加强档案管理促进高校人才培育

　　【摘要】如何认识高校学生档案，创新档案的管理工作，有效利用档案，不断挖掘其价值空间，发挥高校学生档案在促进人才培育中的最大作用成为当前我们应该思考的问题。笔者就高校学生档案的管理进行探究。
　　【关键词】高校学生档案；管理；人才培育
　　高校学生档案记录着每一位学生在校的学习和生活的基本情况和信息，是学校教育教学活动的真实再现，能够客观地反映出学生在校期间的道德素质、人文素养以及专业素质等。学生的档案由学校统一管理，标志着学生得到学校和社会的认可，作为一名合格的学生所获得的凭证。档案能够展现出学生所在学校的文化底蕴和教育教学水平，对于学生个人、学校以及招聘单位都有着重要的参考价值。
　　一、高校档案的特点及管理要求
　　（一）档案材料来源的分散性和私密性。高校学生档案材料是对学生各种动态过程的记录，材料来源广，涉及范围广，是针对全校各部门和各种活动资料的收集和整理，故为档案材料的收集带来了一定的麻烦。而档案中的某些内容又是具有一定私密性的，具有明确的适用范围和界限，不可以随意扩散和公示。这就要求在档案的管理与利用中应严格遵循档案管理的规定与准则，保护档案的隐私性。
　　（二）档案材料内容的原始性和真实性。学籍材料是对学生在各个部门以及活动中表现的历史记录，具有其特殊的原始性。档案材料中的某些学生资料，如学生出生日期、学期成绩、奖罚情况等必须根据原始数据，真实地记录，关系到学生未来发展和用人单位的参考，也能够为高校的改革和发展提供真实数据。
　　（三）档案材料形式的多样性和特殊性。学生在校的时间内所参加的各部门、各种活动的形式和过程是多种多样，所以档案记录的形式和类型也不尽相同，需要档案管理者细心分类和归纳。另外，档案材料的记录方式有正式的文件和普通文字记录，没有固定的纸张规格规定，这也是学生档案区别于其他档案的特殊性。
　　（四）档案材料时间的跨越性和完整性。学生档案记录着学生从入学到毕业这一时间段内的所有受教育活动情况，一般以学期或学年为周期，形成了时间上的跨越性。但高校学生档案在时间上的跨越并不能影响它在不同阶段的连续性，高校学生档案应该是一套完整的档案记录。这就要求高校学生档案管理立足于高校的特殊性，在管理过程中保证档案管理的连续性和完整性。
　　（五）档案材料立卷的重复性和交叉性。高校学生档案的收集、整理、归纳、记录等过程中难免与其他相关档案产生重复和交叉，这就需要在档案管理过程中根据情况准备同样档案材料的份数，在保证材料原始性和真实性的同时解决档案需求重复性和交叉性的问题，也保证了各项档案管理的完整性。
　　二、高校学生档案的具体管理措施
　　（一）严格规章制度，完善档案管理体系。遵循档案形成规律，制定完善高校学生档案独特的贯穿档案管理每一环节的规章制度；加强宣传，提高档案利用率；建立档案检查与监督制度，减少管理纰漏；还要利用规章制度约束档案管理者，使档案管理工作做到有法可依，保证档案的质量和数量。用制度积极推进学校档案管理工作的发展。
　　（二）加强档案管理队伍建设，强化档案管理工作。档案管理工作者必须积极参与政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，始终同党中央保持思想上的高度统一，贯彻执行党组织的要求和大局的需要，积极主动地展开档案工作。树立严谨的工作态度，坚持一丝不苟的工作作风。
　　积极参加职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等，不断更新自身的专业知识和技能，锻炼信息技术的运用的熟练程度，提高信息专业化程度，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。
　　（三）全员参与丰富档案内容。高校应加强宣传力度，让全体教职工理解档案管理的重要性，提高教职工的档案意识，全力支持学校的档案工作，为档案工作提供有记录价值的第一手资料。学校各部门应积极配合工作，保证档案工作的顺利开展。档案管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。
　　（四）软、硬件配置齐全，减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，也是保证档案管理质量的有效手段。各高校应为学生档案管理设置专门的档案管理场所，为档案管理工作配备良好的计算机及系统，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为学生档案的管理工作设置特定的档案管理软件，为档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免档案信息的泄露或流失。
　　三、高校档案在促进人才培育中的利用
　　高校学生档案管理工作不仅要管理好档案，还应该科学利用档案，使之在促进人才培育中发挥最大作用。高学生校档案当前的用途主要有：学历学位认证、补办学位证明书和毕业证明书、出国留学和移民、考研等。在此基础上我们应该拓展档案的利用空间。
　　（一）发挥档案在教育教学中的作用。加强对教师教学和学生的管理，促进学生思想道德素质的提高。细致研究具有代表性学生上学期间的档案，总结其成功经验，分析其失败原因，以便为学校各部门更好开展工作提供依据。
　　（二）强化档案对于学生就业的作用。充分发挥档案的教育凭证作用，利用档案中的真实记录，为用人单位提供原始记录。高校可以建立档案信息库，以便学生随时查阅，提高利用速度。
　　（三）主动为人力资源开发和用人单位服务。当前的高校学生档案利用处于被动地位，我们应该让档案利用走出去，主动为社会人力资源开发和用人单位提供资料，提高档案利用效率。
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