关于企业档案信息化建设研究与思考

　　孟凡华于佩兰
　　【摘要】本文通过对企业档案信息化建设的现状及问题进行分析，阐述了加强企业档案信息化建设采取的对策及措施，从而说明了加强档案信息化建设可以提升企业现代管理水平和市场竞争能力。
　　【关键词】企业档案；信息化；建设；现状；措施
　　企业档案信息化建设是企业管理的重要组成部分，是企业实现现代化管理的必要条件，它是以计算机网络技术为依托，以数字信息为主要形式，对企业档案资源进行挖掘、整理和开发利用，经过系统操作程序实现档案管理最有效服务于企业经济运行，从而提升企业现代管理水平和市场竞争能力的过程。因此，不断加强企业档案信息化建设水平，逐步完善企业档案信息管理体系是摆在档案工作者面前的课题，需要我们认真研究思考。
　　一、企业档案信息化建设工作现状及问题分析
　　（一）对企业档案信息化建设认识不足。改革开放以来，我国大中型企业得到了长足发展，民营企业迅速兴起，且在国民经济建设中作出了巨大的贡献，但是，档案发展水平与经济发展状况存在着很大的差距，尤其是档案信息化建设水平较为落后，部分企业领导认为档案数字化只是将档案目录录入微机，或者是将电子档案存储在微机里就实现档案信息化管理了；档案管理信息化也不能为企业直接创造经济效益等认识上的偏差，造成缺乏资金投入，缺少人员编制，这不仅阻碍了企业档案信息化建设的进程，还影响了企业的经济效益。
　　（二）企业档案信息化建设水平落后。随着档案信息化建设速度的加快，很多大中型国有、合资、上市企业等已经实现了档案信息网络化管理和资源共享，但是还有许多集体、民营企业等档案管理水平低，甚至还没有达到科学规范管理，企业档案管理模式一般还停留在一人一机一室式，形成了档案沙滩信息孤岛等片状的不利于企业档案信息化建设发展现象。粗放型、封闭型的企业档案信息化管理模式，给企业档案信息资源共享带来了很大难度，影响了档案作用的发挥。
　　（三）企业档案信息化建设安全意识淡薄。计算机网络技术的应用与普及给企业档案信息化管理带来了前所未有的快捷与便利，同时也存在着许多隐患和不足，如：涉密问题，企业档案信息安全问题等。由于企业档案是企业进行科研课题研究、生产经营、商业策划等活动的原始记录，是企业发展的命脉，它涵盖科研数据、产品专利、产品商标以及企业领导者的规划、决策等重要商业机密信息。如果档案管理人员安全意识淡薄，计算管理档案信息系统安全设置和防护措施差，就会使企业档案信息泄露丢失，给企业带来无法估量的损失。
　　（四）企业档案信息化建设管理人才匮乏。现代企业档案信息化建设不仅需要责任心强、懂档案管理的专业技术人才，还需要熟练掌握现代信息技术的复合型人才。长期以来，受传统档案管理模式的影响，企业档案人员等、靠、要思想严重，不思进取，不加强自身业务修养；加之领导不够重视档案工作，在人员配备上，要么安排年龄偏高员工，不懂现代管理技术；要么配备新参加工作人员，没有档案管理经验，不能适应档案工作的需要，严重阻碍了档案信息化发展进程。
　　二、加强企业档案信息化建设工作对策及措施
　　（一）不断更新观念，实现企业档案管理模式的转变。企业领导者及档案管理人员要站在企业改革与发展的角度，深刻认识企业档案信息化建设是企业实现信息化管理的基础和重要组成部分，它能更好地为企业领导决策提供快速、便捷的有价值的档案信息服务，如企业发展规划、生产流程、安全环保、市场经营状况等信息资料，它能促进企业的健康发展。要有大局观念，与时俱进，要以国家档案局印发的《关于加强企业档案信息化建设的意见》为指导，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步、技术与管理并重的原则，制定并实施与企业发展相统一的档案信息化建设规划、制度；充分利用现代信息技术手段，建立完善科学适用的纸质档案与电子文件归档、整理、保管和开发利用档案管理系统，提高档案为企业发展服务的效率，以实现企业档案信息资源共享。
　　（二）不断加大投入，加强基础设施建设。提高企业档案信息化管理水平，必须使用现代化的硬件和档案系统管理软件设备，重视软硬件设备的配备，加强基础设施建设，是实现档案信息网络化传输、数字化管理、档案资源共享的保障，是信息化的基础。开展企业档案信息化建设必须应用现代网络技术和信息技术，对档案信息资源进行科学规范的归档、接收、鉴定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入，配备与企业档案信息化建设相适应的软硬件设备。同时，要加强企业内各部门之间的协调与合作，使用统一的管理软件、信息化建设标准，运用现代化的技术手段实现全文存储、语言识别、自动编目检索、数据转化、计算机辅助立卷归档及自动化标引等档案信息一体化管理。充分利用企业现有资源，规范局域网建设，为提高企业档案信息化管理水平提供充足有利的条件，促进企业信息化管理进程。
　　（三）加强领导，确保企业档案信息化建设安全有效。档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的统一领导，实施有效的指导和监督；企业档案部门要结合本单位工作实际情况，制定出严格、完善、符合企业需要的信息化管理制度，建立科学有效的档案信息化建设安全防范机制；明确档案信息化建设内容和目标任务，并严格按照相关要求有序工作，对档案管理人员实行责任分工制度，列入目标考核。按照国家关于企业档案信息化建设的规范标准，统一著录项目、统一检索语言、规范制作数据，确保对档案数据进行准确、全面检索。由于电子档案具有不安全、易篡改等特征，档案人员可采取对电子文件及时归档，纸质档案也要同时归档的做法，将电子档案信息与纸质档案资料同时收集存储；技术人员要通过加密、设置防火墙、备份数据等手段，避免档案的泄密和数据的丢失，从技术与管理两方面，确保档案实体与数据信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。
　　（四）处理好传统档案与信息化建设的关系。档案信息化建设是现代信息技术发展的产物，可以利用网络平台方便快捷地开发利用档案信息资源，提高工作效率，避免以手工操作为主的传统档案管理模式带来的工作量巨大、步骤繁琐的缺陷。传统的纸质档案是企业档案信息化建设的基础。现在，我国大部分企业尤其是民营企业档案信息化建设水平还很低，还不能完全实现档案信息网络化、自动化管理。现有的大部信息化的档案数据是通过微机录入、全文扫描、数据处理等由传统的纸质档案转化而来的，只有少部分档案数据是由电子文件归档收集来的，况且信息化的档案易篡改，其档案信息与载体是可以分离的，想要复制或者更改档案信息很容易；用于档案信息化管理的计算机网络容易遭受病毒侵袭，系统管理软件容易被破坏，所以说，档案信息化建设离不开传统的纸质档案，我们只有拥有丰富的传统的馆（室）藏档案资源，才能更好地开展企业档案信息化建设，建立庞大的档案数据库信息。
　　（五）加强企业档案信息化建设人才培养。企业档案管理人员综合素质的高低会直接影响档案信息化建设的进程。要想提高企业档案信息化管理水平，必须加强新时期档案管理人才的培养，现代企业档案管理人员不仅要具备较高的知识层次、职业道德、执行政策能力，还应熟练掌握计算机应用技术，拥有使用档案系统管理软件进行档案信息加工、信息整理、信息获取等能力。档案管理人员要更新观念，树立自学意识，积极参与系统的档案信息化管理培训，更新知识结构，提高自身业务素养。企业要对档案管理人员进行优化管理，在开发现有人力资源的基础上，注重引进信息化管理人才；通过举办业务培训班、学用并举、自学等形式，建设一批掌握现代信息技术、熟悉档案管理业务的复合型人才。
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