培养，不断充实文书档案管理人才力量，并对现有的档案管理人员定期或不定期组织培训，给他们充足的提升自身能力的机会；另一方面，办公室文书档案管理人员应当积极地参加企业和社会组织的专业培训，深入学习档案管理知识，充实自己的专业档案管理知识；不断与时俱进，提高自身认识，学习档案管理的新知识和新技能。
　　（三）健全文书档案管理制度。制度是工作的保障，为了从根本上提升文书档案管理的工作质量和水平，企业应当健全文书档案管理机制，用制度来规范文书档案管理工作，激励文书档案管理人员。对此，企业需要通过制度将档案管理责任落到实处，使档案管理人员具备责任意识，对文书档案管理工作的流程和具体操作方法进行规范，以提高文书档案管理工作的质量和水平。
　　（四）建自动化OA系统与档案管理系统对接平台。文书OA系统流转与档案管理系统各自存在，为促进文书归档效率，实现大数据的共享，可以考虑设计自动化OA系统文书审批后抓取到中间平台，进行规则的初步分类及数据收集，再通过计算机及人为操作对其进行有效的管理，导入档案管理系统，从而达到资源整合、过程整理归档，能够实现文书、档案工作合二为一的信息化管理效果。最终，能够有效地将两者的工作紧密结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
　　四、结语
　　总之，办公室文书档案管理工作，是企业管理和未来发展的大计，对企业的长远发展具有十分重要的意义。企业应当高度重视文书档案管理工作，提高文书档案管理的效率和水平，实现文书档案的实用价值。
　　【參考文献】
　　〔1〕宋明霞。浅析企业文书档案管理中的常见问题及其对策〔J〕。办公室业务，2017（19）：103。