档案管理信息化建设的几点思考

　　【摘要】随着我国经济和科学技术的飞速发展，互联网技术已经渗透到社会的各行各业，而档案管理工作的发展也不例外，也在逐步走向信息化。本文分析了檔案管理信息化建设存在的一些问题，并提出了实现档案管理信息化的具体措施。
　　【关键词】档案管理；信息化
　　档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，档案管理部门要积极适应档案管理工作新趋势，加大应用多媒体在档案管理信息化建设中的应用，从而提高档案管理和服务的现代化水平。
　　一、档案管理信息化建设现状及问题
　　当前，档案管理信息化已经成为提高档案管理工作效率和档案质量的最佳方法，但是，还有许多单位对档案管理信息化建设工作并不是很重视，还存在着重管轻用，只管不用你查我调，不查不调等诸多问题，制约着档案管理信息化建设的发展。
　　（一）思想观念落后。随着档案管理信息化建设的发展，档案管理工作在政府及企事业单位发挥的作用也更加突出。大部分单位和档案管理人员对档案管理的重要意义有了很深的认识，但还是有一部分单位和档案管理人员受传统思想观念影响，对信息化、电子化给档案管理带来的变革认识不够。有些人认为只要把档案信息录入电脑就实现信息化了，存、管意识浓厚，利用、共享观念缺失；有些人认为档案信息化是单位的事，对提升自身综合能力素质危机感不强。
　　（二）专业技术水平低。档案管理人员专业素质是实现档案管理信息化的关键。档案管理信息化要求从业人员必须是既具备档案管理专业知识，又熟悉计算机、网络技能的一专多能型复合人才。从目前档案管理工作人员队伍来看，既懂专业又掌握技术的人才很少，大部分档案管理人员知识结构单一，专业技术水平偏低，综合素质不高，不能很好地适应档案管理信息化建设的需要，直接阻碍了档案管理信息化建设的开展。
　　（三）建设经费投入大。足够的建设经费是实现档案管理信息化的重要保障。要实现档案管理信息化，硬件建设是基础，就必须购买电脑、打印机、扫描仪、路由器等设备，开通内部局域网，接入外部互联网，开发并不断更新相关软件，加强档案信息安全防护等等，这些都必须有足够的经费保障。同时，现在电子产品更新换代快，这些硬件设备都有一定的使用周期，后续维护、升级费用巨大。由于档案部门一直处在社会管理领域的边缘，政府、企业对档案管理工作重视不够，资金投入少，也制约了档案管理信息化建设快速推进的步伐。
　　（四）技术标准不统一。当前，档案管理信息化技术标准缺乏顶层设计，没有形成统一的技术标准体系，同时由于档案管理本身的复杂性，我国政府档案管理系统也十分复杂，难以集中管理。这些问题导致了档案管理各自为战现象比较突出，各自开发的档案管理信息系统参差不齐，互不兼容、难以共享，无法更好地服务公众。
　　二、推进档案管理信息化建设的措施
　　（一）树立档案信息化理念，增强档案管理责任感。俗话说思路决定出路。管理理念的信息化是档案管理信息化的核心，档案管理信息化的第一任务就是要实现管理思想的信息化，只有让档案管理人员思想观念上实现信息化，正确认识到档案管理信息化建设的重大意义，才能激发他们的工作热情，才会关心、热爱他们的档案管理事业，进一步增强档案管理信息化建设工作的责任感和使命感。
　　（二）强化管理人员专业素质，建设复合型的管理队伍。档案管理专业人员是档案管理信息化建设的主体，对档案管理信息化建设的效果和质量起着决定性的作用。因此，要坚持以人本，始终把培育专业人才，建设专业人才队伍，提高专业人员综合素质放在首位。相关部门要为档案管理人员提供更多的培训学习机会，让档案管理人员及时了解档案管理信息化建设方面的发展趋势，掌握最新的信息化方面的知识和技能，通过提高自身的综合素质达到档案管理信息化建设的要求。同时，相关部门还要建立一套科学的奖惩机制，从而调动人员工作的积极性。另外还要不断引进档案管理专业人才，逐步调整档案管理人才队伍结构，从而优化人才队伍结构，提高档案管理效率。
　　（三）加大经费投入，加快基础设施建设。要实现档案管理信息化，就必须加快硬件设施基础建设。因此，档案相关部门要正确认识自身的地位，争取有关领导的支持，加大财政投入力度，解决档案管理信息化建设所需的资金问题，从而逐步解决基础设备条件，建立完善的档案管理信息平台，加快通用软件的研发，实现档案管理全方位、多功能、多层次的现代化管理。
　　（四）建立规范的技术体系，提高档案管理效率。档案管理信息化标准是推进档案管理信息化的必要条件，它贯穿于整个档案管理信息化建设的始终。统一档案管理信息化标准，必须要依靠国家行政部门的力量，打破各个部门分散管理的局面，统一档案归档、统计、鉴定、保管、服务等各项技术标准，建立规范的、统一的技术体系，从而实现档案信息资源的共享。同时，要建立健全档案管理信息化制度，对档案信息的收集、鉴定、保存、利用等各项管理流程进行规范和控制，落实档案管理安全责任制，防止失泄密事件的发生，确保档案信息资料安全，提高档案管理效率。
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