从现代人力资源管理看人事档案管理工作

　　【摘要】人事档案管理工作能够为人力资源管理提供真实可靠的数据，在人力资源的科学配置中具有不可替代的作用。现代人力资源管理相较于传统的人力资源管理有了很大的变化，对于人事档案管理也提出了新的更高的要求。
　　【关键词】现代人力资源管理；人事档案；管理
　　人才是单位的首要财富，是事业兴旺发达的基石，人事档案管理和人力资源管理都具有合理配置人力资源、提升员工工作效率的功能。在现代社会中，对于档案管理的要求已经不仅仅是单纯的资料收集和归档，更应该充分开发利用，提高单位办事效率，创造更多财富。
　　一、现代人力资源管理新发展
　　现代人力资源管理是在单位发展到一定阶段时提出的新的管理理念和方法，指的是综合利用各种先进的管理手段，对部门内人力资源进行高效调配和管理，更进一步地，对人员的思想行为和心理等方面积极进行引导，使其能在工作中更好地完成领导分配的任务。与传统的人力资源管理相比，现代人力资源管理主要有三方面的转变：首先，工作的重心由原来的对具体事件的管理转移到对人员的管理上。其次，工作的目标由原来的对资源投入使用情况的分析转移到对单位内部员工的开发利用上。最后，工作职能由原来的独立职能部门逐步转变为参与内部人力资源分配的部门和政策制定的参与者。
　　二、现代人力资源管理与人事档案管理的关系
　　（一）现代人力资源管理与人事档案管理的关系。现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人不僅是管理的主体，还是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。面对日益激烈的人才竞争和人才流动局面，许多单位已经把人力资源看作首要资源，人力资源已经成为单位未来生存和发展的战略选择。人事档案是人的管理的基本信息的主要依据，它不仅存储了组织人力资源信息，还是对管理核心人的历史和现状的真实反映。人事档案由确凿的原始材料构成，记述和反映个人经历、思想品德、业务业绩、个性特点、专长爱好等情况，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据。人事档案管理是单位档案管理的重要内容，是人力资源管理的重要依据，是人力资源开发的数据基础。在提供真实的数据和信息、合理配置单位人员、提升人事管理水平等方面具有重要作用。现代社会中人力资源管理的方方面面都与人事方案管理紧密相连。
　　（二）传统人事档案管理的问题。传统的人事档案管理模式存在很多问题，严重影响到单位档案管理工作的效率。具体来看，主要有以下几点：1。服务意识淡薄。很多单位的人事档案管理只是停留在资料的收集和整理保存层面，缺乏主动提升、主动利用的观念。现代社会中，如果人事档案管理人员仍然沿用被动的工作模式，难以达到人力资源管理的要求。2。缺乏合作意识。人事档案管理部门是单位整体中的一分子，不能独立于整体以外，传统的工作中，档案管理是一个无人问津的部门，和其他部门之间的协作工作很少开展。3。管理制度不完善。在旧的管理制度下，档案整理之后便进行封存，资料收集完不完整、准确与否都是次要的，这种本末倒置的管理制度制约了单位人力资源的有效管理。4。人事档案管理工作人员素质不高。很多从事人事档案管理工作的人员并没有接受过专业的档案管理培训，或者只是在入职之前进行了简单的岗位培训，对于如何提升档案管理水平认识不足，也无法通过人事档案管理工作促进单位人力资源管理。5。实效性不足。现代管理追求快速高效地完成各项工作，但是现有的人事档案管理多数情况下只是对于过往事情的记录，无法体现正在发生的变化。6。真实性有待提升。现实中部分单位的人事档案随意修改现象较为突出，数据不真实直接导致使用和开发过程出现较多问题。
　　三、现代人力资源管理视角下的人事档案管理
　　（一）人力资源管理对于人事档案管理的新要求。随着时代的发展，人力资源管理出现了新的趋势，对人事档案管理工作提出了更高的要求。1。构建单位的核心价值体系。单位文化体现了单位的核心价值观念，成为单位生存和发展的重要支撑力量。在知识经济时代，单位实施文化战略势在必行。2。构建多层次的价值评价体系。由传统的人事考核转向人力资源管理的价值评价体系。传统的人事管理是一种单一的人事考核，评价体系和标准不全面，主要面向个人要素。3。薪资回报体系以绩效考核为主要导向。不仅仅要发挥薪酬的回报功能，更要注重薪酬的激励作用。4。建立以职业化为主的人力资源管理制度。人力资源管理者需要具备全球化的职业眼光和观念，并在人事档案管理中体现出来。
　　（二）如何利用人力资源管理理念和方法进行人事档案管理工作。1。建立高效的人事档案分类管理系统。在传统的人事档案管理制度中，档案管理的主要内容分为五大类，现阶段在人力资源管理的视角下，应进一步充实完善人事档案管理的内容，更加全面地反映员工的综合情况。为此建议，在新型人事档案管理中，资料搜集工作应本着纵横结合、动静结合的原则，将个人评价的定量指标和定性描述相结合。动静结合指的是更加重视人员的成长性，对于档案内容及时进行更新，另一方面，及时检查已经过时的没有保存价值的资料，进行删除。横纵结合指的是，人事档案不仅仅是一个人过去的总结，更应该能够反映这个人现在的状态。在横向上，能够体现出该职工思想政治水平、学历、工作能力、兴趣爱好和性格评估等各类信息。定性与定量的结合需在传统人事档案管理的基础上增加更多的可以量化的指标，便于人员之间的比对，提升人事档案的可用性。进行人事档案分类管理，能够提升档案管理在人力资源管理中的信息价值。2。推进人事档案管理的现代化水平。人事档案的现代化管理模式重点在于应用现代化的管理手段和最新的科技成果，例如计算机技术和云计算技术。推进人事档案管理的现代化水平包含两部分的内容：现代化的管理手段和现代化的管理理念。可以借鉴国外先进单位的管理手段，引入人事档案管理系统，实行信息化条件下的档案管理，提高档案查阅和分析的水平。3。加强同有关部门的合作。在市场经济快速发展并逐渐完善的时代，任何一个部门都不是独立存在的，任何一项任务都与其他项目有这样和那样的联系。同样的，在人力资源优化管理的大背景下，人事档案记录着单位内部多数员工的成长和经历，是多年来单位共同进步的印证。在强化人力资源管理的氛围下，人事档案管理部门和人力资源部门的联系是一种天然的关系，通过对人事档案的深入研究和分析，能够总结出单位整体或者某一特定部门内的人员构成和层次，不仅能够在人员提拔中提供第一手资料，而且能在未来的招聘中提出该部门所需要的人才应具备的能力和素质。人事档案管理部门应重点加强与人力资源管理部门之间的交流和信息互通，协调好单位内人才的流动。4。加强管理人员队伍建设。档案管理人员负责具体管理工作的开展，作为各项改革和具体措施的实行者，直接影响到对于提升人事档案管理水平的措施能否落到实处。为此，每一个单位都应该建立起一支具备扎实专业知识和较强处理问题能力的管理队伍，在组建过程中除了吸纳档案管理人员，更应该注重对计算机系统、行为心理学等专业背景人才的引进。5。加强制度建设，完善人事档案管理制度。制度是人事档案管理工作开展的纲领和指导，为适应新形势和单位发展新需求，必须进行制度建设的改革，认真分析旧有的人事档案管理制度，针对其不适应时代发展和单位现状的部分进行修改，使档案管理工作尽早走上制度化和规范化的道路。做到及时、完整收集资料；在文件资料的整理和剔除工作中坚持取之有据、舍之有理，档案的整理要严谨，方式要更加科学；人事档案的查阅实行有差别的制度，部门领导和人力资源管理部门具有较高的权限，减少其他人员的查阅以保护个人隐私和单位机密；注重保存环境的安全，定时整理打扫。
　　四、结语
　　本文基于对现代人力资源管理的深入解读，在分析现代人力资源管理与人事档案管理关系的基础上，针对现阶段人事档案管理的问题，提出了如何利用人力资源管理理念和方法进行人事档案管理工作的几点建议。
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