事业单位档案管理研究

　　【摘要】本文就事业单位档案工作进行探讨，首先对事业单位档案管理特点进行介绍，通过对事业单位档案工作现状进行分析，在借鉴国外档案管理先进经验的基础上，提出改进建议，对档案管理模式进行创新。
　　【关键词】档案管理；事业单位档案
　　档案管理工作具有重要的经济意义与社会价值，是单位发展的真实记录，是单位工作的重要组成部分，事业单位是国家为满足人民群众卫生、文化、教育等公共服务而设立的社会组织，因此做好事业单位档案工作，对服务和保障群众权益，促进精神文明建设，推动经济持续发展有着重要的作用。
　　一、事业单位档案管理的特点
　　（一）全员化。事业单位档案管理不仅需要主管领导、专兼职档案员的不懈努力，而且依赖于各部门的通力配合。档案的形成、收集、整理、鉴定需要全员参与，要樹立大档案管理思路，营造档案管理人人有责的文化氛围，做到应收尽收、应归尽归、应交尽交、应接尽接，从源头上保障档案资料齐全完整。
　　（二）标准化。标准化是现代化生产的重要手段。没有标准化，就没有高质量、高效率。事业单位工作涉及方方面面，档案种类繁多，妥善管理利用这些档案，需要有科学统一的标准，在《中华人民共和国档案法》的指导下，结合工作实际建立标准化的管理制度是提高事业单位档案工作水平的重要手段。
　　（三）先进性。随着经济体制改革的不断深入，给事业单位档案管理提出了新的挑战，要求事业单位档案工作者当好领头羊，变被动为主动，充分利用新科技、新手段服务档案工作，逐步走出一条与我国国情相适应，与社会主义市场经济相适应的新道路。
　　（四）变化性。我国事业单位改革的不断深入为档案管理工作带来新的挑战，通过对改革试点的事业单位档案资料的归属与流向作了明确的规范，以确保档案资料完整和安全。将新单位的建档工作与原单位的档案处置工作及本单位职能调整实施同步进行，涉及改革的单位在当地事业单位登记管理局办理事业单位变更和注销手续的同时，应向该地区档案部门或主管部门办理文件材料和档案移交手续。
　　二、事业单位档案管理现状
　　（一）档案管理重视程度不够。一是领导忽视档案工作。多数领导将资金与精力投入一线业务工作，认为档案工作不能直接创造经济效益，只要不丢失、不泄密就可以，没有将档案工作纳入绩效管理体系。二是档案管理秩序混乱。逾期归档、滞留不交、档案不全现象时有发生，未形成统一管理、运转高效的档案工作机制。三是人员配置不到位，兼职人员多，专职人员少，人员流动频繁。
　　（二）归档立卷制度不能落实到位。一是事业单位工作人员未能全体参与档案工作，档案管理人员不是文件形成者，不能恰当确定档案保管期限，不利于提高档案工作质量。二是文件资料交到档案室，交接部门每次查找文件资料都需要履行档案借阅手续，导致有关部门不愿将文件资料按时上交档案室。三是不利于规范工作程序，造成档案管理部门与档案形成科室相互推诿，造成档案丢失，收集不全。
　　（三）档案信息化建设水平滞后。目前，事业单位档案管理技术较为落后，信息化水平低。随着大数据时代的到来、科学技术的不断发展，虽然计算机技术、缩微技术、信息检索系统等先进技术可运用于档案管理工作中，但因档案信息化建设投资大，没有完善的软硬件设施的支持，且档案工作者思维落后，满足于现状，倾向于人工管理模式，阻碍了档案信息化建设。
　　（四）缺少专业高效的档案管理队伍。一是工作积极性不高。档案管理是一个长期、量大、繁琐的工作过程，从文件的收集、归档、整理、装订、编目、保管、利用等环节都需要付出大量的心力劳力，付出与收益不对等，导致档案管理人员缺乏工作热情。二是业务水平不高。许多高校档案专业毕业生不愿从事档案工作，档案部门新鲜血液流入不足，无法提高管理水平。部分事业单位档案管理人员年龄偏大，没有经过系统的档案知识学习，不熟悉档案工作程序，计算机水平较低，不能满足工作要求。
　　三、国内外档案管理的经验借鉴
　　（一）美国档案管理经验。美国不仅在政治、经济、军事等方面处于世界领先地位，在档案管理方面也有先进之处，实行文件中心制度。文件中心是为不同行政机构的半现行文件在被销毁或移交档案馆之前进行保管的机构。文件中心对未到移交档案馆年限的档案进行集中保管，具有经济性、集约型、实用性的特点，被德国、加拿大、英国等认同并效仿，建立中间档案馆、过渡性档案馆等保管机构。
　　（二）日本档案管理经验。日本现代档案制度建于明治维新时期，虽起步较晚，但依靠先进的科学技术取得飞跃发展。日本将档案归入情报类，重视发挥档案在单位管理中的重要作用。在日本，单位中的每个人都重视收集情报，整理情报，并作为决策的重要依据。人们将情报运用到企业生产、社会管理等各项工作中，注重文化建设，编纂大事记，向员工灌输单位文化理念。
　　四、如何做好事业单位档案管理工作
　　（一）建立健全工作制度。因事业单位职责繁多、涉及面广，所以事业单位档案涵盖了文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、执法案卷、电子档案、声像档案、实物档案等各种档案类型，其中科技档案又包含基建档案、设备档案、科研项目档案等分支。做好事业单位档案管理工作，就要建立健全各类型档案管理制度，使档案管理有章可依，有据可行，从制度上保证事业单位档案工作程序化、规范化。
　　（二）提高管理人员的保密意识。一是加强保密机制建设，从制度入手筑牢保密责任意识。二是经常开展保密警示教育活动，提高失密泄密行为鉴别能力，筑牢防范意识。三是从人防、物防、技防入手，建立档案安全防范体系，存储设备定期杀毒备份，重点防范黑客攻击，做到涉密档案不上网。四是不定期开展保密检查，严查违法违规违纪行为，使档案管理人员居安思危，筑牢忧患意识。
　　（三）加强数字化建设。传统档案以纸质档案为主，具有易损坏、易丢失、不便查找的特点。档案数字化能弥补传统档案的不足，不仅节约储存空间、降低保管成本、缩短检索时间、提升查全率和查准率，而且在档案利用时不受时间、空间的制约，实现档案跨部门互通，信息共享。在档案数字化建设中，要充分利用现代化技术设备，建立档案信息数据库，实现在库档案的电子检索、电子查阅、电子传输。做好事业单位档案数字化建设，是适应时代发展，为知识社会经济建设提供便捷服务的重要手段。
　　（四）积极推动档案开发利用工作。以管用结合为目标，积极推动档案开发利用工作。一是把法规文件、工作数据、科研成果进行汇集编写成册，发挥档案服务功能。二是完善档案信息电子查询功能，为单位决策提供翔实准确的参考依据。三是加强档案的对外公开力度，利用门户网站、微信公众平台推送办事流程、法规文件，切实方便企业、群众生产生活，服务社会。
　　（五）加强人员培训，提升专业素质。一方面，加强档案管理重要性的宣传，营造良好学习氛围，增强档案管理人员学习的自觉性和积极性，將学习融入日常工作中，锐意进取，积极向上；另一方面，根据事业单位档案管理实际水平，年初编制培训预算，制定培训计划并落到实处，主动参加上级部门及培训机构的学习，将培训成果带回单位，在单位内进行宣贯，通过内培与外培相结合的方式提升档案管理技术水平。最后，实施绩效管理，加强培训考核力度，切实将培训中学习的新知识、新方法运用到工作中，提升档案管理水平。
　　五、新形势下档案管理模式创新
　　（一）建立现代化管理模式。创新是时代的必然要求，档案管理者要勇于探索，从思想上树立档案是一种信息资源、可以产生经济效益和社会效益的新理念，用新思维、新技术、新方法解决档案管理中出现的新问题。加强领导力建设，增强档案管理的预见性、针对性、前瞻性，使档案在服务中发挥经济效益。在技术手段上，随着网络技术的发展，办公自动化的普及，可以建立事业单位档案云平台，将档案资料数字化后上传到云平台，可进行远程检索，消除事业单位档案管理工作受地域限制因素，实现事业单位档案的全面共享。在服务手段上，档案部门可在单位网站上设立档案服务窗口，建立现代化的档案查询平台，企业群众通过留言咨询查阅相关档案，实现档案服务利用网络化。
　　（二）建立竞争机制，引进档案管理专业人才。运用人力资源管理理念，引进人才、激励人才、留住人才，丰富档案人才储备。建立岗位目标责任制及考评制度，将档案工作纳入全年考核中，定期对档案工作人员进行测评，工资与测评成绩挂钩，对成绩优秀者进行奖励，对成绩不达标者下达整改通知，促使高、精、尖档案人才脱颖而出，充分调动档案工作人员的积极性与主动性。
　　（三）对文件中心理论进行本土化改造。规模经济是文件中心的优势，目前我国事业单位都建有单独的档案室，占用大量的人力物力财力，随着信息技术的发展，事业单位建立了计算机信息系统辅助档案管理，在此基础上，建立系统内联合档案室（即文件中心），配备专业人员对档案进行集中归类整理，提高工作效率，各单位实现实物档案在文件中心统一保管。专业人员将档案整理后数字化扫描上传到云存储，同时在各单位建设数字化档案检索调阅设备，与文件中心云存储相连接，实现电子档案的实时共享。
　　（四）以档案文化建设助力事业发展。文化建设是事业单位持续发展的灵魂，是经历挫折永不言败的信念，是面对改革突破自我的精神诠释。事业单位档案是事业单位发展历程的真实记录，具有直观性、易懂性，是事业单位文化的具体呈现。做好事业单位档案工作在传承单位文化、教育职工、服务经济发展等方面有着重要作用。
　　六、结束语
　　档案管理工作在事业单位工作中起重要作用，要引起足够重视，查找自身存在的问题和不足，吸取先进经验，提出改进措施，从建立健全工作制度、提高管理人员保密意识、加强数字化建设、积极推动档案开发利用工作、加强人员培训等方面入手，以档案文化建设助力事业发展，使事业单位档案管理工作优中求精，提升效率，满足区域经济发展和人民群众需要。
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