关于对档案管理方法的研究

　　摘要：现代社会对档案管理工作提出了更高的要求和挑战，现代化档案管理要求运用科学的管理方法及技术，摒弃落后的管理思想，让档案管理的水平得以提升、信息容量得以增大。本文分析了现阶段档案管理方法的不足之处，探讨和分析了规范档案管理机制、强化档案管理人员的责任意识、实现档案管理信息化等档案管理的方法，以期让档案管理工作长足发展，并得到更加广泛的社会应用。
　　关键词：档案管理；不足；方法；电子档案；信息化
　　档案管理制度是否健全、工作人员的业务能力、档案管理的信息化水平等因素，都影响着档案管理的科学性、全面性及有效性。当前，计算机网络技术、密码技术、指纹与语音识别技术的发展，为档案管理的安全和科学发展提供了有力保障，尤其是计算机软件技术的应用，能够推动档案资料的有效管理及开发利用，为现代化档案管理服务。只有重视档案管理工作，积极改进管理方法，才能更好地实现经济和社会效益。
　　一、当前档案管理方法的不足
　　（一）档案管理制度不健全
　　当前，档案文件管理制度的制定和落实均不够完备，标准也欠缺规范性，档案管理质量堪忧，某些行业的档案管理制度还处于空白状态。与此同时，档案管理工作队伍水平有限、执行力差，由于工作人员的档案管理意识不强，对档案的日常收集整理欠缺重视，工作中存在随意性，加之档案管理人员素质水平不高，欠缺现代化的管理手段，因而在很大程度上影响了档案管理的质量。
　　（二）现代化信息技术使用不足
　　目前，档案管理事业还未能有效地应用计算机软件来进行信息化管理，还未能实现档案资料的信息体系。很多地区依然在应用人工检索，自动化水平低下，人力、物力投入多，因而时效性差〔1〕。同时，档案未能实现有效的开发利用，大多都成为企业的负担，并未展现出其自身价值，管理工作往往流于形式，档案的利用率普遍较低，这对信息资源来说无疑是一种严重的浪费。
　　二、档案管理方法研究
　　（一）规范档案管理机制
　　依据有关的法律法规，科学地改进和规范现行档案管理机制，细化工作流程。同时，要规范相关的标准，在档案信息文件的收集归整、存储、鉴定、著录、开发等环节上，实现标准统一、专业有序；并建立起相应的考核制度，增强档案管理工作人员的责任感，以促进档案管理方式的合理化、自动化和智能化。
　　（二）加强培训，提升档案管理人员的业务水平
　　通过定期与不定期的培训，不断提升档案管理人员的工作能力和技术水平，让他们认识到自己工作的重要性，将自己较好的综合素质和业务能力运用到档案管理工作之中，摒弃传统落后的管理方式及技术，让档案管理的价值得以充分展现。
　　（三）多方面运用计算机技术，实现档案管理信息化
　　1。计算机网络技术应用
　　我们在对实体档案实现管理及利用的同时，更应当积极采用软件控制技术、现代网络技术去实现电子档案管理，由此完成计划、控制、检查的连线式管理方式，这对于档案资料的分类、编制及开发利用都具有重要意义。
　　在实际工作中，运用计算机网络进行档案管理，这一方法不仅速度快，而且成本低，同时，档案信息的网络传输也保证了信息的可靠性，与实物相符。具体来说，在现代档案管理中运用电子档案具有明显的优势：无纸化操作节省了更多的存储空间；操作便捷，节省了不必要的人力、物力；具有文字、图形、影像等多种表现形式，丰富多样；保存完备，不容易丢失。这些特征使得信息化档案管理方式，成为适应新时代发展走向的必经之路。
　　另一方面，实现档案管理信息化，也使档案资料得到了更合理、更充分的利用。档案自身的价值值得去挖掘，它并不仅仅在于收藏，据此，档案管理服务工作也要跟上、并不断发展改进。信息化档案管理方式能够让使用者快捷地了解档案信息，充分利用档案内容；相应的，通过使用者身份及需求的反馈，档案管理工作更加有方向性、更能体现自身的优质服务及经济价值。
　　2。PDF技术应用
　　PDF技术源于美国，它作為一种通用的电子文档格式，已经在全球范围内得到了广泛的应用。该技术具有更高的安全性以及更强大的兼容性，因而得到越来越多人的接受〔2〕。由于PDF技术能够使信息固化而不易更改，传输和阅读方便快捷，显示的外观效果与原版一致，还有助于长期保存及利用，这些特征使得它尤其适合于档案管理，已成为现代化档案管理的一个重要工具，具有重要的推广意义。
　　3。时间戳技术应用
　　时间戳技术的最大特点在于，它能够为电子文件提供时间证明，同时也是验证文件是否曾经被人修改过的一个证明，该技术准确度高、可鉴别性强、不可伪造或更改。相对于人工签名或者扣章而言，时间戳技术不仅有利于避免版权争议，更适宜于档案管理工作。即使是针对当前计算机上千变万化的数字信息，打上时间戳之后，意味着把数据和具体的时间予以绑定，因此随意更改网络数字文件是无法做到的〔3〕。时间戳技术的应用，再配合能够为用户提供可信身份验证的电子签名技术，是较为理想的现代化档案管理方法之一。
　　三、小结
　　现阶段，档案资料分类庞杂，管理起来相对复杂，难度较大。再加上部分档案管理者的工作意识不强、责任感不足，导致部分档案材料残缺、归档存储混乱，甚至存在造假的嫌疑，这些都给后期的档案管理工作设置了障碍，不能体现档案自身的价值。因此，在重视档案管理重要性的前提上，不断探索和实践科学的档案管理方法，合理应用计算机网络、PDF、时间戳等先进技术，再配合相关部门的素质建设、责任意识提升，如此，能够促使我国档案管理水平的不断提升。
　　参考文献：
　　〔1〕段海军。档案管理信息化必要性及现存问题探讨〔J〕。福建交通科技，2012，06：106108。
　　〔2〕张柱。基于信息化的建筑档案管理建设方法探析〔J〕。江西建材，2013，02：288289。
　　〔3〕马晓宏。浅谈如何事项档案管理工作现代化〔J〕。中国电子商务，2012，（20）：101102。