办公室涉密文件管理的现状及对策

　　【摘要】办公室涉密文件关系着单位的发展、个人的隐私等，做好管理工作具有重要意义。近年来，网络技术发展速度逐步加快，如何将办公室涉密文件的价值充分发挥出来，为单位的各项业务活动服务，同时也避免出现泄密问题，是我们需要深入思考的问题。本文将简述办公室涉密文件管理的现状，并提出了具体可行的策略。
　　【关键词】办公室；涉密文件；管理
　　在单位的蓬勃发展过程中，办公室涉密文件数量越来越多，在原始资料收集、整理和委托保管等方面，都要确保相关保密规章制度落到实处，确保管理工作水平不断提升。尤其是在信息化时代，我们必须提高对办公室涉密文件的重视程度，真正意识到其对单位发展与建设的重要性，不断改进管理工作方法，确保体现出涉密文件应有的价值。
　　一、办公室涉密文件管理的现状
　　办公室涉密文件数量较多，类型不一，如包含很多上级单位下发的国家秘密文件、企业内部派生的内部事项、内部资料等各种保密文件。在清查资料的过程中，虽然对涉密文件与普通文件实行分开保管的措施，但是对一些保密文件的资料目录台账来说，还没有及时删除相关涉密文件目录。现阶段存储涉密文件资料的载体也多种多样，除了传统纸质介质以外，还包括移动硬盘、U盘等介质，若是管理上出现疏忽，将导致泄密问题。此外，在办公室涉密文件管理中，工作人员未充分履行好自身职责，工作做得不够细致，经常导致涉密文件出现丢失、破损、泄露等问题，为单位的发展带来了不利影响。因此管理人员应该提高重视程度，清楚认识到现阶段办公室涉密文件管理中的不足，及时采取切实可行的解决措施，保证涉密文件的完整性和真实性。
　　二、办公室涉密文件管理的对策
　　（一）明确管理人员的职责。管理人员必须将自身的职责履行到位，确保涉密文件的完整性和安全性，这是办公室涉密文件保管工作的基本任务与目的。对此，在开展工作时，应该坚持做到不坏、不丢、不散、不乱，并严格执行密来密往。一是不坏，即涉密文件保存完好，不出现损坏，对于发生破损的涉密文件，应该第一时间进行抢救。二是不丢，即确保涉密文件的绝对安全，不因工作失误导致其出现丢失的情况，对于上级单位的秘密文件，必须有专人对文件的流转进行跟踪，做好知悉范围的可控、在控。在此除了要确保涉密文件实体的安全以外，还要保证其内容的安全。三是不散，即集中保管涉密文件，不能分散保管，这样才能够有效避免其出现丢失、损坏等问题。四是不乱，涉密文件管理工作要有条不紊进行，排架规范、整齐，有规可循，有目可查。管理人员的责任心要强，时刻保持警惕，避免办公室涉密文件出现损坏，为其提供安全保障，让涉密文件管理工作有良好的物质基础。
　　（二）合理调整涉密文件的密级。因为办公室涉密文件比较特殊，涉及的内容也不同，在时间推移与文件贯彻情况发生变化后，其密级也会出现一定的改变，只要涉密文件保管期限届满，将不再具备保密价值。对此管理人员不能根据原有的涉密文件管理，需要进行公开文件管理，同时要结合实际情况，站在发展的角度思考问题，合理对涉密文件密级进行调整，为涉密文件的借阅与使用提供便利。密级变化一般有升密、降密、解密等形式，在对密级进行调整的过程中，应结合解密划控时间标准、相关涉密内容标准和保密规范标准。在调整密级的期间，保密部门也要加强对调密工作的监督指导，认真清查鉴定涉密文件，确保密级调整工作顺利开展。
　　（三）涉密文件的精细日常管理。对办公室涉密文件管理人员而言，应该具备较强的思想观念，掌握正确的方法与手段，定期对其各个工作程序进行检查，对于涉密文件的归档查收、整理编辑、借阅审批、密级保管、解密、销毁等方面，都必须根据相关规章制度进行，确保账物相符，有完整的审批手续，准确统计数字无误。单位保密部门要制定行之有效的检查制度，以查作为手段，以补作为出发点和落脚点，促使办公室涉密文件管理人员责任心不断增强。管理人员在任何场合都要保持高度的警惕，确保在内心深处做到不想、不敢和不做违反保密制度规定的事，同时要做到守口如瓶，万无一失，不能将办公室涉密文件内容与信息泄露给无关人员。
　　（四）加强涉密文件的利用监督。在办公室涉密文件利用期间，也应该注重做好监督工作，这对于提升办公室涉密文件管理工作效率意义重大。监督办公室涉密文件的整个利用过程，可以将存在的泄密问题及时查找出来，便于第一时间制定有效的改进措施，从而有效避免出现不安全因素，为涉密文件的安全性和完整性提供可靠保障。在办公室涉密文件利用过程中，为不断提升监督工作的标准化和规范化水平，需要将涉密文件利用制度落到实处，对办公室涉密文件利用行为加以规范。办公室涉密文件利用制度包括《涉密档案借阅审批制度》《涉密档案复印制度》《涉密计算机使用制度》等，管理人员必须在日常工作中严格执行这些制度，同时与实际情况结合起来，对这些制度进行适当的补充与完善，从而有效防止出现办公室涉密文件泄密的问题，真正保证涉密文件的安全，做好保密工作。
　　三、结语
　　总之，办公室涉密文件管理工作任务比较艰巨，涉及方方面面的内容，需要管理人员在日常工作中注意总结经验，充分履行好自身职责，将相关保密制度落到实处，并做好监督措施，促使涉密文件管理工作水平不断提升。同时还要保证办公室涉密文件管理工作的制度化、标准化，做到责任到人，采取系統、规范的管理措施，最大限度避免出现涉密文件丢失、损坏的问题，为单位的发展创造更加有利的条件。
　　【参考文献】
　　〔1〕姚媛。办公室涉密文件管理制度研究〔J〕。办公室业务，2017（22）：5。
　　〔2〕叩颖。涉密文件管理重在专〔J〕。秘书之友，2015（02）：4748。