提高档案管理科学化水平的路径分析

　　李洁苏玲
　　【摘要】本文对当前我国档案管理工作中重要性认识程度不够、缺乏完善统一的制度以及信息化应用不够科学等方面存在的问题进行简单介绍，并在此基础上提出优化档案管理，提高科学化水平的策略，旨在为关注这一领域的人士提供一些参考意见，全面提高我国档案管理科学化水平。
　　【关键词】档案管理；计算机技术
　　随着我国国民经济的发展以及科学技术水平的提高，社会各界对于档案文件信息化管理领域的重视程度越来越高。并且由于人们的生活方式和工作方式等方面都发生了巨大的变化，档案资料和文件的数量不断增多，使档案管理工作同时面临着挑战和机遇。种种情况要求我国档案管理工作必须进行及时有效的创新，摆脱当前档案管理中存在的诸多问题，切实提高我国档案管理的科学化水平。
　　一、我国现阶段档案管理状况
　　（一）对档案重要性认识程度不够。档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用，但目前，阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作，没有档案管理企业也能照常运转。由于此种意识和观念长期存在，造成了工作人员在进行档案管理工作时，工作不积极态度不认真，进而导致了档案管理工作效率低下，档案管理过程中文件丢失的情况也时有发生。
　　（二）档案管理缺乏完善统一的制度。档案管理工作可以为企业管理人员和决策者在进行企业人事调动和制度调整等方面提供相应的参考意见。现阶段我国档案管理工作推进过程中存在着缺乏统一性的分散管理的状态。例如，我国某地区的国有企业虽然已经配备了档案管理室，但不同档案管理部门对不同业务进行分管，在操作流程方面又存在一定的差异，因此在档案管理环节中独立性较强，不能有效地实现资源共享。
　　（三）档案管理信息化应用不够科学。档案管理是一项内容繁杂且工作量较大的工作，档案管理内容涉及企业经营和人力资源管理等多个层面，因此信息量十分庞杂。在传统管理工作中，档案管理的信息内容大多使用纸质方式进行登记记录和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等环节的展开。同时，因为档案管理信息量较大，所以会生成大量的文件档案，纸质形式的档案资料会占据较大的空间位置，对日后调取信息进行档案查阅会产生一定的影响。
　　二、提高档案管理科学化水平的策略
　　（一）定期清理保证档案的实效性。新时期国有企业在进行档案管理工作的过程中，需要注意保持档案的时效性。因为随着社会的发展和企业自身的发展，档案的时效性和使用价值便会逐渐降低，所以国有企业的档案管理工作部门和相关工作人员需要定期对内部档案进行清理，筛选出仍具有时效性的档案进行保留，将时间较长的档案进行筛查和清理。例如，我国某地区的国有企业在对档案进行筛选时，首先根据档案的时间进行分类排序，重点对超过十年的档案有效性进行排查，对于已经离职的工作人员相关信息进行妥善处理，同时对较为重要的档案采取扫描的方式录入计算机档案系统，实现双重管理，从而有效提高档案的保密性和安全性。对于部分需要永久保存的档案，工作人员重点对此类档案进行科学合理安排，减少此类档案的移动频率，避免对其造成损害。
　　（二）加强档案管理工作的服务创新。为提高档案管理工作的科学化水平，在工作过程中需要对服务内容进行创新，优化档案管理基本理念。对此，我国某地区的国有企业在进行档案管理工作时，专门制定完善的档案管理条例，对工作人员进行创新服务培训，加强档案管理力度。该国有企业首先要求相关部门在进行档案管理工作时，提高整体的服务水平，加强档案管理力度。针对传统档案管理中容易出现的散漫现象，利用较为完善和系统的管理服务理念进行创新，满足不同领域和群体对于档案资源的需求内容。其次，对于档案文件等相关资源进行高效整合和统一管理，将重要资料进行备份管理，确保档案的完整性。最后，该企业还制定了《档案管理系统规范》，利用明确的管理策略和指导思想，提高档案管理工作人员的技术水平和工作能力。
　　（三）提高档案管理科学技术水平。随着计算机信息化技术和互联网技术的不断深入发展，在社会领域的方方面面都已经扩大了对计算机互联网信息技术的应用。在档案管理领域，通过利用先进的科學技术，研发相应的管理设备，能有效促进档案管理工作的规范化和科学化。例如，我国某地区的国有企业在进行档案管理时，应用了目前较为先进的高速扫描仪设备以及计算机硬盘技术，有利于全面提高企业的档案管理科学化水平。在进行档案收录工作中，通过将收取来的档案进行分类整理，最后统一录入到电子计算机档案管理系统当中，不但能提高档案整理录入的速度，还为日后调取查询档案提供了方便。摆脱了传统企业利用纸质作为档案载体和表现形式环节中容易出现的信息缺失等问题，提高档案管理的有效性，为我国其他领域的档案管理做先进示范作用，全面提高我国档案管理工作的科学化水平。
　　三、总结
　　综上所述，档案管理工作会随着人们的工作和生活方式的改变而改变，当人们工作形式不断朝向标准化和规范化方向迈进的同时，档案管理也将逐步实现现代化和科学化。创新档案管理形式，探索档案管理科学发展的道路是社会发展的必然趋势，提高档案管理的科学化水平，能为我国相关领域工作实现高效发展奠定坚实的基础，最终推动我国经济建设全面发展。
　　【参考文献】
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　　〔2〕吕清。分析如何提高档案管理科学化水平的路径选择〔J〕。东方企业文化，2015（21）：183。