卫生监督部门档案管理存在的问题和对策

　　洪涛时华龙
　　【摘要】卫生监督档案是卫生监督机构日常监督执法检查内容的原始记录，也是卫生监督机构各项资料的系统组成部分。本文针对当前我国卫生监督档案管理工作存在的问题进行了分析，并提出相应的对策和措施，希望能够对卫生监督档案管理工作有所启示。
　　【关键词】卫生监督；档案管理；问题和对策
　　卫生监督档案主要包括日常监督检查工作的执法文书、案件卷宗、督导检查内容和各种业务培训资料，以及固定资产、车辆人员信息、设备设施等，是卫生监督检查工作的原始记录和有效凭证。随着目前科技的飞速发展和卫生监督部门的职能不断调整，卫生监督档案管理工作存在着较多问题，本文旨在探讨当前我国卫生监督档案管理工作中存在的不足及相应的改善措施。
　　一、卫生监督档案管理工作中存在的问题
　　（一）档案设施硬件不配套。卫生监督档案是日常卫生执法工作得以顺利开展的有效凭证，因此卫生监督档案的管理需要有固定的办公场所。卫生监督机构已经成立了大概16年，但是在各级政府部门中还属于相对成立较晚的单位，同时受国家机构改革的影响，监督职能和人员经常流动，造成大多数卫生监督机构办公场所面积不能满足卫生监督工作的需求，甚至部分监督机构没有固定的办公场所，也就谈不上卫生监督档案资料的保存管理，档案储存缺乏办公场所是目前卫生监督档案管理存在的主要问题。
　　（二）卫生监督档案管理人员缺乏。卫生监督机构大多是参公事业单位或参照公务员管理单位，受人员编制所限，档案管理人员多为兼职，还有的是从其他岗位上因年龄偏大转岗来的。由此造成档案管理人员缺乏相应的档案管理专业知识，多数档案管理人员责任意识不强、缺乏创新精神和工作活力，对档案的归集、整理和保存存在一定的纰漏。缺乏档案管理专业人员和专业知识是造成卫生监督档案管理工作混乱的主要原因。
　　（三）卫生监督档案管理制度不健全。部分单位卫生监督档案的归档和整理过程混乱，如监督执法档案未按照规定期限和要求进行整理归档、归档资料不完整；随意查阅、借阅日常案件的执法文书，无登记记录、也不及时归还，更甚至会丢失。卫生监督档案管理制度不健全是导致这些现象的主要原因，致使档案缺乏完整性，无法为后期档案管理工作的进行提供完整的资料。
　　二、加强卫生监督档案管理工作的措施
　　（一）改善硬件环境建设。各级政府要严格按照中央编委的要求满足卫生监督机构工作需要的办公场所，配备档案管理需要的办公设施和用品。卫生监督机构应当按照档案场所存放规范设置坚固、防火、防潮的专用档案库房，配备去湿、灭火等消防设备设施，另外要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。同时加大卫生监督档案工作的软硬件设施的投入力度，为档案资料的归档、贮存、借阅等提供基础保障，逐步实现卫生监督档案管理工作的科学化和信息化。
　　（二）提高卫生监督档案管理人员的业务能力。卫生监督机构由于受编制所限，在无法配备档案管理专业人员的情况下，必须加强档案管理人员专业知识的培训，重视对档案管理人员素质的培养。第一，按照事业单位定编定岗的要求，设置专职或兼职卫生监督档案管理岗，要求所学专业为档案管理相近专业。第二，建立卫生监督档案管理工作人员的科学培养机制，加强对档案人员的业务能力培训，提高卫生监督档案管理人员的专业素质，不断更新和强化档案人员的相关知识，使之具备扎实的档案管理业务知识，适应目前档案管理工作日新月异的信息化发展速度。第三，重视档案管理人员的道德思想教育，档案管理人员要热爱本职工作，忠于职守、坚持原则，树立良好的道德观念。第四，重视档案管理人员法律法规意识的培训，卫生监督档案管理人员必须堅决遵守国家的法律法规，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
　　（三）建立健全卫生监督档案管理制度，优化卫生监督档案管理机制。任何工作的有序开展都需要完善的规章制度来保障，作为执法部门，针对档案管理工作卫生监督机构更要重视规章制度的建设，用规章制度来约束档案管理工作，保证卫生监督档案的真实性、可靠性和完整性，依靠规章制度来保障档案的归档、整理、分类和保密等工作顺利进行。为此，第一，要制定档案管理规章制度和相应的奖惩制度，明确相关档案管理人员的职责，确保管理工作顺利进行。第二，要按照制定的规章制度加强卫生监督档案的整理和归档工作，档案管理人员要及时收集整理并统一归档。第三，对档案管理人员的工作进行监督，不定期抽查其业务成果，以便能及时发现问题、解决问题。第四，卫生监督部门相关领导要提高对卫生监督档案管理工作的重视程度，对于其中出现的问题要及时处理，以保证档案管理工作高质量、高效率地完成。
　　（四）提升卫生监督档案管理工作的信息化技术手段。现在人工智能技术发展迅速，已逐渐应用到各个领域，尤其是在医疗卫生系统得到了广泛应用。卫生监督机构可以利用人工智能技术手段对现有的卫生监督档案资料进行信息化处理，加快纸质档案数字化进程，提高档案资源的利用效率。对卫生监督人员和档案管理人员进行智能化相关知识培训，把日常的监督工作内容尽可能以数字化形式处理，为卫生监督执法工作提供便利的同时，也提供可靠的信息保障。
　　社会经济和科技水平发展越来越快，卫生监督机构应当加大档案资料的开发和管理力度，实现高质量的卫生监督档案管理，为新时期卫生监督事业的发展作贡献。
　　【参考文献】
　　〔1〕王芸。关于加强卫生监督档案管理工作的建议与思考〔J〕。科技资讯，2015（33）：232233。