浅析基于协同办公系统的高校信息化建设

　　张春艳李海文
　　【摘要】高校的行政管理方式正悄然发生着变化，但现实也存在很多问题，如业务归属问题、信息标准化规范化问题、电子文件归档管理问题、数据存储问题等等。目前，对于商务学院来说，协同办公系统势必成为最有效的一种工作管理方式。它将结束传统的办公模式，实现无纸化办公，提高管理工作效率。
　　【关键词】高校；协同办公；信息化
　　伴随着高等教育的发展，高校的行政管理变得日趋重要，提高日常办公效率就成了高校管理中的重要内容之一。通过使用办公自动化系统来规范日常办公行为，不仅能够加强高校的内部管理，优化配置资源，节约人力财力物力，而且能够简化办公流程，提高行政工作效率。随着网络技术的进步，3G、4G网络时代的到来，移动办公理念随之被人们提出，并迅速被予以应用。移动办公自动化技术更加人性化、智能化、及时化，让管理者的行政办公不受场所的局限，随时随地都可以轻松办公。
　　一、研究目标
　　创造一个信息化、系统化的移动办公环境，利用无线化、智能化的技术手段，减少不必要的信息流转环节，为各个部门的教职员工提供日常办公的服务，加速信息传递效率，提高信息传递的稳定性，利用3G网络，使用移动终端APP软件进行移动办公，做到随时随地处理待办事宜，有效地实现工作效率并提高可靠性。
　　实现全过程的电子化公文流转，代替纸质化文件，从公文的起草、修改、批阅、传阅、发布、存档、查阅整个过程全部在线完成，或通过手机移动终端完成。
　　通过短信或微信平台，辅以对公文处理节点的用户进行实时提醒和通知，利用平台向各用户绑定的手机号码推送短消息，节约了时间，提高了效率。
　　实现移动办公。在手机安装app客户端软件，利用3G、4G无线网络，可直接在智能手机上登陆办公自动化系统，随时随地处理公文等业务工作。在此基础上，实现部门数据信息共享，让数据的查阅更加便捷化。
　　二、现实情况
　　面临的一个问题是业务流程问题。高校各种门类的业务流程复杂繁多，如果第一次办理业务的师生不了解流程，不熟悉各个职能部门的话，从提交申请到最终完成往往需要往返多次。另外，业务流程虽有一定的制度，但是细节上仍然会因人的不同而有所变化，带有一定的随意性。比如合同盖章事宜，经常有教师拿着合同或协议文本来办公室办理合同公章盖章事宜，但按照规定，合同公章需要经过主管院领导审批同意后才能使用，来办理业务的教师需要先找到主管院领导签字，才能办理盖章业务；如果遇到领导外出开会或出差，无法签字的情况下，通过微信、短信或电话的方式确认同意，亦可以先办理盖章业务，再等领导回来补签字，可经常出现忘记补签字的情况；另外，如果遇到无法联系上主管院领导的情况，教师们多跑几次也是常有的事，这必然导致前来办理业务的教师怨言声起。如果能够实现协同办公，进行网上流程管理，领导们无论身处何地，只要能上网，就可以及时查看到待审批事项，教师们也可以随时了解到待办事项的进展情况，避免在多个部门之间跑来跑去，将极大地提高办事效率。
　　面临的另一个问题就是信息素养问题。撰写学院总结是办公室的重要工作之一，在撰稿时，就需要从相应职能部门搜集很多数据来支撑内容，慢慢地总结发现这类数据是总结稿里的常规项，以人事处为例，经常需要该部门提供专业或专职教师中高级职称比例、海外访学及企业实践情况等方面的数据，多次协作配合后，人事处已按照需求将常规项制作成表格，每次数据异动就及时做好更新，办公室无论什么时候向该部门要这类数据，都可以立等可取、无需等待，而且，人事处也很注重同类数据纵向的保存，这为后续的统计工作带来很大便利，但并不是所有的职能部门都能够及时做好数据归类总结。
　　高校基层管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间，没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题，且大多数人对数据缺乏足够的敏感度。虽然他们每天都在接触各式各样的数据，结构性的、非结构性的，但一般都以被动地完成上级交办的任务为主，往往重心都是在事后处理上，而不是事前预测上，较少具有前瞻性地去收集和整理数据。
　　面临的第三个问题就是数据信息的共享问题。日常工作中，经常发生当需要某些数据时，部门A说数据不归我们统计，部门B说这个数据应该是部门A掌握。大家不知道该从哪获取数据，数据的归属不清。在高校中，数据分散在不同的部处，哪个部处负责收集，如何快速有效地鉴别有用和无用的数据并加以保存是需要解决的问题之一。
　　由于信息缺乏有效的共享，经常会出现学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入。再比如职称评定和各种科研项目申报中，目前的申报方式是逐人分别向两个部门提交申报材料。而事实上，这两部分至少都会涉及到个人基本信息、个人学术经历和科研成果等相关信息，因为目前尚没有一个统一的平台将这些数据一次性收集并实时更新，所以许多数据形成了一个个信息孤岛，浪费大量人力和物力。
　　三、解决方案
　　（一）树立健全的管理理念、培养良好的信息素养。高校要更新管理思想、改变管理观念，通过完善管理机制，促进行政管理人员正确树立为老师学生服务、为教学科研服务的管理意识。作为教学科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高质量、低消耗的管理水平与之相适应，而传统意义上具备良好的政治素质、道德素质和业务素质的基层管理者已不能很好地满足大数据时代的要求。良好的信息素养成为大数据时代高校基层管理人员必须具备的重要素质。
　　高校领导层应首先认识到信息化建设的重要性，其次，结合具體工作让基层管理人员认识到信息素养对其提升履职能力的重要性，以增强基层管理人员收集日常数据的兴趣。
　　领导层须真正落实优胜劣汰的竞争机制和以岗择人的用人机制，慢慢分流一部分效率不高和富余人员，能者上，庸者下，奖优罚劣。只有这样才能激励基层管理人员的工作热情，避免大锅饭现象。
　　（二）建立统一的管理和共享平台。首先打破各个部门和各项业务之间的信息孤岛，建立统一信息平台，实现海量数据的共享。作为高层次人才聚集地的高校，则应先从责任清、需求清、资源清、对象清等方面出发，出台相应的管理规定，制定业务、数据标准及系统整合方案，规范和约束数据的采集、传输、储存、使用等各个环节，这是高校管理人员有效利用大数据服务教学科研这一中心工作的前提和基础。同时，在规范管理的基础上，从散兵作战型管理向协同共享型管理转型，以尽快盘活各部门以及各项业务流程中涵盖教学、科研、人员信息、资产等方面的数据，从而提升整体管理服务效率。
　　目前，商务学院里正在使用的信息平台有学院外网，数字校园统一平台（oa网），学院内网，大蚂蚁软件，微信公众号等等，各种文件通知的投放及发布的渠道太多，比如：邮件、微信、飞信、QQ以及各种APP，渠道多了，必然造成一定的信息困扰，经常会发生某个通知不知是在哪个地方接收的？确定一个官方发布信息的平台，避免让大家到各个软件程序里去到处找寻信息。
　　（三）加强数据分析和应用能力。简单的数据收集共享已无法满足高校行政管理信息化的要求，充分利用大数据分析给管理层提供决策支持已是势在必行。进行大数据分析的信息数据不会来自一个数据来源，而是多个数据来源，数据的收集和管理不再是人事部门或信息部门的事情，需要各部处的支持和相互配合，不仅要关注综合性数据和关键数据，而且要关注基础数据，通过加快数据系统的建设、公开和共享，提高对数据的挖掘分析和应用能力。
　　比如通过对教务系统的成绩跟踪实时掌握一名学生的学习情况并及时帮助补缺漏；通过校园一卡通刷卡数据的监控了解学生的消费习惯并以此作为贫困资助的参考，通过教职工对校园一卡通使用的类别、次数、频率等数据进行分析，可以找出其最需要和最常用的服务是哪些，据此来优化服务布局，把服务做到人的心坎上去，可以实现服务从粗放式管理向精细化管理的转变。
　　通过图书馆图书借阅检索系统和教职工浏览所形成的非结构化数据等，可以对不同教职工的偏好进行分析，为开展个性化服务提供依据，此外，对相同学科人才的借阅和浏览数据进行汇总，可以分析各学科领域最新的科研动向，为高校人才的科研決策提供服务。
　　四、结语
　　通过以上的分析，可以看出高校的行政管理方式正悄然发生着变化，但现实也存在很多问题，如业务归属问题、信息标准化规范化问题、电子文件归档管理问题、数据存储问题等等。目前，对于商务学院来说，协同办公系统势必成为最有效的一种工作管理方式。协同办公系统面向全院教职员工，教职工在该平台下通过网络发送和接收有关信息，在线处理各项业务，再根据自己的职责权限，管理各种申请、查询等事项。协同办公系统是高校数字化校园建设的重要组成部分。它将结束传统的办公模式，实现无纸化办公，提高管理工作效率。