法制背景下的档案信息资源开发利用

　　【摘要】法制原则是开发利用档案信息资源工作必须贯彻的重要原则之一，它要求档案工作者在开发利用工作中以法律为准绳，做好档案信息的保障工作，又要促进信息的合理利用。
　　【关键词】法制；档案信息；开发利用；途径
　　在建设中国特色社会主义理论体系当中，法制建设是其重要组成部分之一，因此，進一步依法加强档案信息资源的管理是当前建设特色社会主义的至关重要的一步。《中华人民共和国档案法》的颁布，反映了全国人民和档案管理工作者的共同要求，它将档案工作纳入一个法制阶段，有利于加强对档案的收集管理工作，同时也是更好地保护和利用档案的一个重要手段。
　　一、法制背景下档案信息资源开发利用的现状
　　（一）档案管理制度落后，缺乏创新。传统的档案部门往往为保管而保管，重保管轻利用，工作流程讲究等、靠、要，忽视社会效益和经济效益，这远远满足不了当今时代的发展要求，在这个信息资源大爆炸的现代信息社会，新技术的应用和相关理论学科的发展也会对档案信息资源的管理产生一定的冲击，使得档案工作领域不断出现一些新的问题，如果再用传统的管理体系，如闭架借阅等方式，势必会对档案工作发展造成一定的阻碍。
　　（二）档案信息的安全管理受到威胁。信息的网络化在给大众带来便利的同时，也对档案的保密工作造成了一定的威胁。从主观因素上说，档案管理人员的安全和保密意识不强，在缺乏审查和管理的情况下，就随意将信息发布到管理网站上，这无形之中增加了档案信息泄露的可能性。从技术方面来说，电脑病毒的横行，以及网络黑客的恶意攻击，也是造成档案信息泄露的重要原因。
　　（三）档案管理人员素质不合格。档案工作者业务素质的高低会直接影响到档案业务指导工作的好坏，进而影响到档案信息的管理与利用。当前的档案工作者存在着以下问题：1。档案工作者的业务素质不高，也就无法高质量地完成有关人员的归档、立卷，保证不了档案信息的质量。2。信息化社会要求档案管理工作者在基本能力合格的前提下，还要有法制意识和创新思维，需要多方面了解相关理论和知识，部分工作人员观念落后，开放与创新意识淡薄，也是当前制约档案管理工作发展的重要原因之一。3。在市场经济的浪潮下，许多的档案工作领导者对于工作本身缺乏重视，管理意识薄弱。由于档案工作受到本身工作形式的制约，往往不会产生较为直接的经济效益，这就使得一部分的领导者把管理的重点放在了企业的生产经营上，从而忽视了对档案工作的关注，这确实是当前广大企业的现状。
　　（四）档案信息质量的薄弱。档案信息质量是档案开发利用的前提，而后者又是检验、提高档案信息质量的主要手段，二者是相互联系，相互依存的关系。使用者要想在关键时刻快速、准确地查到所需要的档案信息，材料的完整齐全是前提。而当前的档案信息往往也正是这方面比较薄弱，档案信息简单。使用者所需要的材料收集不全、有误甚至是本身就缺乏，给使用者带来不便和困难，甚至会给公司带来重大损失。
　　二、法制背景下档案信息资源开发的主要内容
　　（一）提高档案质量，做好信息整理。档案的信息收集工作是整个业务工作中的第一步，认真做好档案信息收集工作，是保证档案信息质量的基础。因此，在档案收集过程中，必须要严把质量关，按照放档范围和归档要求，进行收集和整理，保证收集工作的全面性，信息质量的标准性和信息内容的可靠性，尽最大可能保证信息的真实，同时也方便使用者能够快速、准确地求得所需要的档案材料。在档案接收过程中，要注意制定合理的档案接收计划，扩大档案的收集范围，避免接收时的三多三少现象，即文书档案多，科技档案少；政治档案多，经济档案少；宏观政策多，具体实施少。以不断丰富馆藏为主要内容，建立更加综合性的档案馆。对于辖区内的一些重大活动，档案部门应该主动出击，及时将可靠的档案信息收入馆中，以提高档案利用的时效性。
　　档案工作整理的科学性，将直接影响到档案作用的有效发挥。要想保证档案准确、快速地提供利用服务，首先就要科学合理地进行编研工作，对档案信息进行合理的划分，标号和库藏整序，实现有序、系统档案信息整理，最终充分发挥档案信息资源的服务和利用。
　　（二）运用网络技术，创新服务手段。要加强档案的宣传工作，向人们普及档案知识，帮助人们熟悉档案部门的馆藏内容和档案的利用方法，强化全社会利用档案的思想观念。同时，在宣传过程中，要注意有重点，有目标，有计划地进行，建立畅通的信息交流通道，为档案信息的有效开发和利用创造有力的外界条件。
　　档案信息的开发是一项投入多、周期长、见效慢的工程，因此，如果只靠国家有限的投入，是远远达不到当前档案工作的需求的。档案经费的不足，会直接影响到档案资源开发利用各项工作的完成，也会影响到档案工作者的工作积极性。因此，要争取档案资源的有效开发利用，就要加大对档案工作的资金投入，同时，也可以采用档案养档案的方法，在开发利用的同时，向使用者按一定的比例收取费用，与档案资源创造的经济效益挂钩。在创造出经济效益和社会效益的前提下，充分发挥档案信息资源的各项优势，更好地为社会经济活动提供各项服务。
　　建立起高效的多媒体全文数据库网络管理系统，是当前档案信息资源开发的必要手段。通过开展档案计算机检索、传递和网络咨询服务等，可以帮助档案工作者摆脱繁重的手工劳动，进一步提高档案信息的传播速度，使档案信息资源的开发利用走向科学化、即时化、有效化，以顺应社会的发展要求。加强档案网站建设，利用互联网为社会公众提供可公开的档案信息，以国家档案馆建设的中国档案信息网为主干，逐步形成全国性、分布式的公开档案信息发布、查询、利用平台，提供档案网络资源的利用，主动提供自主化的信息服务，最大限度地实现档案信息资源的社会共享。
　　（三）推进增值服务，加强设施建设。要努力挖掘档案信息资源开发利用的深度，加大对其内容的开发研究力度，在利用档案部门现有的编研人才的基础之上，征集全社会的力量对编研内容进行多层次、多途径的开发和创新。同时推进档案信息产品的专题开发与应用，围绕国家工作发展思路和人民群众的切身利益等专题活动，进行档案信息资源的深度加工，在社会发展的关键环节和重要领域，以专题数据库的形式，为社会主义经济、文化建设更好地服务。
　　档案工作的基础设施建设，关系到人民群众能否直接参与到信息资源利用中来。档案馆要为大众提供便利的公共阅览场所，配备精确的信息检索工具，适时开展档案陈列展览，对公众进行普及教育，以确保服务功能的充分发挥。
　　三、法制背景下档案信息资源开发的实现途径
　　（一）树立法制观念，依法利用档案。档案工作人员是直接管理档案的主体，开展档案工作法制化，首先就要从档案人员开始普及。在当前社会主义市场经济体制和不断变化的国际大环境之下，档案工作人员只有树立好法制观念，熟知相关法律知识，才能在工作中避免渎职或其他违法行为的发生。在当前的档案工作中，档案工作者确实存在着一些违法行为，比如为了个人利益买卖档案信息，将档案据为己有，拒不归档等。因此，档案工作人员要学习并掌握与档案工作有关的法律法规，能够熟练地运用各种方针、政策、章程等来为自己的本职工作服务，用法律知识来武装自己，做好档案工作的宣传普及和贯彻实施工作。做好档案的普法宣传工作，有利于档案资源的开发利用工作向广度和深度推进，这也是增强大众法制观念的一项重要举措。即使在档案工作内部，对《档案法》等相关法规条例熟知的人也是少之又少，更不必说社会其他成员了。因此，档案法制法规的宣传普及工作就显得尤为迫切。档案部门和相关工作人员要做好档案法律法规的相关宣传工作，面向社会，鼓励社会各界人员了解《档案法》，以推动之后的贯彻实施。在以身作则的前提下，利用多种传媒工具和丰富的活动形式，配合宣传部分开展有效的宣传活动，帮助更多的人完成从知法守法到自觉守法的认知过程，在全社会树立良好的档案法制理念，促进档案工作法制化的顺利开展。
　　（二）强化监查工作，促进严格执法。在档案工作的过程中，要积极地执行档案行政监查工作，督促各机关、企业及个人严格贯彻落实《档案法》，这也是档案工作法制化的重要保障。首先，监查人员本身就要以身作则，严格要求自己，一切工作都要依据规章制度来开展，对待违反法律的行为，发现一个，查处一个，绝不姑息。同时，也要注意自身工作能力的提高，高素质的监查工作者要掌握过硬的档案工作知识和相关的法律知识，这样在执行过程中才能更有说服力。其次，监查内容要有针对性，大到档案的管理机制、基础设施建设等，小到具体的各项工作，如立卷归档、保管利用、业务指导等，将监查工作落实到实处。在监查对象上，也要考虑其全面性，不管是档案的基础工作部门，还是档案的行政管理部门，都要一视同仁。为顺应发展的要求，要注意发展灵活多样的监查方式，在时间上可采取定期与不定期的方式，在范围上可采取专项与普查的方式，或是结合其他的档案宣传活动，提高监查工作形式的丰富性。
　　（三）建立奖惩机制，完善制度建设。在档案工作过程中，要建立科学的奖惩机制，这对提高档案工作人员的积极性，促进档案工作的更好开展，具有重要的现实意义。将档案的归档情况与业务考核直接挂钩，把各业务单位的年度业绩考核目标落实到单位和个人，对待态度认真、工作负责、成绩突出的工作人员进行表彰奖励，给全体工作人员树立典范，也能起到模范带头作用。而那些工作态度不端正，出现失误的档案工作人员，也要视情节的轻重给予一定的处罚，这也是对他们的一种警示。
　　《档案法》的颁布，使得档案事业建设有法可依，相对于地方性的档案法规，它的宏观性、整体性较强，但在实际的档案工作过程中，出现的一些局部的、特殊的情况，往往没有较为具体的解决办法。这也就造成了一些基层或专业性较强的档案部门在找不到具有针对性和可操作性的制度规定的情况下，采取行政干预或者主观武断的方式，让问题不了了之，在煤炭行业中，很多企业就存在着这种状况，这种做法本身就违反了依法治档的原则，也在一定程度上阻碍了档案工作法制化的开展落实。因此，必须依法制定科学有效的规章体系，建立健全档案馆具体业务规章制度，从档案的接收、征集、保管、整理、编研，到鉴定、抢救、保密等工作，都能够做到科学、合理，有法可依。
　　（四）做好安全工作，划分保管期限。档案信息资源的开发利用是一项严肃、认真的工作，一方面要为利用者提供及时、准确、可靠的档案信息，还要确保档案信息资源的安全与保密。开发利用与安全保密工作，两者是相辅相成，不可分开的。因此，要依据《档案法》等相关法律法规，严格地进行档案信息服务与安全工作。1。要建立起规范的档案外借制度，在相关工作中严格按程序走，不提供关系档案人情档案等，在外借档案的收回工作中，要做好检查工作，防止档案信息资源在外借過程中出现损坏、拆卸和外漏的问题。2。档案资料的保管期限不应只是从短期、长期、永久来划分，还要考虑到档案的安全期限。在档案的整理、编目、组卷过程中，经常会出现保管期限与安全期限相矛盾的局面，这时，就应该先从文件安全的角度来划分期限，再结合实际的保管问题，宜长不宜短，以确保档案在保管期限中的安全性。
　　【参考文献】
　　〔1〕张颖。政府信息公开背景下的档案信息资源开发〔J〕。黑龙江史志，2011。
　　〔2〕贺海林。档案工作必须法制化〔J〕。山西档案，2003。
　　〔3〕朱乔芙。开发利用档案信息资源为经济建设服务〔J〕。社科论坛，2010
　　〔4〕宇亮。增强法制观念，依法管理档案〔J〕。档案时空，1988。