浅谈设计工程备案与备案资料存档的重要性

　　【摘要】勘察设计建设工程备案的意义在于监督审查机构的工作，认可审查合格的设计图纸的合法性。
　　【关键词】设计备案；备案资料；存档
　　当今社会，政府为大力抓好建设工程合同管理，为把市场培育发展成统一、开放、竞争、有序的大市场，实现资源优化配置，为生产生活提供优质建筑产品，为国家和社会创造巨大的经济效益。设立了以各地建筑工程规范为法律依据，实施设计建设工程备案，为规范建筑市场起到了一定的作用。设计建设工程备案的意义在于监督审查机构的工作，认可审查合格的设计图纸的合法性。只有通过建设行政主管部门的备案手续，该设计图纸才能正式用于建筑施工，否则该设计图纸是非法的。
　　当然建设单位收到勘察设计单位的资料后，最后肯定是要做资料存档的，各个省市都有相关的规定。外省勘察设计单位入本省的相关规定，可到每个省市的城乡建设网上查找相关资料。至于涉及施工图，那是勘察设计项目实施阶段必走的一个环节，这对整个工程合同管理规范建筑市场有重大意义。由于我单位的设计工程备案很多是省外设计项目备案，需按当地设计工程备案规定办理。
　　工作原因，我曾数十次去各省市县进行设计工程备案。我单位属大型央企，获得住房和城乡建设部（注：原建设部）颁发的工程设计、勘察、造价、监理等诸多甲级证书。我单位承接过许多跨省工程，在跨省工程备案的实际操作过程中，有些自己的体会。希望缩小备案这项工作本来目的与实施效果之间的差距，最终是推动行业向前发展的。
　　一、备案材料的要求各地不一
　　外省企业入准入地各市县信息备案均需提供企业工程技术人员的身份证和近三个月社保证明；项目备案需提供项目经理、各专业负责人、注册人员身份证明和注册执业证书。我每回带去各地核验的各种证书原件都可用一个拉杆箱装。十分害怕将这些单位和个人的重要资质证书弄丢，但为了满足各地建设部门要求提供的个人注册执业证书原件，非注册人员职称证书、毕业证书、劳动合同等证明原件的规定要求，也不得不按章行事。然而即便这样还会因各地核验员不同，核验的标准理解不同，有时人员专业与资质标准不完全吻合，核验员会要求再次提供个别人员资质证明或直接否定配备人员。我往往要再跑当地重新递交一次按核验员要求提供的核验材料。
　　希望备案材料各建设行政部门能统一范围要求，核验员经过建设行政部门培训上岗。
　　二、备案是多级多次核验
　　去外省承揽工程所在地地市级建设主管部门办理企业信息备案时，先带各种备案材料进行一次核验，核验完成再将备案材料提交到县级建设主管部门办理。在县级建设主管部门办理过程中如发现一点问题要进行修改（比如需补报一个人的最近社保证明），那么我还要返回地级市所在建设主管部门再重新核验资质。在此之前，备案材料网上录入核验地级市和县建设主管部门已进行过一遍。希望工程备案减少审查层级和重复核验。
　　三、取消身份证原件核验
　　希望进准入地备案时，核验各种复印件和原件时不要身份证原件，因为身份证信息是全国联网的，企业在申请各项企业资质时身份证原件就已审核过。而单位的技術人员经常要出差，收齐技术人员身份证很难实现，因此身份证原件核验最好能取消，而只要核验加盖单位章的身份证复印件。
　　四、跨省工程备案的其它要求
　　准入地的各级建设主管部门在要求外省备案企业所在地主管部门出具出省、行业、诚信证明的同时还对外省市企业承揽工程业务附加条件。比如还要求查看企业的获奖、银行担保、工商等文件，有些文件在一般企业取得的效率和时间上都有难度，这样势必给企业带来许多成本和麻烦。希望外省企业与本省企业在工程备案这件事上能平等对待，在各地市享有相同建设权。
　　五、备案申请资料存档的重要性
　　由于备案准入地保存备案材料要求各不相同，我们准备备案申请表份数也各不一样。这些细节会造成对工程进展的不利影响。曾经发生过建设单位遗失我单位已备案好的《勘察设计项目备案申请表》原件，去准入地质检部门进行施工图审核。准入地建设局一定要拿到备案好的纸质《勘察设计备案申请表》原件存入建设局的档案中，才给办理项目建设方准入的事件。最终我设计方拿出已存入我单位档案中心的一份备案申请表原件，一级级领导签字确认，将申请表原件给准入地后，此项目才得以完成项目的图纸审核工作，没有影响后面的施工进程和竣工等工序。
　　设计工程备案完成后备案资料存档十分重要，它是项目工作过程中一个不可缺失的工作环节，备案存档资料成为后续项目工作完成的重要依据。备案资料的管理和其他各类工程档案一样，不仅仅局限于收集起来，束之高阁就完事大吉，应通过备案文件科学、系统地管理，为政府决策提供准确的依据，为建设行政主管部门对建设项目实行动态管理提供翔实的数据资料，为建设单位和社会各界对工程项目的监督提供详细、真实的信息，而这些工作正是我单位档案中心的工程档案管理之一，将备案工作和工程档案工作结合，必定会促进工程建立和完善，促进建设市场的科学、有序、规范化发展。加强备案材料档案管理，更有助于单位的可持续发展，促进各类建设项目的勘察设计工作，大大提高工作效率。