综合档案馆信息化工作实践与思考

　　档案信息化，就是各级各类档案部门（包括档案行政管理部门、综合档案馆、专业档案馆、档案室等）在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程，以适应科技、信息化和经济社会快速发展的需要。换言之，档案信息化就是从以档案实体为重心的管理模式向以档案信息为重心转变的过程。主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，其主要任务是馆（室）藏档案的数字化转换和现有电子文档的收集整理归档工作。
　　当前，在全国各级各类档案部门如火如荼开展档案信息化建设工作的大环境下，为加快档案信息化建设、推进档案现代化管理进程，不少档案馆在开发档案信息资源、建设档案数字信息资源、提供网络服务过程中，提出了数字档案馆建设规划，都要对原有馆藏传统载体档案进行数字化加工处理和存储，即把馆藏存量的传统载体档案通过扫描、拍摄、录入等加工和处理，进行数字化转化，以现代信息技术进行存储、管理和提供利用。档案数字化是档案信息化建设的基础工作，需要耗费大量人力、物力和财力，是一个需要较长时间的过程，工作程序繁多、工作量大，工作任务重、压力大、责任大。由于这些特点，档案信息化管理工作对设备的要求、人才素质与专业技能的要求都很高，尤其是管理人员一定要有较高的责任意识，一旦出现疏忽不仅会造成档案数据的错漏，还会阻碍相关部门的进步与发展。
　　面临这种现实和具体工作情况，在档案信息化建设数字化工作中，由于电子档案与档案实体归档的差异和不对应、不一致性，绝大多数档案馆或档案室都将档案实体完整整理归档后，再全部进行数字化，以确保档案实体与数字档案信息的一一对应和完全一致。如果在实际工作中，各级各类档案室对新形成的电子文件及时进行收集、整理和归档，并将其与档案实体进行一一对应，确保档案电子数据信息与档案实体信息完全一致，可以减少档案室或综合档案馆的档案数字工作量，提高数字化工作效率与电子数据利用率，有效减少重新对档案实体进行数字化加工处理的工作量，降低工作难度。在档案数字化实际工作中，综合档案馆一方面要对原有馆藏档案进行数字化加工处理，另一方面要对新形成和接收进馆的档案实体进行数字化加工处理，使大量新生成和产生的电子文件白白流失，耗费更多的时间和人力、设备，也影响整个数字档案化的进程和效率。而事实上，在档案信息化建设的数字化实际工作中，要做到电子文件、电子档案的随时生成随时归档，并与最终归档保存的档案实体一一对应是非常困难的。在目前大部分地区和单位，没有成熟完善的办公自动化系统，仅有一部分档案有电子文件，而且传递与处理的信息、数据不完整，与最终归档的档案也不一致；另一部分档案又没有电子文件，如外来的文件材料等，在整理归档后仍要进行数字化处理。这两种情况混在一起，要对已形成的电子文件進行归档管理代替数字化档案信息，很难进行有效管理，容易出现混乱和错误，可操作性差。因此，绝大多数综合档案馆或档案室仍然采取全部档案整理归档结束后，再一并进行扫描等数字化加工处理，这种做法虽然加大了扫描加工处理的工作量，但不易发生错误，工作起来更简单，能确保档案实体与电子数据一一对应，两者完全一致，也更符合档案历史性的要求。这也是当前数字化工作中的普遍做法。
　　虽然如此，本人认为，在档案信息化建设数字化工作中，仍然应当遵循文档一体化、归档双轨制和确保网络安全的基本原则。纸质档案与数字化档案的双轨结合有利于保证信息的完整性，另外，无论是纸质档案还是数字化档案在保存的过程中都会有损毁、丢失的可能，两种档案都保留下来，可以确保一旦一种档案管理出现问题，另一种档案还可以帮助进行信息的修复。具体来说，综合档案馆在对存量馆藏传统载体档案进行数字化中普遍存在以下这些问题：一是数字化文件与纸质文件之间存在一个清晰度问题。一般而言，由于档案原始面貌、设备、配套软件、技术、后期处理等因素，扫描加工出来的电子文件图片通常没有档案原件清晰，有的地方会存在高光，导致部分字体看不清楚的现象；图片有倾斜、黑边、底灰、斑点等现象；也会有漏扫、重扫、折角压字、空白等问题。二是数字化图像不完整问题。如报纸或图纸等大型纸质档案，只能分割成几小块，再用平板扫描仪逐一扫描，因拼接技术和后期处理等原因，扫描加工后的图像缺乏完整性。若用数码相机进行翻拍，又会出现曝光不正确、对焦不清楚、图像变形等现象，破坏档案的历史面貌，影响档案的原始性、真实性。三是数字档案挂接错误。数字化后的档案只有经过加工处理挂接到管理软件系统中，与档案目录一一对应，才能实现有效管理和查阅利用。然而在电子数据与目录、软件的挂接过程中，会有将数字文件与档案目录挂错的情况，造成图像不完整、信息错误、顺序错乱等现象，严重影响管理和利用。四是档案目录录入错误。最为常见的错误是因分不清题名、责任者、文件编号、文件形成时间而出现的乱写错误，也影响了数字化档案的管理和利用。五是由于纸质档案载体自身的原因造成的错误。如档案整理不规范、原件装订页码顺序混乱、缺页、多页、原件形成及载体质量差、载体信息错误、年度及时间混乱等。档案信息化建设与数字化工作是环环相扣，相互依存、相互影响的，档案实体的整理是基础，直接影响到后期的数字化加工环节，关系到档案数字化的质量和效率。
　　开展档案数字化工作，早日实现档案信息化管理利用及文档一体化管理，是时代发展和档案工作发展的需要，是档案信息资源利用的迫切要求。档案部门和档案工作者必须转变观念，加强学习，树立大档案、现代档案、信息化意识，知难而上，积极而为，切实做好档案信息工作。同时，为了适应档案管理信息化的发展要求，档案管理者要提高自身的业务素质与责任意识，加强对档案信息的规范管理。具体的工作内容包括以下五点，一是要加强档案基础业务建设，重视档案的收集、鉴定、整理、归档业务，做到权责清晰，谁负责数据收集，谁负责数据的录入，谁负责归档都要有明确的分工，一旦出现错误要保证有人承担责任，有人着手解决，进而确保档案实体的规范化整理与管理。二是要重视文件材料的形成管理，规范文件材料管理，把好档案生成关，确保档案原件质量。三是认真做好档案目录录入工作，确保件号、题名、文件编号、责任者、形成时间、页数等录入信息正确、完整，加强校对和验收。四是要加强档案信息管理系统建设，强化研究与开展，积极改进和完善档案管理信息系统。五是要加强硬件建设，采购使用符合档案管理、档案数字化的扫描仪等设备设施，并不断加强对设备操作能力的学习与培养，提高工作效率。六是在档案信息化建设数字化过程中，对保密工作应当引起足够重视，以确保档案数字信息安全。要切实加强数字化后的电子档案存储、备份、利用管理，重视对数字化工作电脑、扫描仪、数码相机、服务器、磁盘阵列、移动硬盘、交换机、防磁柜等、刻录机、光盘、U盘、网络、防火墙的管理；选购符合档案管理、高性能、高品质、安全性强的设备设施；数字化设备与外部设备、互联网实现物理隔离；做好密码管理，限定权限，防止档案数字信息被攻击、删改、盗窃等，杜绝失泄密事件发生；建立完善数字化工作制度措施，与工作人员签订并执行严格的保密协议，注重监督检查，确保安全保密。
　　档案信息化建设是新时期、新形势下档案部门适应经济社会及科技发展的一项重要任务，是造福广大人民群众的重要举措，是档案事业发展过程中以人为本、提高服务质量和服务水平的具体体现，必须解放思想，开拓创新，积极探索，勇于实践，加快档案信息化建设步伐，大力推进数字档案馆室建设，提升现代档案工作的地位，提高档案管理、利用水平，充分发挥档案信息资源的作用，为经济社会发展服务。