科研机构办公室如何更好为科研工作服务

　　【摘要】办公室的工作职能基本相似，但是不同系统、不同单位办公室工作的差异客观存在。研究这些差异，并采取适宜的方式方法，对于提高办公室工作质量，发挥好办公室职能具有重要意义。
　　【关键词】科研机构办公室；工作服务；差异
　　习近平总书记高度重视办公室工作，他在《秘书工作的风范与地县办公室干部谈心》一文中对办公室工作提出三条希望，其中一条就是实行高水平服务。虽然办公室的工作职能基本相似，但是不同系统、不同单位办公室工作的差异客观存在。研究差异对于提高办公室工作质量，发挥好办公室职能具有重要意义，也是办公室实行高水平服务的前提和基础。近20年来，笔者既在行政机关办公室从事过行政服务工作，又在科研机构办公室从事科研服务工作，深感两类办公室的工作既有共同点，也存在不少差异。为进一步做好科研机构办公室工作，特对二者差异做些粗浅归纳，以探寻其中的规律，摸索出更加适当的工作方式与方法，更好地服务科研工作。
　　一、角色定位不同
　　在行政机关，工作核心是行政，办公室承担着承上启下、沟通左右的作用，是行政工作的直接推动者，有时甚至是领导者（如市、县党政机关的秘书长同时都是市、县领导班子成员）或直接参与者。他们虽然也承担着服务领导、服务部门的职能，但是担当主角的机会更多一些。在科研机构，工作核心是科研，办公室虽然承担着承上启下、沟通左右的作用，但工作内容主要是围绕科研工作展开的，每项工作都与科研工作密切相关，与科研无关而直接行政的工作几乎没有，更多时候是担任科研工作的配角。由此可见，行政机关办公室是主角配角兼任，科研机构办公室则是纯粹的配角，认清自己的配角角色，是做好办公室工作的前提。作为科研机构办公室的一员，要甘当科研配角，树立服务理念，全心全意为科研服务，为科研工作取得重大突破保驾护航。
　　二、重点服务对象不同
　　行政机关办公室既要服务于行政领导，也要服务于一般干部，同时还要服务于相关部门。科研机构办公室虽然也要服务于行政领导和一般干部，但是由于科研人员占绝大多数，很多行政领导和一般干部本身就是科研人员，承担着相应的科研工作，因此科研機构办公室的重点服务对象就是科研人员。由于科研人员长期从事科研工作，以探索科学规律为最高追求，一般喜欢直来直去，对于办公室工作的诉求也比较直接。如果办公室人员不深刻了解科研人员的这一特点，对于他们的诉求缺乏正面而高效的回应，就容易引起误会，带来不必要的麻烦，甚至影响到实际工作的开展和推进。同时，科研机构的领导大都科研行政一肩挑，除了日常行政管理外，还承担着大量的科研工作任务，这就决定了他们花在行政管理方面的时间更少，也更宝贵。办公室在为科研机构领导服务的过程中，一定要善于见缝插针，利用好他们的空闲时间，把该报告的事项报告好，把该报批的事项报批好，同时要善于结合现代的信息化手段做好请示汇报工作，避免耽搁事务。办公室负责人更要当好领导的参谋助手，针对各类事务提出合理的方案供领导决策，让领导多在选择题上拍板，少在问答题上思考，切实提高行政效率。
　　三、服务方式不同
　　服务对象不同，角色定位不同，决定了服务方式也有所不同。一般而言，行政机关办公室工作承袭更多传统的做法，一方面制度比较健全，可以遵循的规范比较多，另一方面行政机关领导长期从事行政工作，甚至很多领导都是从办公室岗位提拔起来的，对办公室的职能了如指掌，提出的要求和指令比较明确，工作规律也更容易把握，相关事务的推进更加有章可循。由于科研机构鼓励创新，工作氛围活跃，条条框框较少，科研人员都不太喜欢他们眼中的那些繁文缛节。很多领导同志科研行政一肩挑，时间精力有限，对工作细节关注较少。这就需要办公室提供的主动服务、靠前服务、动态服务要更多一些。在日常工作中，要以保障科研工作顺利开展为导向，主动了解科研创新团队的工作和生活需求，设身处地为科研人员着想，及时解决各类实际困难，提供全方位、高质量的综合服务。
　　由于科研机构办公室与行政机关办公室存在着以上的差异，决定了科研机构办公室要更好地为科研工作服务，必须发挥好以下四个职能：
　　一是不管部。科研机构中管理部门的设置比较精干，一个管理部门往往对应着行政机关的多个部门，可谓上面千条线，下面一根针。在这种情况下，办公室作为科研机构中综合性最强的部门，行使职能过程中不管是主管、主办还是配合，不论是分内还是分外，都必须胸怀大局、全力以赴。一方面，对于那些不易分派或派不下去的工作，还有暂时无法确定分管部门或需要多个部门协调办理的事项，办公室都要理所当然、义无反顾地承担兜底保全的不管部职能，抓紧落实处理，或积极协调相关部门，按照规范要求完成工作任务。另一方面，科研机构办公室直接服务领导班子和科研人员，承担着沟通左右、联系上下的工作职责，工作涉及面广，各方联系比其它部门更多，不管部职能的主动发挥，将使其桥梁枢纽作用得到强化，也是提高办公室地位、实行高水平服务的必然要求。
　　二是大后方。科研机构办公室既是科研主角的配角，也是掌握诸多行政后勤资源的要角，能否调动多方面资源，为科研工作提供更好的物质和条件保障，是办公室工作成败的关键。作为科研工作的大后方，办公室要与科研人员广交朋友，想科研人员之所想，急科研人员之所急，帮科研人员之所需，想方设法为科研工作创造更好的条件。有时甚至要提供保姆式的服务，帮助新进科研人员尽快适应环境、拥有科研条件，顺利启动科研工作。在中科院系统，则以3H工程（即Housing住房、Home家庭、Health健康3个H）为切入点，充分整合社会、政府和本单位资源，创造一个更加适合科研、学习、生活的外部环境，让科研人员真正感受到大家庭的温暖，免除后顾之忧。
　　三是消防员。科研机构办公室是科研机构对外联系最主要的窗口，工作职能决定其要经常面对紧急突发事件，接收到紧急文件、紧急接待、紧急会务的情况很多，有时天气异常甚至要组织防灾减灾等工作。面对这些紧急突发事项，办公室要主动发挥消防员的作用，做出迅速准确的反应，组织相关部门研判事项要点，尽快提出解决方案供领导参考决策，协调解决存在的问题，做好跟踪落实及执行的相关工作，确保各项紧急事务得到有效应对和处置。科研机构办公室一般还承担着本单位舆论沟通与舆情控制的职能，遇有紧急突发事件，舆论的焦点一般会先集中到办公室，这时办公室就要像消防员一样做好灭火和消毒工作，确保舆情往积极的方向发展，避免可能出现的舆情失控现象，使广受关注的科研机构陷入漩涡的中心。这也是实行高水平服务的重要举措。
　　四是护城河。科研人员以科研为主业，对行政规章制度很难花太多时间去理解熟悉，办理行政事务往往凭工作分工说去找某个人，对于办事流程、要件往往不甚了解，甚至无意间发生违法违纪的概率更大，这时办公室就要发挥护城河职能，全面收集整理各类政策性文件，分门别类做好汇编工作，以适当的形式下发给科研人员，尽可能让各类规章制度深入到科研团队中。办公室工作人员要更加熟悉各项政策规章，准确把握政策规章的精髓，洞悉其中的雷区，加强对各项事务的审核把关，同时根据科研人员喜欢直来直去的特点，更加耐心地做好相关规章制度的解释疏通工作，既为领导分忧，也让科研人员放心，从而推进整个单位和谐运转，使关键枢纽作用得到充分发挥，为做好科研服务工作奠定坚实基础。