想要高效工作必须掌握的五大步骤和三大原则

　　无论你现在从事着怎样的工作，无论你是领导还是员工，毫无疑问每一天都有大量的事情等着你去做。从早到晚，我们就像一个机器一般，仿佛被预先设定好了各种各样的程序，按部就班的做着一切。等真正缓过神来的时候，一天的时间很快就过去了。
　　也许这并不是我们认为的最佳状态，是时候为自己的生活和工作做出改变了。时间管理作为一个新鲜的名词映入眼帘，其重要性不言而喻，越来越多的人都在寻求着高效管理时间的方法，为了解燃眉之急，以下归纳出能让你高效工作的时间管理五大步骤，希望对你有所帮助：
　　1、先了解你的时间都花在了哪里
　　在进行任何改变之前，先要确认好你的工作现状。这不仅可以清晰的发现问题，还能更加直观的找到解决方法。这是时间管理的第一步，也是最重要的一步，它常常被人忽视，因为它很容易自欺欺人。你会想当然的认为，不就是完成了1、2、3等那些工作上的事吗？除此之外，我也没干别的。其实，如果你没有通过严格清晰的记录，仅凭自己头脑中的印象，你就很难发现问题。
　　这里提供两种方法：
　　第一种方法是估计时间花费。如上图所示，我们将时间划分为完成任务所需的可计划时间（plannabletime）和不可避免的反应时间（reactivetime）。我们会发现我们的大部分时间其实都是不可控的，真正用于完成实际工作任务的时间也许只占了不到20。
　　第二种方法，也是最直接有效的方法就是使用时间日志。它会逐一的记录你在一天中的每个时间段分别都做了什么，以及这个星期做了什么，如果有多余的时间，你会用来做什么。绝大多数人通过记录时间日志，都会有惊人的发现。
　　因为你会发现其中的某一件事情所花费的时间比你想象中的多了很多，甚至于好几倍。而这正是问题的关键所在。一旦你通过有效的方法解决了它，你会发现你的工作原来也可以如此轻松。
　　2、确定明确的目标
　　目标的作用不言而喻。做任何事情之前一定要有明确的目标，而且最好是十分具体且量化的。一旦目标模糊，你的行动也会变得捉摸不定，思想也会犹豫不决。国外有一套优秀的SMART目标原则，大家可以参考学习。
　　SMART原则即：具体（specific）、可衡量（measurable）、可实现（achievable）、现实（realistic）和定时（timed）。
　　举一个例子来说，大家更容易理解。比如一个演讲者想要举办一场课程培训的演讲，如果目标仅被确定为：把这场演讲做好，让听众有所收获，达到课程培训的效果。那就是一个模糊的目标，是没办法具体落实的。我们可以按照以上的SMART原则来对这个目标进行拆分：
　　具体（specific）：要以适应听众的方式和风格来计划演讲，并增强表达的效果。
　　可衡量（measurable）：如何知道完成了这个目标呢？我们需要设计一些小调查和互动游戏，通过这样的方式来检验自己的演讲效果。
　　可实现（achievable）：这对演讲者自身的素质和能力提出了要求，演讲者是否具备足够的经验和水平来实现这个目标呢？
　　现实（realistic）：能否真正通过这短短的一场演讲来达到预期的效果，是否需要在之前做很多准备工作，以及后续的跟踪调查行动。
　　定时（timed）：这个课程演讲应有具体的时间规定，需要进行仔细的拆分，确定每一个时间段所讲述的具体内容。并在规定时间内圆满完成，以达到整体效果。
　　3、做出书面的计划
　　其实，很多人都有做计划的习惯，只是做计划的态度和方式不对。很多人的计划最终没能实施的原因只有两个，第一就是计划模糊，不具体；第二就是没有及时的审查和调整，一旦遭遇突发情况，就全盘崩溃了。
　　针对这两个问题，想要高效的管理好自己的时间，就必须明确的制定出书面的计划，并对其进行定期的审查和更新。所以，有人称之为：滚动计划（rollingplan）。
　　通过书面写下来的计划，让你一目了然，你能很清楚的知道这一个月，这一周，以及这一天，需要做哪些具体事情。而实际上的工作现状远比你计划当中要复杂得多，当出现问题时，就要懂得随时调整，有了它，你可以对某个固定时刻的剩余工作量一目了然，你也知道应该如何合理主动的利用时间，去超越你的计划。
　　这些计划工作看起来很繁琐，记录起来也很麻烦，可是一定要告诉自己不要灰心。只要你养成了习惯，并在实际工作中不断微调，你会迅速的找到最符合你当下工作状态的最佳方法，而这些计划工作纯粹是磨刀不误砍柴工，它们只是训练你，让你更好的完成目标，养成习惯而已。
　　4、学会正确应对突发的危机
　　如上所述，我们在实施计划的过程中，难免会遭遇各种无法预测的事情。使得大量本来可控的时间瞬间流逝，而令人懊悔不已的是，这些突如其来的打断，往往并不是由于事情的特殊和紧急，而大多数是一些无关紧要的事情。
　　面对这样的情况，你可以采取两种方法直接消除它们的影响。
　　第一，直接拒绝。面对很多无厘头的打扰，我们必须有自己的原则，勇于说不，这样会使你清闲不少，久而久之，那些干扰因素也会自觉无趣而不再打扰，何乐而不为呢？
　　第二，合理推迟。既然事情不是很紧急，那么就不要占用当下完成重要任务的时间，等自己处理完这些大头之后，再腾出时间来集中处理这些小头，既能主次分明，又做到了面面俱到，也不失为一大妙计。
　　总之，在面对突发的危机时，一定要理性的对待，切不可产生不必要的负面情绪，只需积极面对和灵活绕过去即可。负面情绪是一切的杀手，如果沾染上了它，别说高效工作，就连最基本的正常工作也无法进行了。
　　5、留出一部分时间来思考
　　思考，是上帝赐给人类最好的礼物。有了思考，人们就与动物产生了本质的区别。想要真正的做到高效工作，仅仅依靠上述的步骤和技巧，还是远远不够的。我们必须养成时刻思考的习惯，用最好的方法来推动工作向前进展。
　　尤其是对于一个管理层人员来说，你所处的层级越高，就越需要花更多的时间在思考，计划和决策上，而不是去做其他那些具体的事情。因为你的一个想法和决策往往决定着整个公司未来的命运。
　　即使我们并非管理者，我们也要养成勤于思考的习惯。在做时间管理计划时，必须要安排出一段固定的时间好好的思考，思考整个工作计划，思考改进工作，提升效率的具体方法，因为与其他的按部就班的重复工作相比，思考才是最有生产力的事情，无论对于你的工作，还是个人发展而言，都起着举足轻重的作用。
　　实际的时间管理中，还会有很多小技巧，根据不同的行业，以及不同的身份，职业，地位的不同而有差别，有人说，想要做好时间管理，只需要按照一套固定的系统来就好了。
　　其实，最好的系统便是自己通过实践，不断总结，微调，而形成的最终与自己相适应的系统，除了按照以上五大步骤做好时间安排外，以下这三个原则也不容忽视，它们能够为你保驾护航，确保时间更高效的利用起来。
　　1、勇于说不
　　这一点在之前有提到过，能够拒绝的一定要勇于拒绝，拿具体的对象来说，你可能要拒绝你的同事，下属，甚至于你的老板。
　　对于同事的请求，你必须找到一个平衡点，虽说能力范围内的互帮互助，能够为自己的人际关系加分，可是如果事无巨细，什么要求都答应的话，一定会顾此失彼，在别人的称赞中忘掉自己手头的重要工作。你应该有自己的原则，要记住，如果不是你该做的事情，并不是每一件你都要去做。
　　对于你的下属，你需要做的不是替代而是引导和决策，当然如果他们真的需要你的帮助，你也一定不能袖手旁观。对于老板来说，并不是每一个老板的决策都是英明神武的，在特定的条件下，我们可以通过协商和谈判，让他改变自己的某些决定，从而避免不必要的工作负担，提升团队整体的工作效率，也同时节省了自己的时间。
　　2、有时候完成比完美更重要
　　有些天生的完美主义者，总希望在工作中，自己能把控好每一个细节，尽量做到尽善尽美，于是总是不断的自我优化，以追求更加完美的状态，这虽然是积极正面的，可是我们必须在质量，时间和成本这三者上找到平衡。
　　多年前，一个做服装生意的亲戚准备向工厂下单做一批裤子，在经过了精心的市场调研，完美的策划和不断的调整优化中，历时3个月，裤子终于投入了批量生产，这位亲戚马上开始做详细的营销计划。而令人意想不到的是，如此完美的准备工作下，却并没有带来裤子的畅销，反而一度陷入了滞销，这位亲戚百思不得其解，其中一位朋友直言不讳：时间过去了这么久，别说市场热度消退了，现在也到了换季的时候，怎么能卖得出去呢？亲戚听完恍然大悟。
　　因此，我们在做一件事情的时候，不要一开始就一味的追求完美，必须考虑到时间成本的重要性。时间虽然不是金钱，却比金钱重要多了，有人说：时间是最大的成本。尤其是现在的市场竞争白热化，很多时候都是在与时间赛跑，所以，我们必须对市场动向了如指掌，从全局出发，在这种情况下，完成真的比完美重要多了。
　　3、找到自己的时间平衡点
　　我们的生活不仅仅只有工作，每个人都希望拥有一段属于自己的美好时光，这可能是你与家人共进晚餐，或者是与妻子闲庭漫步，又或者是陪伴小孩，与他们共同成长。有人认为，我们进行时间管理，开启高效工作的模式，其实就是为了节省时间，去做自己真正想要做的事情，去享受与家人在一起的幸福时光。这样的说法并不为过，也是绝大多数人的共同心声。
　　所以，当我们把眼界放宽，提升一个高度再来看时间管理这个问题，也就是不只是关注于工作时，我们应该对自己的时间做出更好的规划。明确自己在工作，旅行，陪伴家人或者其他特定事情上所需要花费的时间。
　　比如，每周一次家庭活动，每月一次旅行等，这些可以作为对自己的奖励，也是对家人的一种承诺，还可以增加我们的幸福感，让我们更有动力去思考和完成自己的工作。相信在这样莫大的精神鼓舞下，我们一定会更积极主动的规划好自己的时间，踏上高效工作的光明大道。
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