高校人事档案的重要意义及其有效利用

　　杨阳关英慧
　　【摘要】高校人事档案在高校的发展和建设过程中起着重要的作用，其不仅是教职工的综合评判基础，同时也是人员选拔和任用的重要依据。因此，本文将对高校人事档案的重要性进行简单论述，并对其利用情况进行分析，以期推动高校档案管理工作的建设和发展。
　　【关键词】高校；人事档案；重要性；有效利用
　　高校人事档案记录着教职工人员的综合情况，包括学习情况、教学情况、工作历程情况以及奖惩情况等，是高校进行人才选拔、任用等活动的重要依据。由此可见，人事档案在高校的建设和发展中有着非常重要的作用，高校需要在今后的发展中对其加以重视和利用，提高其利用效率，为高校的发展奠定坚实的人力基础。
　　一、高校人事档案的重要意义
　　（一）人事关系变更的重要凭证。人事档案能够反映高校人事关系的变更情况，当校内教职工的工作出现变动时，则需要将人事档案同时带到新的单位，新的单位需要对工作变动人员的工龄、年龄以及相关信息进行全面的了解和记录，关系到其自身的利益，此时，高校的人事档案记录就成为重要的依据，为工作变动人员的发展提供保障。若是高校的人事档案不完整，那么就会影响到工作变动人员在新单位的发展，产生较大负面影响。由此可见，高校人事档案是人事变更的重要凭证。
　　（二）教职工信息的重要证明。人事档案中记录着教职工的基本信息，如：学历、履职情况、职称、教学成果、科研成果、健康状况等，包含了较为全面的信息。高校在人才晋升方面的要求较高，不仅要具备较好的专业能力、管理能力，还要具备较强的综合素质和职业道德，因此，在人才选拔及晋升的过程中，人事档案中所记录的信息就成为重要的依据，可以证明该教职工具有足够的综合素质来胜任相应的职位。由此可见，人事档案是教职工信息保存和素质的重要证明。
　　（三）高校人力资源管理的重要依据。高校相关部门和领导可以根据人事档案的记录内容来进行科学的人力资源管理，分析当前高校的人力资源结构是否符合学校的发展，是否能够为学生带来全方面的服务与更好的发展，是否能够促进高校教育的全面改革等。通过对人事档案的分析，可以对未来高校的人力资源发展趋势进行深入了解，并在此基础上对人力资源进行科学化预测，以便提高高校人才引进及培养等方面的决策效率，为高校的可持续发展提供重要依据。
　　二、高校人事档案的有效利用
　　为了加强高校人事档案的有效利用，高校相关部门及领导可以参考以下内容：
　　（一）提高主动服务的观念。为了加强人事档案的利用效率，需要全面收集人事档案信息，以便能够更加有效地利用。因此，人事档案管理人员应当改变自身的服务观念和方式，变被动为主动。第一，在熟悉档案建立及管理所需要内容的基础上，积极参与到资料信息的收集工作中，并开展主动服务。在收集资料信息的过程中，应当展开全过程的跟踪和服务，及时并准确地掌握人事档案信息。第二，对新任职的教师、干部等，应当要从爱惜人才的角度出发，对其进行全面信息收集和记录存档，并酌情挑选优秀的人才向相关部门领导汇报，以便能够针对性培养，加强人才利用。由此可见，提高人事档案管理人员主动服务的观念能够在很大程度上促进人事档案信息的有效利用。
　　（二）加强人事檔案的保密与利用。人事档案中所记录的内容是教职工一生的缩影，很多内容涉及个人隐私，是不可以公开或外泄的，因此，在实际情况中，需要加强人事档案的保密管理。第一，人事档案管理人员需要认真学习《档案法》《档案管理法》《档案保密法》等法律法规，保证其不会外泄而影响档案的正常利用。第二，虽然我国《人事档案提供利用制度》中不允许个人查看档案，但是随着时间的推移，很多教职工都对自己的经历逐渐模糊，却没有一定的知情权。笔者建议，高校可以酌情公开信息，但前提需要教职工报有关部门申请，得到允许后方可登录特定的数据库中查看，并只享查看的权限。需要注意的是，数据库需要加装安全保护措施，避免人为破坏和泄密，做好备份，避免数据的永久性丢失。在做好上述保密工作的基础上，当需要人事档案的时候，才能够有效提高档案的利用效率。
　　（三）加强人事档案的信息化建设。随着信息技术的发展，人事档案管理工作也需要与时俱进，展开信息化建设。第一，建立人事档案数据库。高校需要建立人事档案数据库，将现有的人事档案资料录入其中，并进行加密管理，以便后期使用的时候不用费力去翻找纸质资料，省时省力，方便调取。第二，加强人事档案管理人员的信息化思维和技能。为了与数据库相匹配，高校需要加强人事档案管理人员的信息化思维和计算机操作技能，通过培训的方式使其掌握更加全面的计算机操作和管理技能。第三，线上线下统筹管理。网络具有一定的不安全性，单纯地以信息化方式来对人事档案进行管理和利用是不安全的，因此，笔者建议采用线上线下统筹的方式，即：纸质原版档案录入到系统后，纸质原版还要存档，以备不时之需。
　　三、结语
　　总之，高校人事档案对高校的发展以及学生的发展都有着直接的关系，因此，各大高校应当加强对人事档案的重视程度，在明确其重要性的基础上，通过提高主动服务理念、加强保密管理以及人事档案信息化建设等措施来提高人事档案的利用效率，为高校的发展奠定良好的基础。
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