探讨行政事业单位大数据时代信息化档案管理

　　【摘要】在我国大多数行政事业单位中，档案管理工作已经采取了信息化管理的方式，这种方式极大提高了档案管理的工作效率，但其中也存在许多不足之处。本文将对行政事业单位大数据时代信息化档案管理中存在的不足进行研究，提出相应的优化措施。
　　【关键词】行政事业单位；大数据时代；信息化档案管理
　　随着信息化社会的不断发展，传统的档案管理工作已经向信息化管理靠拢，信息化档案管理对行政事业单位档案管理工作的发展有着积极的影响，信息化的档案管理能够将文字信息转化为数据信息，提高了人员利用率，同时延长了档案的保存时间，将行政事业单位的档案整合到一个有序的系统中，方便对档案进行整理和查阅，提高了行政事业单位档案管理的工作效率。
　　一、行政事业单位档案管理的重要性
　　事业单位在发展过程中所取得的成果以及发生过的重要历史事件都会被记录在档案中，行政事业单位的发展离不开对历史事件的思考，通过档案管理能够对这些历史发展事件进行归纳和整理，方便事业单位在未来的经营发展中进行更好的决策。事业单位的档案是对企业长期经营发展的总结，对事业单位未来的发展起着重要的辅助作用，对档案的使用是档案管理的最终目的，对档案的使用主要体现在事业单位的决策以及司法调查等方面，档案的内容反映了行政事业单位历史活动的真实内容和状况，能够为事业单位的决策提供依据，也是司法调查中的关键证据，因此，做好行政事业单位的档案管理工作意义重大。
　　二、行政事业单位信息化档案管理中存在的问题
　　（一）目前行政事业单位会计档案仍然由财务室管理。会计档案应该由行政事业单位未介入财务的档案管理人员进行保管，不能由会计人员或者财务部门保管，自2016年1月1日起，我国新出台了《会计档案管理办法》，其中规定会计档案由档案管理部门进行管理，但目前我国大多数行政事业单位的会计档案仍由财务部门管理，这种管理方式是不合法的，在大数据时代背景下的信息化档案管理中，行政事业单位应意识到这种档案管理方式的违法性并及时改正。例如宁波市自来水公司推出在相关职能部室和基层单位聘任兼职档案员，使供水企业档案工作正常化、制度化、规范化。对本部门在工作中形成的各种载体的档案材料，按时移交档案室。另外，建立一套自上而下的档案管理体系，使档案的形成部门、使用部门、管理部门互相制约、互相监督，从而保证科技档案，特种载体档案、人事和财务档案得以及时、准确、完整归档，这样既确保了人事、财务等工作的质量，也提高了档案的可利用性及其真实性，使档案管理符合相关的法律法规。
　　（二）新形势下工程质量监督档案管理存在的问题。目前我国的行政事业单位在对工程质量监督档案管理工作中缺乏正确的认识，不能够意识到其重要性，没有相应的工程监督档案管理工作人员，大多数工程监督档案由质量监督人员进行管理，由于质量监督人员没有专业的档案管理知识和水平，容易使工程质量监督档案管理出现失误或纰漏，当前的工程质量监督档案基本上都为统一的记录办法，但不同的工程有其不同的质量监督特点，因此，这种固定的记录模式可能并不适用于所有的工程项目，导致工程质量监督档案管理工作不能够有效进行。
　　（三）行政办公室档案管理存在的问题。目前行政事业单位的行政办公室档案管理也存在问题，很多行政办公室的档案内容不完整，无法真实反映出事业单位行政工作的全过程，使得档案无法在单位未来的经营发展中起到应有的作用。目前，大多数行政部门人员对档案管理的重要性认识不够，因此，在对档案信息进行收集和整理时，其工作态度通常都不认真，工作方式也不严谨，使行政办公室的档案管理工作效率降低，影响了档案的使用价值，不利于行政办公室在未来经营活动中的发展。
　　（四）行政事业单位各类档案综合管理存在的问题。行政事业单位的档案种类众多，其中包括会计档案、工程档案以及行政档案等，目前行政事业单位对各类档案的管理力度不够，对档案的分类不细致，不同的档案其管理办法也有着一定的差别，当前的行政事业单位档案管理工作相对混乱，极大降低了档案管理工作的效率。
　　（五）行政事业单位档案开发利用存在的问题。在大数据时代背景下，行政事业单位档案的开发与利用基本上都是通过计算机来进行的，信息化的档案管理虽然能够给工作人员带来较大的便利，但也存在着许多风险隐患，信息化的档案管理面临着较大的网络安全问题，容易受到不法分子的攻击，还可能会在计算机硬盘自身出现问题时影响档案的信息安全，使行政事业单位的档案信息泄露或丢失。目前行政事业单位对档案的利用效率较低，容易造成人力物力的浪费，信息化的档案管理大多是通過使用档案管理软件进行管理，目前的档案管理软件存在很多不足，功能较少，用户在进行档案的查询和使用时不够便捷，降低了行政事业单位档案开发利用效率。
　　三、大数据时代行政事业单位信息化档案管理的优化措施
　　（一）提高法律意识，正确进行档案管理。行政事业单位在进行档案管理工作时，首先应提高自己的法律意识，使单位的档案管理工作在合法的情况下进行，将会计档案交由档案管理部门进行管理，完善行政事业单位的档案管理制度，使行政事业单位的档案管理工作更加规范。
　　（二）完善新形势下工程质量监督档案管理工作。工程质量监督工作是一项严谨的工作，涉及工程建设中的方方面面，新形势下的行政事业单位工程质量监督档案管理应做到更加准确和精细，行政事业单位在对工程质量监督进行档案整理时，应根据工程特点制定相应的档案记录规范，使工程质量监督档案的内容更加完整，提高档案的利用价值，安排工程质量监督档案管理人员，全方位确保行政事业单位工程质量监督工作顺利进行。例如，常州市金坛区人民政府在2016年3月28日发布的工程监督档案管理工作，通过健全档案管理制度，加强人员培训等手段，区质监站逐步做到了档案文件及时归档、科学分类、规范操作、严格管理，档案管理工作水平较建站初期相比得到较大的提高。
　　（三）行政事业单位各部门档案的综合管理。行政事业单位的档案分为很多种类，为方便今后对档案进行查询和利用，在档案分类上应做到更加精细准确，在进行信息化档案管理时应确保录入信息的准确性，档案管理人员应具有一定的专业水平，保证档案信息分类的准确性，也应加强单位各部门的档案管理意识，使各部门在进行档案记录时能够更加严谨认真，从根本上提高行政职业单位档案信息的质量，促进信息化档案管理工作的发展。例如，河楼乡人民政府在2014年7月31日出台了档案工作信息化建设实施方案，以数字档案（室）建设为重点，以档案信息化基础设施和人才队伍建设为保障，整合档案信息资源，逐步实现档案信息资源数字化、管理标准化和服务网络化，实现了档案的综合管理。
　　（四）完善档案管理软件的功能性以及安全性。在信息化的档案管理工作中，档案管理软件在其中的作用至关重要，因此，必须完善档案管理软件存在的漏洞才能确保档案管理工作安全高效地进行，档案管理软件不断推陈出新，新版本的软件在一定程度上完善了旧版本中存在的某些不足，行政事业单位的档案管理人员应及时更新档案管理软件，逐步完善行政事业单位档案管理信息化工作。
　　四、结束语
　　总而言之，随着科学技术的不断发展，信息技术在社会生活中的应用越来越广泛，在行政事业单位档案管理中应用所产生的效果越来越明显，是未来事业单位档案管理的发展趋势，事业单位应认识到档案管理工作的重要性，提高法律意识，做好新形势下工程质量监督和验收等工作的档案管理、行政办公室的档案管理、行政事业单位的综合档案管理以及档案管理的开发和利用，提高档案管理水平，促进行政事业单位信息化档案管理工作的发展。
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