浅谈高校二级学院办公室主任角色定位及工作方法

　　摘要：高校实行二级学院化，行政管理逐步重心下移。二级学院办公室是学院联系学校和下属各部门的枢纽，二级学院办公室主任，要找准角色定位，掌握行之有效的工作方法，才能做好职责范围内的工作。
　　关键词：二级学院；办公室主任；角色定位；工作方法
　　随着我国高校连续的普遍扩招，各高校进入高速发展期，办学规模大，学科门类多，为实现学生培养的目标和学校各项工作的有序开展，各高校多实行二级学院化，相应的行政管理逐步重心下移，实行总体规划、分级负责。二级学院办公室是其学院对外的一个窗口，是综合性办事机构，是联系学校和下属各部门的枢纽，承担着承上启下、沟通左右、联系内外、传递信息、服务师生、处理事务等任务。作为二级学院办公室主任，要找准角色定位，掌握几种行之有效的工作方法，才能有条不紊、游刃有余地做好职责范围内的工作。下面，笔者对此略作探讨。
　　一、二级学院办公室主任的角色定位
　　1、参谋
　　在二级管理体制下，学院有了更多的自主权，学院领导除了处理具体事务外，更多的精力将集中在学院对教学、学科、专业、师资队伍建设的宏观把握上，即学院的决策上。在此背景下，学院党政办公室主任能否当好参谋，为领导决策提供准确、可靠的信息和依据，并且在某些决策中为领导提供可供参考的点子或主意，是办公室主任发挥作用的关键所在，也是服务学院工作、学院领导的重要方式。
　　2、服务员
　　服务工作是学院办公室工作的中心点、出发点和落脚点。它主要归结为：为上级领导机关服务，为本院领导服务，为师生员工服务。为上级领导机关服务，一是报送本学院信息。二是上级领导机关下达的批示、决定、工作安排等事项，要从快办理落实。本学院领导服务，主要是认真负责及时地完成领导交办的各项工作。为师生员工服务，这是二级学院办公室工作最直接最大量的工作，是办公室工作服务的主要部分，是日常工作的重点。
　　3、宣传员
　　当今，高校与社会各界的交往日益广泛，校际交流、合作日益频繁，这些关系的协调要依赖于自身有效的对外宣传、交流。办公室主任既要及时、准确、全面地收集来自外部的信息，提供给领导参考，以作评价交流与合作的可能性；也要及时、准确、恰当地把学院的相关工作信息和特色传递给校内外有关单位。
　　二、二级学院办公室主任的工作方法
　　1、完善制度、明确责任
　　以制度化为基础，规范办公室管理。办公室工作纷繁复杂，头绪众多，如果没有体现统一意志的力量来制衡，全院师生员工便无章可依，无所适从，将处于一种松散状态，失去应有的凝聚力，甚至会酿成严重的自由主义倾向。要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化管理。首先，对没有制度的，要争取领导支持尽快建立，用制度规范程序，用程序规范做事，确保办公室事务有序有力有效地开展。其次，对制度不完善的，要设法健全。另外，对有制度且完善的，要牢记于心，保证制度的严肃性，把制度落到实处，建立规范的运行机制，用制度规范每一个人的行为，力求使每一项工作程序化，每一个岗位规范化，每一件事情处理制度化。有了完善的管理制度，人人有章可循，按章办事，可以减少矛盾，从而大大提高管理工作的效率。
　　2、巧用工作笔记和备忘录
　　写工作笔记，比仅仅用大脑思考更加有效，也更加有利于思维的整理，找出其中规律或道理。人思维的连贯性会受到自身记忆力的干扰，当大脑无法记忆已经考虑过的内容，思考成果会被白白废掉。因此，将工作情况记录下来，有利于减轻大脑的负担，保持你的思维连贯。将工作情况写下来，就如同完成了换位的过程，用他人的眼光来看待自己的工作，做到客观与公正。工作笔记的内容就包含：工作计划、工作任务、工作成果、工作流程、工作体会、工作总结、情况汇报、领导讲话、会议纪要、学习培训等。
　　备忘录收集的内容有承诺他人的事情、工作中要做的事情、生活中的各种杂事、突然冒出的灵感想法等等，只要是跟自己有关，需要去过问或做的事情，都统统的收集到一起，放到一个适当的工具里。收集过程应注意：全面收集、可随时随地使用、方便简洁。备忘录配合科学时间管理，可提高工作效率。
　　3、善于沟通
　　美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析发现：智慧、专业技术和经验只占成功因素的25，其余75决定于良好的人际沟通。办公室主任每天要接待和处理的人和事相当多，所以有效的沟通是提高工作效率的重要途径。通过总结，对于沟通技巧归纳出以下几点：
　　a、互相尊重
　　沟通双方要有平等相待的心态，才有良好的沟通。若任何一方的不尊重，只会带来挑剔、指责和论断。
　　b、理性沟通
　　不理性不要沟通，不理性只有争执，不会有结果，更不可能有好结果。情绪中不要沟通，很容易冲动而失去理性，情绪中的沟通常常无好话，既理不清，也讲不明。
　　c、换位思考
　　换位思考是设身处地为他人着想，即想人所想、理解至上的一种处理人际关系的思考方式。运用在沟通上，人与人之间要互相理解、信任、宽容，多站在别人的角度上思考。
　　d、以诚相待
　　沟通中要诚实，明白就明白，不明白就不明白，切忌不懂装懂。要坦白的讲出来想法和期望，不责备、不抱怨、不攻击、不说教。
　　4、重视信息化
　　借助信息技术、网络技术、通讯技术、数据库技术与管理理念，创建一个简单、实用、开放、灵活的办公信息平台，可促进学院各部门、各教职工之间的协作能力和随时随地沟通，从而使学院内的经验、知识、资源得到最充分的共享利用；各种信息的上传下达实现无损耗、无延迟的完美传递。目前大多数高校建设有信息平台，二级学院应充分开发和利用，将日常教学管理、办公管理、图书资料查询、人事档案管理、考勤管理、信息交流等纳入此平台。
　　总之，二级学院办公室是高校管理的重要组成部分，其工作质量的高低直接影响着学院的整体工作。而办公室主任只有明确自身角色定位，努力提升自身整体素质，掌握正确工作方法，才能通过办公室的优质服务，塑造良好形象，维护领导权威，赢得师生信赖。
　　参考文献：
　　〔1〕黄建湖高校体制改革中二级学院党政办公室主任的角色定位〔期刊论文〕办公室业务2006（4）
　　〔2〕亓军红浅论高校二级学院办公室主任的工作特点、要求及胜任途径〔期刊论文〕文教资料2013（28）
　　〔3〕沈毅浅谈办公室主任的工作艺术〔期刊论文〕广西电业2008（11）