放管服背景下提升高校学院办公室工作能力的策略

　　陈小霞李浪碧张法清
　　【摘要】深入推进教育领域放管服三管齐下的管理改革，对高校各个部门的改革指明了新的方向，提出了新的要求，制定了新的举措。校院两级管理模式之下，学院办公室承担着执行、协调和服务的职能，其适应放管服改革的措施在于理清职能体系，明确分工；加强办公室人员队伍建设，提升素质；健全考评机制，激发活力。
　　【关键词】放管服；校院两级管理体制；办公室工作能力
　　为了全面建成小康社会，实现中华民族伟大复兴的中国梦，2017年国家制定了《国家教育事业发展十三五规划》，强调要以创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念统领教育改革发展，改革教育治理体系，深化简政放权，放管结合，优化服务改革，落实学校办学自主权，加快现代学校制度建设，全面深化教育改革，加快推进教育现代化。2017年4月，《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》正式出台，进一步阐明了向地方和高校放权，释放更多的自主权给高校，给高校松绑减负。高校积极探索新途径改革高校管理体制和运行机制，以适应经济社会的发展和高等教育改革的需要。从放到放管再到放管服，体现我国高等教育领域管理能力的不断成熟。在放管服改革的背景之下，二级学院办公室应该提高服务能力，使办公室工作能够尽快实现与两级管理模式的并轨，为新的改革服务，这是当前学院办公室工作的主要目标及改革的主要方向。
　　一、校院两级管理体制下学院办公室工作的职能
　　校院两级管理体制是改革的新模式，目标在于理清校院职责和权限，规范管理行为，下放管理权力，调整管理方式，建立起学校调控为主、以学院为中心的高校管理运行机制。合理整合和优化学校教育资源，将垂直领导与水平领导有效结合起来，使得院系的自主权增加，激发院系的创造活力，从而实现高校管理工作水平的提升。在校院两级管理体制下，学院办公室承担着执行政策、综合协调、服务师生等多项职能。
　　（一）执行职能。随着校院两级管理体制的实行及放管服改革的推进，二级学院办公室的职能变得尤为重要，而在众多的职能中，执行职能是关键，二级学院办公室被称之为领导的能干的执行人。主要执行繁重的、繁杂的、涉及面广的来自各职能部门和学院领导的各项工作任务，包括行政事务上的各种会议组织、材料撰写上报、考核评估、人才招聘、经费管理、招生工作等；教学事务上的教学评估、教学管理、教务安排、学生成绩管理等日常教务工作。
　　（二）协调职能。办公室人员是优秀的协调人，上上下下、内内外外、时时刻刻都在协调行动，调整关系，解决问题。在实际工作中，由于每个主体所处的位置不同，因而思考问题的出发点和落脚点会不同，因为办公室人员要把握各种主体的不同诉求，平衡各种关系，减少误会，促进不同部门、不同群体之间相互配合及和谐合作。
　　（三）服务职能。全心全意为师生服务，是二级学院办公室工作职能的基本，作为服务部门的办公室被称之为勤恳的服务人员。为领导决策提供信息和依据，为教师工作提供便利和帮助，为学生学习提供指导和管理。以学校的发展为目标，将学校的各项政策落实到学院，扎扎实实做好服务工作，以大局利益为主，为学校发展尽心尽力，为教职工谋福利，为学生学习提供便利。
　　二、校院两级管理体制下办公室工作存在的问题
　　校院两级管理体制中，二级学院办公室在高校组织结构系统中处于重要位置，其所承担的工作具有执行性、协调性、综合性和服务性的特点，对学校各项工作的协调与沟通起着重要作用，是保障学校各项工作正常运转的枢纽和桥梁，但由于工作的繁杂性、多头性、临时性等使得办公室工作存在以下问题：
　　（一）管理工作面过宽，无目标无条理。在高校放管服的背景之下，二级学院办公室承担着更多的日常性工作，要接上级各部门下达的各项工作，要处理学院日常运转的各项办公室事务，要安排学院的各种教学工作，要管理学生的成绩等，管理工作面非常宽。很多工作都是临时性、突发性、事务性的，办公室人员疲于应付各种工作，所以办公室工作面临着目标定位不明确，管理工作无条理的境况。
　　（二）办公室人员学历偏低，专业性较弱。高校办公室人员的选配没有完善的制度，整体结构不合理，学历偏低。人员的选配不注重专业性，不注重业务能力的考核，认为办公室工作简单，不需要太大的专业性。办公室岗位成为很多高校安排家属工作的首选。因而在面对繁杂的工作时，办公室的业务就会出现问题。此外，高校不重视办公室人员业务工作能力的培养，工资待遇较低，职称晋升难度大，打击了办公室工作人员的积极性。
　　（三）办公室考核激励机制缺失，效率不高。目前高校办公室的考核工作体制按照规章制度执行，但在执行过程中，缺乏科學的管理评价体系，往往充满人情味。思想上不重视，形式上走过场，很多办公室领导认为和更为重要，因而办公室人员对考核的积极性不高，且激励机制未能到位，惩罚措施不够有力，因此未能提高办公室人员工作的积极性及热情，有些人员甚至抱着做一天和尚撞一天钟的想法，消极工作，这就不利于办公室工作效能的提高。
　　三、院校两级管理体制下提升高校办工作能力的策略
　　随着高校简政放权、放管结合、优化服务改革发展进程的不断加快，二级学院办公室的职能越来越重要，也面临许多新的挑战，新的工作要求。为此，高校要采取各种方式来提高办公室的服务能力，推动高校不断发展，为全面决胜小康社会贡献力量。
　　（一）理清职能体系，明确分工。办公室工作管理面过宽，无目标无条理的一个重要原因是职能体系不明晰，分工模糊化，与学校职能部门存在权限分配上不合理的问题，事权以及事务管理基本下移，责任下移。提高办公室工作效能首要是理清职能体系，明确分工。明确办公室部门职责，构建完整的工作制度及程序，明晰责任，明确流程，激发活力，使每一项工作科学合理地开展，有效提升工作效率和质量。
　　（二）加强办公室人员队伍建设，提升素质。办公室人员队伍的素质及能力直接影响办公室工作的开展及学院的发展，因而学院要重视办公室人员队伍的建设，提升其业务素质。首先，要健全办公室人员队伍选聘机制，尽可能选聘专业素养较高的人员。其次，要注重办公室人员业务素质的培养，提供办公室人员外出参加技能培训的机会。最后，要建立办公室工作反馈机制，及时反馈办公室工作人员工作中出现的问题和不足，及时采取措施改进。
　　（三）健全考评机制，激发活力。高校要打破以和为贵的中庸思想，健全考评机制，使评价工作科学化、制度化、规范化。根据德能勤绩的标准进行绩效考核，注重办公室人员平时的工作表现，将薪酬与绩效考核挂钩，实行多劳多得、按劳取酬、责酬一致的原则，激励办公室人员勤恳工作，服务师生，以此不断调动办公室人员的主动性。要注意考核结果的反馈，让大家不断改进，提高办公室工作的效能。
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