以公司为例谈企业组织结构调整中岗位说明书的修订

　　摘要：企业组织结构重建背景下，众多企业在编制岗位说明书时存在着不少的问题。企业岗位说明书修订应当首先做好修订前的准备工作，确定组织结构与业务流程，修订部门职责；然后收集岗位信息，拟定岗位说明书初稿；最后对岗位说明书初稿进行审查与修订。
　　关键词：岗位说明书；组织结构调整；工作分析
　　在激烈的市场竞争中，许多大型企业需要转变管理方式，调整组织结构，优化业务流程，以实现组织结构集约化、扁平化管理。在组织结构调整背景下，对公司原有岗位设置及每个岗位的职责进行科学梳理，修订岗位说明书成为当务之急。本文将以公司F为例，探析企业组织结构调整中，如何高质量地完成岗位说明书的修订。
　　一、岗位说明书的定义
　　首先我们先说明一下工作分析，工作分析（jobanalysis）是一种系统地收集与岗位有关信息的过程，包括工作职责、任职资格、工作环境、工作强度以及工作的其他特征。工作分析的直接结果是岗位说明书，就是客观地给岗位（Job）画像。
　　岗位说明书也叫工作说明书或职位说明书，它说明了任职者应该做什么，如何去做，在什么样的条件下工作，这些工作对任职者的要求是什么等等。
　　二、修订岗位说明书的意义和原因
　　（一）企业组织结构调整必然带来业务流程和人员配置的巨大变化，修订岗位说明书是适应企业改革需要的重要工作。首先，修订岗位说明书有助于员工明确工作职责、清晰绩效标准、知晓任职要求、找准学习资源、明确努力方向；有助于管理者更好地了解组织结构调整后员工应当承担的工作，认清自己的管理职责和权限，从而考核更清晰、辅导更有效，并且更易达成共识，避免责任推诿、相互扯皮。其次，岗位说明书是一切人力资源管理工作的基础，可以为企业有效开展招聘、培训和员工能力提升等工作提供依据；同时岗位说明书将为职位价值评估、构建全员绩效管理体系和提炼员工关键业绩指标提供便利。
　　（二）随着企业组织机构调整，F公司原版岗位说明书存在不少问题，如许多部门设置与岗位分工发生变化；部分职责描述不清晰；工作内容没有呈现绩效标准与要求，缺乏工作好坏评价标准；对岗位知识技能要求不明确，任职资格过于笼统等。为适应F公司发展的需要，进一步明确和细化岗位职责，优化岗位管理体系，提升岗位分析结果对绩效考核的指导，细化任职资格，明确培训方向的目的；公司从管理基础抓起，开展岗位说明书的梳理修订。
　　三、修订岗位说明书中遵循的原则和问题分析
　　（一）遵循原则
　　1。功能最优原则。修订后的岗位说明书能够客观、真实反映各岗位信息，不遗漏重要内容，能满足公司人力资源管理需要。
　　2。规范性原则。文字表述力求简洁明了，使用规范用语，避免使用笼统且含糊不清的语句。
　　3。结合实际原则。结合公司实际，在充分调查基础上修订岗位说明书。
　　4。遵循法律法规原则。遵循劳动法、劳动合同法等相关法规规定，保障职工合法权益。
　　（二）可能存在问题分析
　　1。编制工作说明书的准备工作不足。一是没有做好修订岗位说明书的宣传动员工作，公司员工没有认识到工作说明书的重要性，在工作分析过程中敷衍了事。二是修订岗位说明书通常被认为是人力资源管理部门的事情，其他部门配合不力。三是没有事先结合公司实际情况确定岗位说明书的模板，给最后形成岗位说明书初稿带来很多不必要的麻烦。四是缺乏对参与编写岗位说明书的员工培训。
　　2。跨部门业务接口关系不明确，职责交叉与遗漏问题突出。在没有清晰界定部门职能之前便收集工作信息编写说明书，容易造成职责的交叉与遗漏，为日后部门之间以及岗位之间的互相扯皮与推诿留下隐患。
　　3。岗位信息的收集方法选择不当。收集岗位信息最常用的方法是问卷调查法，此外还有访谈法、观察法、关键事件法、工作日志法、资料分析法等，各种方法都有其适用性。企业在工作分析时，没有考虑自身的实际情况，并未从当前管理水平、员工素质和岗位性质等差别去决定采取哪种信息收集方法，没有科学的工作分析，企业无法理顺各部门的职责和权限。
　　4。工作说明书的审查修订工作不到位。企业对岗位说明书的初稿审查工作做得比较粗浅，只是局限于格式、用语是否统一规范，没有依据业务流程图、部门职能说明书审查，更没有与相关部门主管进行讨论，以致虽然花费不少精力但编制出的说明书并不能用在实处。
　　四、F公司岗位说明书的修订
　　F公司成立于上世纪90年代，近年来，随着F公司的不断发展，公司进行了部分的机构调整和流程再造，过程中增加了不少的岗位，原有岗位的职能也发生了变化。在组织结构和人员配置上进行了比较大的调整前，公司下设职能部门18个，长期职工4120人、外包人员865人。根据上级公司对F公司定员编制情况的规定，F公司对机构、人员进行了调整，职能部门精简为15个，相应的人员调整配置工作已完成。本着适合本企业、趋利避害、高效科学的编制原则，本文尝试为A公司编制工作说明书提供总体思路和具体操作步骤。
　　1。工作说明书修订前的准备工作。该项工作获得F公司领导层的支持和推动，并由人力资源主管、其他职能部门主管和外部聘请的工作分析专家组成工作分析小组。该小组确定岗位说明书的模板，编制工作说明书编写标准、培训撰写工作说明书初稿的岗位任职者和牵头组织相关部门共同审核工作说明书初稿并修订发布。
　　2。确定组织结构与业务流程。编制好部门职责，明确组织结构，与经理和部门主管进行沟通等方式来加深对公司业务流程的理解，梳理业务流程，防止职责的交叉与遗漏。
　　3。收集岗位信息，拟定工作说明书初稿。F公司采用目标管理的思路，在参照部门职责和梳理部门业务流程的基础上，让各部门召开讨论会，对本部门的职责进行分解，明确岗位职责，并按照本部门的岗位设置情况选定本岗位的岗位说明书拟稿人。
　　4。对工作说明书初稿进行审查与修订。工作分析小组主要对岗位说明书初稿存在的问题、基本格式进行审查，并分析汇总岗位说明书存在的问题，提出修改建议。在初步审查并修改后，工作分析小组要对岗位说明书进行第二次审查，重点是依据公司业务流程图、部门职责进行修订，对于有问题的地方做好记录。
　　5。管理层进行访谈，全面审查与修订岗位说明书。定稿之前，还需要和部门主管进行具体访谈。访谈的内容主要是对部门内外流程接口所涉及的工作职责进行访谈，讨论与流程规定相矛盾之处，确定岗位的职责范围和职责描述。与部门主管完成访谈后，工作分析小组应对有跨部门职责的岗位按流程进行归类。为了保证审查归类的科学性，还必须与总经理召开讨论会，对归类的岗位职责进行讨论和确认，随后工作分析小组再对所有的工作说明书进行全面审查与修订。
　　6。岗位说明书修订内容及成果。F公司主要改进了岗位设置目的和任职资格要求等内容，增加了工作职责的绩效标准、岗位绩效指标和主要制度流程等内容，其中主要有以下改进内容及成果：
　　（1）梳理部门组织结构和岗位职责。项目组通过对各部门主管和员工的访谈，对部门组织结构和岗位职责的进行重新梳理，不少部门还利用此项目开展的契机重新梳理的处室内部的职责分工。员工明确了企业要自己做什么的问题，也避免了岗位说明书中与员工的做的不一致的形式化问题。
　　（2）梳理岗位绩效指标和工作职责的绩效标准。为了促进企业所有员工的行动与企业发展战略保持一致，项目组还对岗位的主要绩效指标和工作职责的绩效标准进行的梳理，明确了员工对工作怎么做做到什么标准的问题，强化员工为企业敢担当，勇奋斗的品质。
　　（3）梳理岗位素质能力和知识课程体系。项目组扩展岗位素质能力和知识课程体系，梳理了各岗位的学习资源。通过学习资源需求调研，全面收集与部门、岗位相关的各种学习资源需求，并通过进一步的沟通与验证，建立与职业生涯发展相一致的分层级的学习资源库，给员工指明了学习的方向，为企业发展提供源源动力。
　　五、结语
　　岗位说明书的编制是一项枯燥乏味、繁琐而具体的工作，但如果能将上述方面的工作很好地落到实处，紧紧结合公司发展战略，争取修订时所需的多种资源，抓住工作分析的重点，便能得到相对满意的效果。希望本文能为其他的组织编制工作说明书提供参考。
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