办公室会务工作经验谈

　　魏建霞陶婷华
　　【摘要】办会是办公室业务的重要内容之一，笔者从发送会议通知、会前准备、会中保障、会后收尾几个方面介绍了办会大致流程及工作经验。
　　【关键词】会务；会前准备；会中保障；会后收尾
　　办文、办会、办事是办公室业务的三大重头戏，笔者认为其中办会是提升自身能力最快的业务，因为会务工作需要你在短时间内迅速配齐服务接待、车辆调度、医疗餐饮、临场应对等等功能，把自己组合成无所不能的变形金刚综合体。可以说办一次会就是打一场战役，成功一次就使你的战斗指数提升到一个更高的段位。下面笔者想就办会流程和大家分享一些办会经验。
　　办公室办会主要包括主办、承办和协办，主办是指从自身职能出发，为完成某项业务以办公室为主体自主办会，比如办公室业务交流会；承办是指接受上级单位或外单位委托，为完成某项业务以办公室为依托办会，比如科技委专家xxx专题研讨会；协办是指在整个会务过程中协助完成某个专项，比如协调用车、协调餐饮或者协调住宿等。
　　本文主要讨论的是主办和承办会议，关键流程主要包括发送会议通知、会前准备、会中保障、会后收尾。
　　一、发送会议通知
　　办会第一个流程就是撰写并发送会议通知，无论是主办还是承办，会议通知都要包含下面几大要素。
　　（一）标题。通知标题要点明主题，也就是说让人一看就能知道这大概是个什么内容的会。
　　（二）会议主要事项。一般通知第一段要交代清楚召集会议缘由，比如为了XXX按照XXX要求等，以及召开会议的目的，方便参会人员做好会前准备。
　　（三）会议时间、地点。通知第二段要写清报到时间、地点和会务联系人的姓名及联系电话，方便大家沟通联络。同时要在报到地点后面附上乘车路线（比如火车站、机场到目的地分别怎么乘车）和报到地点附近的标志性建筑，方便大家顺利入驻。
　　（四）参会人员或者参会范围。通知第三方面内容要明确参会范围，可以是限定范围，比如参会人员为单位负责财务工作的领导，也可以附件形式确定具体人员姓名，比如XX单位，张XX。
　　（五）会议费用。如果会议涉及收费还要写清楚缴费事项和金额，比如住宿费XX元，材料费XX元。
　　（六）会议回执。会议回执一般以附件形式体现，设计好填报内容也很重要，比如要填写是否少数民族、性别、联络方式，如果有接送站服务，还需填报始发、终到站名称，航班或车次等等。
　　二、会前准备工作
　　拟定会议通知时，参会人员数量、会议性质已经大致有了一个方案，这为进一步确定在何处用餐、所需车辆多少、住宿房间等提供了基础数据，可以着手进行会前准备工作。这些工作包括确定用餐地点、会议用车数量、与酒店沟通确定需要的房间数量等。
　　（一）餐饮。不管会议大小，餐饮安排都是必不可少的。安排会议餐饮首要一条就是干净卫生，吃坏肚子甚至食物中毒不但影响会议进程，严重的还会给自己单位带来不好影响。其次安排餐饮要综合考虑路程远近，参会人员不管是调研还是学习、评审，都比较辛苦，中餐应尽量简短、路程距会议地点越近越好，一般安排在单位食堂或者会议酒店自助餐，留出休息时间，以便大家养精蓄锐，开好下午的会；晚餐在不违反规定的情况下可酌情安排具有地方特色的菜品，使大家在紧张工作之余能沟通交流。
　　（二）用车。不管是单位内部协调用车还是利用社会资源，会务人员都应该统筹合理使用车辆，以达到无缝衔接。比如接送站，要提前汇总好各位参会代表进驻和离会时间，时间相近、同一个站点的安排同一个车，再根据人员数量调拨大车或小车；再比如会议期间用餐时，要提前预估需要多少车辆，掌握每辆车载客数，还要跟司机师傅提前沟通好车辆行进路线等；会前还要注意把司机师傅的电话存储好，方便联系沟通。还有一些更加细致的工作也要做在前面，比如温馨提示司机师傅在车上配备一定数量的雨伞、饮用水以及接站指示牌，还要预留车辆以防会议期间应急使用。
　　（三）住宿。根据会议时间、参会人员数量和会议代表回执，要提前订好酒店并预留好房间数量。比如有的代表因为工作或其他原因需要提前12天到会，有的代表却需要晚走12天，有的代表住双人间，有的代表住单人间，这些情况都要跟酒店协商好。同时，预定酒店还要考虑酒店地点和环境，太吵影响休息，地点太偏的话，如果没有接送站，又不方便代表进驻和撤离，凡此种种，都要在会前综合考虑。
　　（四）会议室。如果住宿酒店内设有会议室，又能满足会议所需条件，可考虑在酒店租用会议室；但如果会议涉密，则应该在单位内部召开，并通知负责保密的相关部门，按照涉密会议布置会场。同时要在会前准备好会议要用的桌牌，如果有行政级别，还要安排好参会代表座次；调试好话筒和投影仪；用水则要根据季节准备好茶水或矿泉水。
　　（五）医疗保障。根据会期长短，会务人员要准备一些常用的感冒药、止泻药、抗过敏药等，如有年龄较大的参会代表，还要准备一些降压药，如果单位内部有医疗所，最好能提前打个招呼，也许有不时之需。
　　（六）会议指南。会务人员要在会前印制好会议指南或者类似的小册子，里边的内容根据具体会议大（下转第112页）
　　（上接第106页）致包括单位简介、会议日程、用餐及开会的时间地点、会务组的位置及联系方式等。
　　总之，会前准备越充分、细致，在会中越能镇定、从容，会议效果越好，否则就会状况百出，手忙脚乱，甚至拆东墙补西墙，顾此失彼。
　　三、会中保障
　　这个环节是会务人员高度紧张的环节，不仅要检验前期准备工作是否充分，还要检验会务人员综合素质是否过硬。
　　（一）会议报到。从报到开始进入会中阶段。代表報到时要统计好代表的单位、姓名、联系方式，同时分配房间、发放会议指南和会议资料。对于应到而未到的代表及时联系、了解情况，如果对方因故取消行程，要及时调整原有工作计划；如果是航班延误，则要及时沟通房间和用餐信息。
　　（二）会场保障。秘书组在场内做好会议记录，会务组则要全力做好会议保障。在整个会议期间要做好充分的心理准备，当好救火队员，因为现场会出现一些常见的突发状况。比如话筒突然坏了，你要迅速做出反应，找到备用话筒；忘带签字笔或者笔记本的情况，要随时能提供；车辆突然故障，不能及时到位，要迅速协调好；有的代表因故不能出席，还要紧急调整座次，等等。
　　（三）现场协调。要保持高度警惕，随时关注会议进度，车辆调度要及时，会议即将结束和用餐即将结束时就要备好车；如果会议延时，则要及时通知餐厅顺延用餐，以免出现茶冷饭凉情况；如果出现车辆故障，要及时启用备用车辆，以免耽误会议用车。
　　这个环节最能考验会务人员的综合素质还体现在经常出现一些无法预料的状况，因为你准备的再充分，也不能完全预料到现场会发生什么，比如笔者作为会务人员时就处理过的一例突发事件。一位老专家因为没注意而一头撞在了玻璃门上，所幸没出什么意外，但是眼镜碎了，什么都看不见。而配镜是需要验光、测视力等一系列程序的，不是随时就能买到，当时笔者是从最近的配镜中心租用了一幅度数相近的眼镜以解燃眉之急，然后为代表加急配了一幅眼镜，第二天赶在散会前送到了代表手上，没有耽误专家开会，也没有耽误专家的行程。当然，解决的办法还有很多，完全因地制宜。但同时这个环节也能最快提高一个人的业务水平，不要轻敌，也不能畏难。
　　四、会后收尾
　　（一）返程。如果是有送站安排的会议，要安排好送站时间和车辆；做好和酒店、车辆等相关方的费用结算，保留好票据，如果是主办单位，票据是报销的凭证，如果是承办单位要做好票据的交接。同时返程的安排一定细致耐心，会务工作切忌虎头蛇尾，要做好最后的点睛之笔，不要弄得前面工作都挺好，最后仓促结束，这样等于前面的辛苦白白付出了，事倍功半。
　　（二）相片、资料等寄递。會议过程如果形成相片、通讯录、纪要等资料，要根据会议代表的单位地址及时寄出并通知对方查收。
　　由此可以看出，做会务不但遇到情况有办法不慌乱，还得能和各个行业打交道，艺多不压身，平时多积累经验，勤动脑多观察，做事举一反三，有始有终，摸到门道，做一个会务达人。
　　【参考文献】
　　〔1〕李珣。会场一分钟，弦绷60秒〔J〕。秘书工作，2018（05）。
　　〔2〕刘希宝。怎样办好接续召开的大型会议〔J〕。办公室业务，2019（01）。