浅谈大数据背景下电子信息档案管理

　　【摘要】在当前大数据背景之下，人们传统的工作和生活方式逐渐发生了变化，进而给各个领域带来了比较大的挑战，同时档案事业迎来新的发展空间。当前，档案资源主要利用了数字化形式来保存，进而让其在维护以及保管方面都比较方便。但是，电子信息档案管理还存在一些不足之处。因此，本文总结了目前大数据背景下电子信息档案管理存在的一些问题，并且针对性地提出了管理策略。
　　【关键词】大数据；电子信息档案；管理
　　随着互联网以及云计算越来越普及，大数据迎来了一次巨大变革，并且在比较短的时间内进入各行各业当中。大数据是一个规模比较大的数据集合，其有着数据规模大、数据速度快以及类型多等特点。其中，人事档案是对各类人才的有关信息进行记录，利用大数据来对人事档案进行管理，更加有效地缩短档案信息查找时间，进而带来比较便利的服务。
　　一、大数据背景下电子信息档案管理的重要性
　　（一）有助于提高工作人员的效率。利用电子信息形式档案更有利于提高有关工作人员的效率。通过计算机管理系统能够降低从事档案管理工作人员的工作负担，更好地提高工作效率。它是当前档案管理工作实现持续健康发展的必然发展方向。
　　（二）有助于对存档资料进行保密。利用电子信息形式的档案更加有利于进行保密存档。当要查阅档案文件时，不必提供整卷档案，仅仅通过智能检索工具就可以找到自己需要查阅的文件。这样会提高查阅的速度。除此之外，电子信息档案还能够在查阅的时候防止资料泄露，进而提高档案管理的保密性。
　　（三）有助于进行查漏补缺。利用电子信息档案将更好地对档案文件补漏增缺。在查漏补缺档案文件的时候，传统形式档案管理需要通过手工形式来装卷和拆卷，电子信息形式档案管理仅仅在有关的系统当中直接修改系统，非常便利，大大提高了工作的效率。
　　二、目前企业电子档案管理过程中存在的问题分析
　　（一）档案管理技术以及设施比较落后。对企业来说，在认识档案管理的过程中，不仅缺少专业档案管理技术，还缺少计算机有关技术人才。企业在管理档案信息化过程的时候要依靠计算机完成相关技术支持。当前，虽然多数企业都有了档案管理信息系统，然而由于对档案管理技术设施投入不足，进而造成了技术手段比较落后，同时一些企业甚至还利用传统管理模式，档案优势不能充分发挥出来，进而给企业持续健康发展带来不利影响。
　　（二）缺乏档案管理制度。当前，大多数企业在认识档案的有关管理上还不健全。档案管理和收集缺少规范性，往往会发生信息缺失以及档案丢失的问题。除此之外，企业在档案使用以及评估当中缺少合理性，不能充分将档案的利用价值体现出来。
　　（三）档案管理工作人员综合素质偏低。目前，我国多数企业档案管理人员为兼职，档案没有专业人员进行管理，进而造成档案管理工作的效率比较低。另外，从事档案管理的工作人员学历往往比较低，并且年龄比较大。所以，对新事物的接受能力比较欠缺。多数档案管理人员缺少专业的培训，其专业知识和技能都不足。同时，多数企业还是传统档案管理模式，其信息化管理水平比较低。
　　三、健全大数据背景下电子档案管理对策
　　（一）强化档案技术以及设备的投入力度。在大数据背景下，企业要想更好地对当前存在的困难进行解决，不仅要增加档案管理硬件方面的投入力度，还需要提高软件建设资金投入。在档案管理队伍建设过程中，不但要配备档案管理专业人才，还要对计算机有关人才进行配备。只有这样才可以更好地提升档案管理的工作效率以及工作质量。
　　（二）健全档案管理有关的制度。企业在对档案有关信息进行收集和整理有关工作的时候，要利用一体化手段来进行控制，并且还需要在档案管理有关工作当中进行对应的考核，特别在当今大数据背景下，档案有关的工作人员需要对自身专业知识进行不断丰富，并且对专业技能进行不断提高，进而能够与时俱进。除此之外，还可以对档案有关工作人员进行有效的督促，对工作人员工作的积极性进行更好的激励。
　　（三）提高档案管理人员的综合素质。随着大数据应用越来越广，其对档案管理来说，传统管理模式不能和当前社会发展相吻合，其需要对档案管理模式进行不断创新，提高有关工作人员的素质水平。为了提高档案管理人员的素质水平，能够从下面两个方面进行改进：第一，管理档案的工作人员需要有着比较大的时代意识，进而保证自身知识和技术水平能够与时俱进，适应当前社会背景发展的基本需求。第二，管理档案的工作人员需要对大数据有关技术进行更好的掌握，通过这些技术来开发和利用档案数据，提高档案的使用范围。
　　（四）提高档案管理数据的安全性。在大数据背景下对档案进行信息化管理，要充分发挥网络平台的优势。构建更加方便档案管理工作人员操作的软件系统。为了提升档案管理数据更大的安全性，要从下面两个方面进行：首先，完善档案管理的信息化水平，构建大数据的互联网平台。其次，充分发挥大数据优势，对有关业务进行整合，并且改进档案管理的工作流程。
　　四、结语
　　综上所述，在当今大数据环境下，档案管理工作面临着较大的挑战，同时也面对着众多的机遇。因此，有关工作人员需要不断增加自身专业技术水平，提高自己业务能力，紧紧抓住当前所面临的机遇。只有这样，档案管理工作才能够持续健康发展，将自身价值发挥到最大化。
　　【参考文献】
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　　〔2〕寧慧敏。大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨〔J〕。人才资源开发，2016（02）：180181。