浅议高校后勤管理信息系统建设

　　【摘要】在国家实行教育体制改革的重要关头，高校后勤部门必须加强管理信息系统设计与构建，提升整体后勤工作质量。本文将从高校后勤管理信息系统的背景和现状入手，分析短板，提出切实可行的建议。希望对相关人士有参考价值。
　　【关键词】信息管理；高校后勤；信息系统
　　后勤工作是高校管理工作的重要组成部分，是高校正常进行教学及其他活动的前提和保障，更好地完成高校后勤管理信息系统建设，有利于提升后勤工作的质量与效率。目前我国高校后勤管理工作信息化已是大势所趋，管理信息系统除了辅助学生的日常管理工作外，还涉及其他的食堂管理、校园绿化、校园医疗、教学设备维护等等。因为涉及面越来越广，高校后勤管理信息系统还有很多需要完善的地方。
　　一、高校后勤管理信息系统的现状
　　（一）高校后勤管理信息系统概述。后勤在高校主要是保障师生的日常教学与生活，为师生提供各类服务、设施和物资。因为高校后勤服务工作技术性、服务性以及整体性的特点，高校后勤管理信息系统应运而生。普遍的说法，认为高校后勤管理信息系统就是利用计算机信息技术收集、分析、维护、保存和利用系统的一个平台。也有说法认为高校后勤管理，重点在利用国家以前构建国防信息保障系统上建立的基础设施，以实现后勤管理上的信息自动化和一体化管理网络，使得学校师生的要求能尽快反映到管理层，师生的需求能够尽快被满足，在高效的前提下更加节省人力物力。
　　（二）高校后勤管理信息系统的现状。高校后勤信息管理分为两部分：一个是保障高校学生基本生活和上课的系统，一个是保证科研工作顺利进行的系统。整体上说，我国高校后勤信息化建设还不够完备，有些高校只有模糊的概念，由于缺乏专业人员和实操经验，在信息化发展上屡屡碰壁。北上广等高校信息化程度较高，而其他地方信息化程度略低，这是经济、环境各方面共同影响的结果。高校后勤管理系统不止在程度上，在其他方面也有很多问题。首先，是学校后勤设备没有市场化，学校对设备的管理缺少成本概念和收益意识，这样很容易造成设备的价值贬值和资源闲置，后勤管理信息系统往往忽略这些闲置的设备和资源。其次，不同的高校有不同的后勤运作模式，有很多模式都是不规范的，没有发挥产权运营主体作用，没有合理的运作规范。不合理的规范，很难让后勤部门像企业一样，建立完整的信息系统，也就无法达到高效运作。最后，后勤管理部门没有清晰的分工，这就导致学校没办法针对性收集信息，也不能更好地利用信息来调配资源。
　　（三）高校后勤管理信息系统的必要性。首先，从技术上，信息技术的突飞猛进和信息人才的增多，为高校后勤管理信息系统的实现做好了前提。其次，利用高校后勤管理信息系统来代替传统的信息管理手段，可以节省人力物力，大大节省财务支出，并且在信息收集的质量上也会有进一步突破。最后，除了管理成本的减少，一个科学的后勤信息管理系统具有规范、安全、高效等优点，既可以保证系统的运营效率，又能控制使用者的权限，且容易维护，完全值得投入。利用信息系统，可以促进各级岗位责权分工明确，由此形成良性循环。同时在监督考核方面，一切以评估数据说话，更加公平公正，用指标来加强员工的责任意识，可以说事半功倍。
　　二、高校后勤管理信息系统的基本模式
　　（一）信息系统基础。高校信息系统的建立，根本上是要沟通后勤单位与各职能部门，因此需要一个串联上下级的办公软件，下属单位可以利用软件向上传递重要信息并及时得到反馈，一个整体的信息循环系统，可以提升工作效率、节省工作时间。一个有效的高校后勤管理信息系统，必须建立在具体的各部门办公系统之上，在规范之下使得工作人员分工明确、目标清晰。同时要整合现有的管理信息系统，以大的后勤信息平台将其覆盖，这样能让决策者第一时间收到信息，尽快解决问题。只要网络硬件设施齐备，就完成了信息化的第一准备条件，其次还需要一定的专业人员即计算机方面的人才，以及足够的资金投入。
　　（二）与小机关管理模式适应。我国高校常见的高校后勤管理模式是小机关的管理模式，是以虚拟的甲方乙方关系来管理后勤，后勤管理处就是小机关，它下属有多个部门，例如住宿、餐饮、教学设施等等各自独立经营。小机关的管理模式可以说是几次简化的成果，节省开销的小而精模式。因为这样的管理模式是常见形态，在后勤信息管理系统的构建中，要把这点充分考虑进去，不仅要有大局观，也要注意细节。办公系统也要配合部门做到小而精，秉承节约原则，让工作流程进一步简化、效率更高。同时要把多个部门紧密联系起来，形成独立且息息相关的关系，构建小机关的信息系统重点在统一把控，下属部门则要根据各自特色。这需要构建扎实的研究高校后勤实体模式，并在实践中不断改进。
　　（三）学习先进样板。上文已经说过，北上广的信息化程度比较高，因此像一些运营的好的高校学习还是很必要的。在一些地区也有成功的样板树立，以推动整个地区的高校后勤管理信息化。因此在构建高校后勤管理信息系统的时候，可以学习成功高校的经验，既包括北上广等一线城市的经验，也包括本地区同类院校的经验，分析利用并结合自身特点。学校本身可以建立后勤信息化试点，没有足够的经验和基础条件构建整体的后勤管理信息系统，可以从局部入手，带动整体发展。
　　三、如何科学构建高校后勤管理信息系统
　　（一）科学制定目标。要构建一个科学的（下转第94页）
　　（上接第73页）后勤管理信息系统，首先要制定好科学化的目标，科学化的目标包括规范、标准的运营过程和高校预期的涉及范围、最终效果。这些都是高校后勤部门考虑自身因素来决定的，不能盲目照搬他人经验。首先高校后勤部门要对目前的工作状况和经济处境有一个清晰了解，其次所有部门职工都要有信息化意识，共同支持、配合以达到目标，最后要深入分析各方因素再作出决定，目标不能脱离实际。高校后勤管理系统，要满足以下几个特性：第一是先进性，采用先进的软件框架和网络技术，一定要及时优化数据，保证信息的更新换代，以更有效地进行管理工作。第二是稳定性，在系统的构建与开发中一定要采用成熟技术，保证系统的安全可靠，总系统要兼容下属系统。第三是实用性，高校后勤信息管理系统并不要求高端技术，但技术人员必须妥善维护系统的正常运行，包括统计、分析和检索等各种功能。第四是拓展性，后勤管理信息系统要有不断改进和创新的余地，更好发挥自身的可拓展性。
　　（二）平衡人力物力资源。构建一个科学的后勤管理信息系统，一方面离不开扎实的硬件设备，计算机和网络配备必不可少，另一方面信息系统需要人员的维护和支持，只有专业人员才能解决后顾之忧。这两方面的支持都必不可少，高校必须加大投入，才能建设真正有效率的后勤管理信息系统，在二者的平衡上，也需要高校结合内外因做出适合的决定。
　　（三）实践中尽量避免偏差。由于高校后勤管理工作范围广、规模大，系统真正运营起来总会有各种偏差。后勤管理信息系統包括：餐饮管理服务系统，分析食堂库存和价格以及学生消费状况；保修管理系统，主管设备维修和维护工作；学生公寓管理系统，为学生的日常生活提供信息服务；人事管理系统，存储相关的人事信息。以及一些琐碎的分支，总之不同的板块有不同的特征和要求。服务计划再科学合理，实践也离不开规范和监督。只有加强管理方面的工作，培养员工的责任意识，不断纠正错误，后勤管理信息系统就能具有长久的生命力。高校后勤部门更要在实践中不断进步、赶上时代，例如现在很多高校有自己的网址以提升信息化质量。后勤管理信息系统只有融合先进的信息科学技术、现代管理经验和人力物力资源为一体，才会符合高校后勤管理工作的要求，满足高校师生的需要。
　　四、结束语
　　总之，高校后勤管理信息系统建设是高校工作中不可忽视的环节，高校管理者要注意时代与本校的要求，更要在具体的工作实践中不断修正目标，找到合适的实践方式，利用计算机技术和网络技术，为教职工和学生的衣食住行及学习科研做好保障。
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