你有多久没有整理你的硬盘了这些小技巧

　　你有多久没有整理你的硬盘了？
　　如果把电脑的存储盘比作一个仓库，那么你的仓库里是不是还摆放着大量陈旧的老文件、散乱在各处的小文件？
　　历史文件不同于常用文件，它们可能还具有一定的价值，我们不确定什么时候还会用到它们，所以让历史文集暂时留在电脑中，以备不时之需。
　　看完这部分的内容，你可以简单的为这些小文件找到一个更适合的文件夹，让它们更容易被调用和查看。就像把它们分类到架子上、放进箱子里。
　　主要内容介绍
　　在前面的章节中，我们学到了如何整理桌面，如何管理常用文件，如何高效利用文件。现在终于到了最关键的部分：如何管理文件仓库，我相信这部分是许多人期待已久的。在第四章节的管理你的文件仓库中，我将依次介绍以下的内容
　　整理文件有多重要：这一章介绍了整理文件的原因、流程、思路，以及如何重命名文件。做好整理文件的准备工作。
　　建立统一的文件夹层级：每个人都应该找到适合自己的文件夹划分方法，不盲目模仿别人。这一节中介绍了如何建立统一的文件夹层级，我也会把自己的文件整理方法与大家分享。
　　如何归档你的历史文件：一言不合删文件？不如对文件进行有效的归档。这一节会介绍如何归档你的历史文件。
　　DropIt：文件自动整理神器：通过DropIt来整理你的各类文件。这是一款自动分类的软件，非常适合不愿意手动整理文件的用户使用。
　　如何整理照片：这一节提供了一些整理其他类型文件的思路。以照片为例，当照片越积越多，我们除了利用Lightroom这类软件，还可以通过纯手动来整理照片。
　　（一）整理文件有多重要？
　　通过阅读这一章节的内容，可以认识到整理文件仓库的重要性，并且会介绍关于文件重命名、整理文件的流程。
　　适用人群：所有用户。
　　在前面的章节中，我们学到了如何整理桌面，如何管理常用文件，如何高效利用文件。现在终于到了最关键的部分：如何管理文件仓库，我相信这部分是许多人期待已久的。
　　为什么要好好整理文件？
　　我们每天都在产生新的文件，每天也在接收新的文件。没有合理的管理方式，这些文件会加重文件整理在很多人心目中麻烦杂乱的印象。在第一期的桌面整理就曾提到过，每个人有着自己的整理习惯，这无可厚非。但是，一个整洁的环境仍然相当重要。最显著的优势有这样几点
　　能让我们提高效率。按照一定的标准整理文件，不在寻找文件上花太多的时间。
　　能让文件更易于识别。对文件进行适当的命名，在不打开文件的情况下就能知道文件的内容。
　　能够分清主次。在文件越积越多需要清理时，根据重要程度，舍弃无用文件。让有限的硬盘容量得到充分利用。
　　能够有多重保障。对重要的文件进行及时有效的备份，保证重要文件不会因意外情况消失。
　　可以留下整洁、干练的好印象。给别人发送文件时，清爽的文件命名、层级总能让人愉悦。
　　所以我可以这样说
　　整理文件，是为了培养有序的意识。
　　在有搜索的情况下，还有必要整理文件吗？
　　有的人认为：在搜索越来越便捷的情况下，我们已经没有必要再对文件进行整理了。
　　这种观点显然是错误的。
　　在之前我做过一个把食材放在卧室里的类比，放在这里也一样适用。搜索工具确实可以找到卧室的食材。但忘记了这个食材的名字，再厉害的搜索工具也帮不了我们。
　　随着文件数量的增加，杂乱的文件对其他人而言也是一个大麻烦。因为其他人无法知道你的新建文件夹中放的是食材还是衣服。
　　而整理文件，就是把食材放回厨房、把衣服放回衣柜的过程。如果你愿意，还可以为他们贴上详细的标签。这样无论是通过工具搜索，还是直接进硬盘找文件，你都可以游刃有余。在协同工作时也能让别人更省心省力。
　　整理硬盘文件的流程
　　基于前三期，在我们完成了桌面整理、常用文件整理、提高使用效率这三件事之后。硬盘文件就要被提上日程了。
　　当我们整理硬盘文件的过程中会做这些操作文件重命名、建立文件夹、打包归档、备份文件、发送到网盘、删除文件。
　　加粗的四个操作会在本地完成，所以整理文件就是围绕着重命名、文件夹、归档这三个部分完成的。备份和云端则需要外部设备（移动硬盘、NAS、网盘等），这两步会放在最后一期重点介绍。
　　这里提到的硬盘文件，特指那些已经完成了使命且不再需要修改的文件，所以不包括修改文件本身。
　　如何合理命名文件
　　这里提到的重命名主要针对由自己创建的文件以及部分下载下来的乱码名文件。
　　一个文件的文件名可以包括这些内容
　　文件类型，比如书籍、电影、表格。
　　文件内容，比如名单、文档演示、报价表。
　　关键词，比如〔电影〕〔美国〕〔科幻〕。
　　修改时间，比如20171015。
　　编号，比如稿件01、设计稿vol01。
　　备注，比如保密、部门内部。
　　这些信息之间通常采用短横杠（）或者下划线（）进行连接。空格也可以，不过要注意是否影响工作，比如程序员通常不会在文件名中加入空格，防止调用失败。
　　理论上讲，一个文件的命名越详细越好。比如豆瓣上的电影分类，会以地区、语言、标签、电影名称、主演、时间等多种信息作为分类标准。如果应用在本地文件上就是〔电影〕〔美国〕〔科幻〕【星际穿越】乔纳森诺兰169分钟〔20141112〕。mov这种形式。非常详尽，这也会为检索带来极大的便利。
　　但是，我认为这种极为详尽的命名方式并不适合大部分人管理自己的文件：编辑麻烦、工作量大，如果为电脑中的每一个文件做这种程度的重命名，时间成本太高，实在得不偿失。加上Windows下标签管理系统的缺失，注定了这种专业化的命名方式不适合大众。
　　更普遍的命名方式，是选取两到三个重要的信息对文件进行命名。
　　比如我的大部分文档采用修改时间文件内容的命名法。如果这份稿需要反复审阅，那就再加上编号。比如20171001文件管理初稿03。doc。再比如不依赖于时间的文件，壁纸图片就是个很好的例子。我采用文件类型文件内容编号的形式命名。比如4K壁纸摄影作品01。jpg
　　这样命名文件可以增强文件的可检索性，当你搜索文件时回想一下该文件最重要的特征是什么，然后输入就能完成搜索。只要对文件做好命名，搜索只在一念之间。
　　具体操作：
　　为每一类文件制定一个规则。比如文档都是修改日期文件内容，以此为标准对文件进行统一的重命名。
　　不同的项目文件有不同的规则。如果对文件顺序要求较高，可以在最前方加上序号，比如00序言、01正文第一章、02正文第二章。
　　注：很多文件是无需重命名的，比如带版本号的软件安装包，如果嫌乱可以加上序号前缀，或者放进不同的文件夹内管理。
　　如何重命名大量文件？
　　如果你面对大量的历史文件深感无从下手，没有关系。ReNamer可以替你完成这项工作。ReNamer提供了免费版本给个人用户使用，可以在ReNamer官网下载到它。
　　ReNamer主界面
　　ReNamer的主界面分为两个部分，上方是命名规则，下方是需要重命名的文件，看上去很清爽。
　　最上方显示了操作流程，添加文件或文件夹，浏览应用规则后的文件名，最后完成重命名。如果规则不够完善，出现了同名文件，ReNamer会提示错误信息，让你进一步修正。推荐ReNamer的一大原因在于其规则丰富，从基本的插入、删除、替换，还有正则、音译、日期格式重转等高效功能。而且它处理效率高，我曾给照片库中的几千张照片批量添加前缀，处理时间非常短。比如对所有新建文件进行重命名
　　具体操作：
　　利用Everything搜索新建二字，找到所有类似新建MicrosoftWord文档。docx这种文件名。
　　将这些文件拖入ReNamer，批量加上：FileDateCreated：修改日期的元标签作为前缀。再根据文件所在目录回忆文件名称，对这些文件进行单独命名。
　　无法回忆起内容的文件，打开查看内容，再进行单独重命名。
　　ReNamer的众多规则中，最值得介绍的功能之一是实用的元信息标签。它的出现让我眼前一亮，ReNamer支持在文件名中插入文件中包含的元信息标签，比如一张照片的拍摄时间、文件的创建日期等。
　　ReNamer添加日期
　　利用这个特性，介绍一个使用操作，为照片文件批量添加拍摄日期前缀。
　　具体操作：
　　添加规则插入元信息标签搜索Date，与日期相关的标签都会显示出来。我们选择：EXIFDate：插入。
　　由于EXIF还带有具体的时间，再加上第二条规则删除从第10位开始的9个字符。
　　拖入想要重命名的照片文件，确认新文件名无误，点击重命名。
　　注：EXIF是可以记录数码照片的拍摄参数、缩略图及其他属性信息的一种文件格式，各种设备中拍摄的照片都会通过EXIF记录下拍摄日期、位置、设备等信息。
　　这样就可以批量为照片添加日期前缀了。
　　照片添加日期
　　这些规则可以自定义排序方式，支持勾选操作。并允许用户保存预设。
　　你可以花一些心思做一套通用的命名规则。对不同类型的文件做不同的处理。比如我有三套命名器，分别对应文档、软件、照片。软件安装包的重要标准是文件创建日期和文件大小，而照片大致分为旅游家庭个人三种类型。
　　每次使用时，导入不同的规则预设，再勾选不同的规则，就能自动重命名大量文件了。
　　自定义规则顺序
　　如果没有整理文件的意识，那也没有关系，之后会推荐一些方便快捷的整理工具。
　　不过在实践之前，先让我们提前确认好文件夹层级也可以理解为分类。下一章就讲讲如何建立统一的文件夹层级。
　　（二）建立统一的文件夹层级
　　通过阅读这一章节的内容，你可以学习到如何建立一套属于自己的文件夹层级，便于将来更好地整理文件。
　　适用人群：所有用户。
　　不要看文件夹层级这个名字好像很高端。其实是如何划分文件夹的问题。所谓建立文件夹层级，就是建立一整套的文件管理体系。
　　只讲理论不够直观，先来看看我是如何划分文件的。
　　一个文件仓库示例
　　首先要说明的是，我管理文件的方式。一定不会完全适合每一个人，可以借鉴但不要直接套用。
　　这是我的D盘目录
　　我的文件目录
　　图标用的是macOS的图标，拟物化的风格让整体显得比较统一，只看图标就能知道里面是什么文件。
　　先来看看，有哪些重要的文件夹，人人都可以在自己电脑中建立这些层级。
　　ProgramFiles：D盘的ProgramFiles是绿色软件库，不需要写入注册表，即使重装系统也能正常使用的软件。而安装版的软件全部安装在C盘的ProgramFiles中（SSD读写速度快，提升软件速度）。这里我存放了很多方便的小工具，比如重命名工具ReNamer、键盘音效Tickeys、压制视频用的小丸工具箱、之前提到的软件启动器Rolan、显卡检测工具GPUZ等。即使重装系统，这些工具依然可以正常使用。如果要出门，将该目录下需要的软件打包放进U盘，到另一个地方也能正常工作。
　　工具库：我不喜欢使用360软件管家这类软件管理工具。PC软件不像手机App，稳定性比最新功能更重要。所以我建立了一个本地的软件库。用于存放软件安装包、大型软件安装包。在工具库的二级目录中，继续划分为大型软件安装包（存放Office的ISO镜像等上GB的安装文件）、工具库（小型软件，例如QQ、网易云音乐等）、装机软件（帮别人装机经常用到的软件，比如PE系统、360、输入法等）。其中存放的都是某个稳定版本的软件，只有当他们有大更新的时候才会进行更新。
　　我的工具库
　　图片库：用于存放除了照片以外的图片。比如壁纸、头像、图标、绘画、重要信息的复印件等。
　　文档库：用于存放文档文件和稿件。二级目录分为近期文档、归档文档、少数派稿件等，第三级中就是每一篇稿件的文件夹了。
　　我的文档库
　　设备库：依赖于其他设备的文件，这个特征最明显的文件是驱动文件。比如打印机驱动、鼠标驱动、3D打印机的模型文件、Android手机刷机包等，都放在这里。还有手机除了照片以外的各种备份文件，也放在这里。一旦脱离或者淘汰了外部的设备，这些文件就不再使用了。
　　照片库：用于存放拍摄的照片，二级目录是年份时间线，三级目录是日期事件。看上去与图片库有所重叠，但是这样更符合我个人的习惯，当初为了避免与素材照片发生混乱，我把照片从图片库中独立出来，没有产生混乱。
　　我的照片库
　　下载库：下载文件的目录。上一期中详细提到过，如何将所有的下载目录聚集在下载库中，我可以快速查看任意的新增的文件。
　　上面这些适用于大部分人，可以借鉴。接下来的部分则因人而异，你不一定会需要它们。
　　CodeLibrary：用于存放代码文件。二级目录继续划分为GithubRepository和WorkSpace，分别用于存放Github上的Repository和本地的代码文件。
　　作品库：用于存放设计作品、字体文件、设计素材等文件。
　　学习库：用于存放视频教程、学习资料等。
　　视频库：曾经制作的一些视频源文件。我个人不喜欢在本地存放电影、电视剧等文件。如果女性用户喜欢用爱奇艺等客户端看电影。可以将视频下载地址设置在这里。
　　系统库：由于我比较擅长解决PC上的问题，经常需要帮别人重装系统。时间久了干脆把从WindowsXP到Windows10的所有系统iso原版镜像文件存在本地。还有macOS的dmg镜像、Linux的安装镜像等，方便创建虚拟机和系统安装盘。
　　虚拟机：用于存放虚拟机。
　　同步库：专门用于OneDrive等云端同步软件，在第五期我会详细讲解云端同步的策略。
　　书籍库：用于存放电子书，现在主要通过Kindle商店购买，只存一些亚马逊上没有的图书资源，我也没有在PC上看电子书的习惯。所以很少使用，时常想把它并入设备库中。
　　音乐库：用于存放音乐文件。网易云音乐的下载目录也在音乐库网易云音乐中。
　　SteamLibrary：存放Steam文件。
　　游戏库：用于存放非Steam游戏，GBA、FC模拟器、MineCraft、暴雪系列的游戏等。
　　文件库：其实称之为临时库更合理一些，我一般不放任何文件。很多时候需要一个临时中转的地方，比如别人发送过来的压缩包，如果只需要临时改一改，解压到桌面又怕影响自己工作，这个地方可以临时处理文件，处理完之后就可以删除。
　　每个人都应该选择适合自己的文件夹划分方法，不盲目模仿别人。将别人的使用习惯套用在自己身上是一件很别扭的事情。举个简单的例子，小明喜欢看电子书，电脑里存了大量的电子书，如果直接照抄他的文件夹目录，要么没有文件可放，要么就被他的分类方式束缚，无法按照自己的习惯放置文件，找不到想要的文件。
　　自己选取的分类方法不必追求科学、完美，而是充分了解自己的文件分布。在整理的同时，将整个整理制度深深的刻在脑中。并在分类完成后，清楚的知道每一个文件所处的位置。
　　文件夹层级的基本要求
　　建立文件夹层级应该遵循以下三个基本要求：
　　可靠性：文件夹应当有一个稳定、统一、可靠的层级，不会因为一个新的文件发生大变动。
　　这是最基本的要求，当你建立起自己的文件夹层级时，就应该考虑到自己目前所有文件的归宿。每当出现一个新文件，第一反应是归类而不是为它创建文件夹。
　　明确性：明确文件夹内容。
　　文件夹名称应当清晰明了，让人一眼知道这里是什么，与同目录下的其他文件夹有鲜明的界限，不易混淆。不要在同一个文件夹中出现工作和工作文件这种相同的文件夹。文档就是文档，学习资料就是学习资料，不要建一些奇怪到自己都看不懂的文件夹，像是杂七杂八猜猜这是什么文件夹这种名字还是不要出现的好。
　　简明性：从磁盘根目录到最深的分类目录，最多建立3层目录。
　　文件夹层级应当简单，越深的目录越难以访问。文件分类目录太深不便于查看，如果没有特殊情况（比如项目有特殊的归档要求），3层可以很好的区分开不同类型的文件，超过三层可以将第二层目录独立出来作为一个一级目录。
　　按照你的使用习惯分类
　　在分类之前，首先要了解文件，建立自己的文件夹层级。看一看我们电脑中有哪些常用的文件类型，常见的文件类型有文档、视频、图片、音乐、压缩包、可执行文件。
　　此外不同职业的人会有较多的特殊文件。设计师会有许多PSD、AI等格式的文件，程序员会有专门的git库，教师会有各种课程的备课资料、PPT等文件需要把这些文件都放到它合适的地方。
　　通常有以下几种分类方法
　　按文件类型分类、按创建时间分类、按项目分类、按使用频率分类。
　　这几种分类方法都有明显的优缺点和适用范围。
　　按文件类型分类，适用于大部分人。
　　比如将文档文件放在文档中，将照片文件放在照片中。优点是文件清晰明了，便于归类，在需要的时候可以方便地找到想要的文件。缺点是文件之间的关联性较差，如果同一个项目包含了多种不同类型的文件，可能会对工作效率有影响。可以利用Windows的库功能弥补。
　　按创建时间分类，适用于时间观念较强的人。
　　将各类文件按照时间顺序归类，比如2017。05文件、2017。06文件等。优点是时间关联性极强，对于特定时间内的任务关注度高，便于集中处理一个时间段内的文件。缺点是文件会比较混乱，在文件夹名称上无法看出内容，不便于处理跨越时间较长的文件。
　　按项目分类，适用于本身工作是按照项目划分的人。
　　把同一个工作项目的所有文件放在同一个位置，比如把该项目的素材、作品、参考资料放在同一个文件夹中。优点是项目可以得到优先处理，会看率高，项目文件的关联性高。缺点是文件重复率高，不同项目使用相同的文件，会占用双倍的空间。
　　按使用频率分类，适用于某些特定的文件。
　　比如软件安装包目录下的安装包，把最常用的软件提取出来，需要使用者对这些文件有着较深的了解，清楚自己经常使用。优点是可以一眼找到想要的文件。缺点则是这种分类方法需要自己判断，Windows没有提供特定的筛选方式。
　　如何选择分类方法
　　以上几种分类方法可以结合使用，但在同一级别的目录中不要混合使用，尽量减少交集。如果在同一个文件夹中看到一部分日期，一部分同类文件，会混淆对该文件夹的定义。比如这张图
　　许多人的文件夹就是这么混乱。
　　可以看到图中出现了很多不合理的地方，在根目录下的文件夹命名方式不统一，有的按时间，有的是大类。有本应分类但又没做分类的文件夹。当我想找电影时，会被2017。07。21电影和视频电影所混淆。
　　再看看上图，根目录被分为视频文档图片三类，并根据自身的文件特点采用了不同的分类方法，就是一种比较合理的分类方法。
　　除了分类，还有一些小技巧
　　当你建立文件夹层级的时候，还有一些小建议
　　如果你还没有想好到底要怎么分类，建议你拿一张纸，随意写写画画直到确定一个层级。不要急着移动以前的文件，因为再次调整的时间成本很大，尽量在初期就确定一个框架。
　　在建立层级的初期，就应该考虑到一些将来可能会遇到的文件。对于不知道如何分类的文件，不要随随便便放进一个文件夹中。
　　你可以为文件夹设置一个显眼的图标，在寻找这类文件时可以一眼就看到。
　　为大量新增文件找个合适的位置
　　当然，我们不可能寄希望于一次就建立完美的文件夹层级，总会有没有考虑全面的地方。那么我们就需要逐渐扩展我们的文件夹。
　　举一个例子，我最早的时候，将照片和网络上收集的图片都放在D：图片库中，随着时间的推移，照片越来越多，我发觉把照片和其他图片放在一起很容易混淆。于是我在D盘中新建了一个照片库，专门用于存放备份出来的照片。
　　另外，随着时间的推移，你可能会发现某一类文件逐渐增多，直到需要一个新的目录来存放文件。
　　当初只有一个虚拟机的时候，我把虚拟机的目录放在了D：设备库Windows7虚拟机中，与其他的NAS、路由器、服务器等文件夹放在一起。之后我的虚拟机增加到了5个，如果继续放在原先的目录中，好像与其他文件夹区别太大。如果再开一个虚拟机目录，路径又太深了。于是就把它们单独拿出来放在D：虚拟机的五个目录下，这样便于我找到和备份这些虚拟机。
　　如果在你的工作中，某一类文件的数量激增，可以考虑重新分配一下文件夹层级。大部分时候在原有的基础上进行调整就可以了，只要避免与其他文件夹产生较大的矛盾即可，无需再做太大的调整。
　　随着项目的结束，以前的某一个目录再也用不到了。如果继续保留在电脑上好像太占地方，直接删掉又舍不得。这时候我们就要学会归档了。下面就来讲讲归档。