新形势下人力资源局的档案管理

　　摘要：在新形势下，人力资源局档案管理工作有了新的要求，作为一项基础工作，适应形势发展与变化，并遵循服务于社会各项事业的前提，档案的管理应用才能真实地反映人物面貌与履历，也才能发挥相关单位用人的参考价值。
　　关键词：新形势；政策补贴档案；档案管理
　　人力资源局的档案管理工作是服务于国家与社会需要的重要工作，其中如创业就业补贴、培训补贴等政策性补贴档案的整理，直接与国计民生事务相关。随着我国经济的不断发展，新形势下的单位档案管理工作也必须与时俱进，优化管理方式，推动更好的发展。
　　一、当前我国人力资源与社会保障局档案管理工作存在的问题
　　（一）劳动保障管理被忽略
　　我国有着超过14亿的人口，而劳动人口更是占据了较大的数量，且呈现结构复杂的特点。针对一些创业就业的补贴以及人才培训补贴等档案管理数量多，任务重，管理程序较为繁琐。在我国当前很多地区人力资源及社会保障局的档案管理工作中，硬件技术的支持缺乏，一些档案的管理室甚至全部依赖于人工的文件归档与保存记录工作，出现失误甚至档案丢失的几率较高。
　　（二）健全的管理机制缺失
　　人力资源管理局尤其是就业政策补贴的档案管理工作涉及的领域较多，很多管理模式都将档案分为了不同的类型，通过不同部门进行保管，尽管在过去传统的背景下应用这种管理方式具备一定合理性，但随着档案管理中分配管理的多样化，档案之间形成了信息的共通性，这就需要加强不同部门之间的沟通与配合〔1〕。而在实际的管理工作中出现了较多部门相对独立、各自为政的情况，导致档案管理工作障碍重重，为档案的管理带来诸多不便，也不符合新形势下档案管理工作的要求。
　　（三）先进的管理模式缺失
　　我国当前很多地区部门的档案管理工作依旧以传统模式为主，如从卷数的方面进行整理，存在的问题较多，在档案数量的不断增加后，工作量的大幅度增长势必引起归档工作的错乱，另外，档案的管理也由多人经手，为后期的使用带来极大的不便，工作交接量的增加降低档案管理效率，而先进管理模式的缺失也使得档案的管理效率无法得到提高。
　　二、档案管理工作在新形势下的社会重要性分析
　　政策性补贴档案的管理是重要且基础性的工作，为各领域人才的基本保障提供基础，同时也密切关系民生，促进社会的和谐稳定发展。从个体上看，政策性补贴档案管理能够推动各个人员的自我发展与工作积极性，有助于人才生活质量的提高并全身心投入工作，对其薪酬和社会保障产生保护作用。这些年以来，我国的经济发展非常迅速，这一背景也在一定程度上推动了档案管理的改革，各种高新技术的应用与创新为档案管理人员工作效率的提升发挥了促进与推动的作用，各人力资源的档案管理工作均纷纷应用技术服务于档案管理，使管理工作逐渐形成一个更为科学合理的管理系统。不同的时代有着不同的时代特征，而当下的现代化管理形式无疑对档案管理提出更高的要求，在实际的档案管理工作中，必须积极创新管理模式，强化工作人员的管理素质与业务能力，促进档案管理工作的进一步发展。
　　三、推动新形势下人力资源与社会保障局档案管理工作发展的措施
　　（一）认识档案管理工作的重要性
　　在新形势下，管理模式、管理方法以及管理要求均有了新的转变，但档案管理的基础性作用依旧存在，人力资源局的档案管理工作人员必须重新认识并重视档案管理工作，从思想上到行为上都以负责任的态度进行管理，从管理领导上看，要积极争取得到政府部门的支持，在人力、物力等方面加大投入力度，在有条件的情况下建立综合的档案室，不断完善档案信息的收集与更新，确保档案信息的完整与全面，为后续的组织应用工作提供便利，也保证了新形势下档案管理工作更符合规范与要求，真正将人力资源局的档案管理工作作为一项制度化的工作加以执行〔2〕。
　　（二）推动相应的管理机构建设
　　档案管理工作自始至终都属于一项较为繁琐的基础性工作，需要较多的专业管理人员参与其中，共同完成档案的更新管理和应用。因此，人力资源局需配备足够数量的专业水平档案管理人员，单独负责档案管理，并确保参与人员都有明确的分工，预防因中途出现人手不足而引发工作效率下降甚至严重失误的情况。另外，相关部门的管理人员还要针对档案的管理设置一定规模的档案室，确保其中的用具与管理设备充足，对管理档案以及物资资源进行科学合理的规划与分配，充分利用现代化科学技术的管理手段、电子档案信息管理系统进行管理，尽量避免在人力的消耗上产生的降低管理效率的现象。
　　（三）提高档案管理人员业务能力
　　传统的档案管理模式不能适应新时期的管理要求，而传统的管理人力资源中，也存在一批年龄普遍较大，现代化技术与知识掌握不全，缺乏先进管理理念与方式的管理人员，伴随着各种技术设备的引入与业务的增加，这些人员在适应上与业务处理上均处于严重落后的情况。那么各地区的人力资源管理者必须针对这种现象进行有力的整改，如加强人员对新档案法律法规的认识，提高责任意识与任务意识，全面学习新的管理模式与管理理念，进行专业知识的再学习，提高业务能力，并深入掌握新技术的使用方法，才能促进其档案管理工作效率的提高。总之，档案管理工作人员必须紧密结合理论与实践，创新管理方法，提高管理效率，以自身进步促进档案管理团队整体水平的提高，培养一支支优秀的档案管理团队。
　　（四）健全档案管理运行机制
　　由于政策性补贴的档案管理工作涉及的领域众多，特别是就业创业补贴、培训补贴、特色人才补贴、生活补贴等综合数量惊人，要实现巨大业务量的操作与完成，必须确保有健全的管理制度及教育机制，同时还要配有相应的人员激励机制与约束机制，才能保证档案管理人员提高工作效率，保证工作质量。因此，人力资源与社会保障局要面对所有档案管理人员展开定期的专业培训，确保所有人员均达到专业管理程度并长期处于再学习的状态，在进步中提高管理效率，促进档案管理工作的发展。
　　（五）全面覆盖信息化管理
　　信息化管理是新时代发展的产物，新形势下的档案管理工作更应该采用信息化管理技术，提高管理效率，同时解决传统档案管理中存在的资料磨损、无法长久保存的弊端，提高经济管理的节能性，并推动档案资料管理的现代化、智能化与科技化发展。在一定程度上有效减轻档案管理人员的工作负担，并确保了档案管理工作的创新源泉，具有符合时代发展的现实意义〔3〕。
　　四、结束语
　　综上所述，在市场经济中，档案管理工作具有重要的意义，在新的形势发展背景下，人力资源局的档案管理工作和旧的人事制度发生了巨大的碰撞与矛盾，新时期下的档案管理工作人员必须重视这一社会性质与社会背景的改变，真正重视档案管理工作，转变管理观念、提高专业素质、强化信息化管理，从而确保新形势下的档案管理工作更具科学性与系统性，进而推动社会发展与进步。
　　参考文献：
　　〔1〕刘晓卓。人力资源及社会保障局的档案管理分析〔J〕。办公室业务，2015，12（17）：105。
　　〔2〕陈丽。新环境下的人力资源和社会保障局档案管理策略分析〔J〕。劳动保障世界，2015，21（02）：45。
　　〔3〕单华。人力资源以及社会保障局的档案管理研究〔J〕。学术探讨，2015，4（09）：313。