石油企业档案管理优化策略探析

　　仇丽霞李宇龙
　　【摘要】在石油企业生产经营活动中会形成大量档案，通过加强档案管理工作，能够让企业获得完整、准确的资源信息。在经济全球化发展过程中，石油企业面临着越来越激烈的市场竞争，档案管理的重要性也逐步得到体现。当前石油企业档案管理中还有很多不足之处，这要求尽快转变档案管理方法，完善基础设施，促使档案管理工作质量与效率实现提升。本文将简述石油企业档案管理的重要性，并提出具体可行的优化措施。
　　【关键词】石油企业；档案管理；优化策略
　　档案可将石油企业生产经营、人员调动、技术更新等情况反映出来，不仅真实、全面记录了石油企业发展历程，还能够为企业今后经营管理提供引导与辅助的帮助。通过将档案价值发挥出来，有利于石油企业的健康与稳定发展。基于此，石油企业要加大档案管理力度，积极采取新方法、新思路，提升档案管理效率，为企业各项工作顺利开展提供参考依据。
　　一、石油企业档案管理的重要性
　　在全球经济快速发展过程中，在石油、天然气等能源需求上逐步增加，我国石油企业在石油、天然气开采上出现了供不应求的局面，且内部各项管理问题也变得更加突出。档案作为石油企业有形资产的记录与凭证，是专利权、商标权、商誉等无形资产的依据与证明，在企业创新、管理和风险应对等方面发挥着重要作用。同时石油企业利用好档案，可以规范生产、经营和管理等工作，让企业合法权益、职工利益得到有力维护，也在解决企业纠纷中发挥着关键凭证的作用。因此石油企业应该充分认识到档案管理的重要性，积极探索更加行之有效的管理方法，不断提升档案收集、整理、储存和利用等工作效率，确保最大限度发挥出档案应有价值，为企业可持续发展保驾护航。
　　二、石油企业档案管理的优化策略
　　（一）提高重视，增加资金投入。石油企业要定期召开档案管理会议，合理安排档案管理工作，严格督促落实，各部门及人员要主动参与到档案管理中，及时提供各项档案资料，保证档案的完整性与准确性。石油企业要在内部做好宣传工作，让每个职工都真正意识到档案管理的重要性，能够积极履行好自身职责，为档案管理工作顺利开展奠定良好基础。此外，以往由于石油企业领导忽视了档案管理工作，投入的资金较少，导致档案管理难以高效进行。对此石油企业要逐步增加资金投入，让档案管理工作开展有足够的经费，可以通过设置专项资金的方式，让档案管理基本需求得到满足。同时档案管理有充足资金后，也有利于加快信息化建设步伐，促使档案管理效率进一步提升。
　　（二）注重完善档案管理机制。石油企业要想提升档案管理水平，将各项档案资料价值真正体现出来，应该尽快建立起完善的档案管理制度。这需要企业打造档案管理网络信息运行系统，在此平台上让档案信息能够在企业内部高效传递，为管理者查询与利用创造良好条件。当然石油企业在应用档案网络信息运行系统时，虽然可以将档案管理价值有效体现出来，但是也容易出现信息安全隐患，这需要企业建立与之相应的档案管理制度。石油企业技术等部门要主动参与进来，加强协作与配合，共同加强对档案安全性的管理工作，结合档案内容设置相应的级别权限。石油企业要定期检查与更新内部系统的防火墙，在制度的约束下保证档案安全，能够得到充分开发与利用。
　　（三）更新现代化管理设施。为了让石油企业档案管理工作高效、顺利进行，还需要在硬件设施上配置齐全，这要求企业尽快转变传统思想，尽快将现代化技术与设备引进来，如计算机、摄像机、录像机、复印件、扫描仪等，提升档案管理信息化水平。要注意不能让大量设备被闲置，否则将在人力、财力和物力上出现损失与浪费。在先进方法与技术支持下，形成功能强大的信息管理系统，让石油企业所有档案都得到信息化管理，提升其自动化水平。信息管理系统要发挥出文件录入、修改、转储、案卷合卷、拆卷、编号、打印表格等功能，确保档案管理人员可以快速实现对档案的分类、组卷与归档，便于企业其他部门人员方检索与查阅档案资料。由于石油企业档案数量大、种类多，为提升查阅速度，应积极配置档案信息管理系统，从而保证档案管理工作效率实现大幅度提升。
　　（四）提高档案管理人员综合素质。21世纪企业之间的竞争更多的体现在人才上，高素质人才对企业生存与发展至关重要，对此石油企业也要注重提升檔案管理人员的综合素质。第一，石油企业要定期开展对档案管理人员的培训工作，让他们及时掌握最新的档案管理政策、法律法规和相关专业知识，实现档案管理人员专业水平的提升，能够为高效、有序开展档案管理工作奠定良好的人才基础。第二，增强档案管理人员自学意识，既要参与企业定期培训，也要主动加强先进科学技术学习，积累丰富的科技知识，提升档案管理工作的科技水平。同时也能积极创新档案管理方法，将档案价值充分发挥出来，促进企业的快速发展。
　　三、结语
　　总之，石油企业在发展过程中会形成大量的档案资料，可以将勘探生产、工程建设和人事行政等情况反映出来。这要求石油企业提高对档案管理工作的重视程度，既要建立完善的档案管理制度，增加资金投入将基础设施建设完善，还要积极引入现代化手段，培养更多高素质人才。这样才能真正提升档案管理效率，为石油企业今后发展打牢基础。
　　【参考文献】
　　〔1〕杜惠芳。大数据时代的企业档案管理初探〔J〕。办公室业务，2018（13）：104。
　　〔2〕闫婧。如何运用创造性思维管理石油企业档案〔J〕。城建档案，2018（05）：9394。