新形势下的社区服刑人员档案管理途径探究

　　（265200山东省莱阳市司法局基层科山东烟台）
　　摘要：社区矫正档案是一种特殊类别的档案，要针对社区矫正档案管理工作的新情况，探索科学的管理方法，促进规范化建设，为社区矫正工作提供基础保障。
　　关键词：社区矫正；刑罚；档案
　　社区矫正，是将社会危害性不大或经过劳动改造后已不致再危害社会，被法院判处缓刑或裁定假释的罪犯，通过执行非监禁刑，即放在社区中矫正，将犯罪后的人员改造成守法公民的工作。2014年10月，十八届四中全会审议通过了《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》，决定中明确提出将要制定《社区矫正法》，此举具有里程碑意义，无疑会迅速推进社区矫正工作发展。在这其中，社区服刑人员档案作为开展社区矫正工作的第一手资料，是社区服刑人员矫正效果的最直接反映。特别是工作档案，真正客观地反映了对社区服刑人员从入矫至解矫的全过程，为社区矫正工作提供了扎实的依据和直观参考。自2012年莱阳市司法局开始启动社区矫正工作以来，不断加强对社区服刑人员档案的科学整理归纳与归纳，全市的档案管理工作已经逐渐步入正轨。
　　一、社区服刑人员档案特点
　　（一）形成动态化
　　动态化是指社区矫正司法文书具有随着社区矫正过程不断变化的特性。社区服刑人员入矫并建立工作档案后，随着社区服刑人员不断当面及电话汇报、接受教育及其他矫正措施等，形成的各类文书日益完善。例如，为了杜绝社区人员脱管，司法所要求社区服刑人员至少每月当面报到一次、提交一次思想汇报，逐渐形成了反映社区服刑人员的思想活动及行为表现的文件材料，即利用各种发展动态形成的各方面矫正信息的反映。因此，及时做好材料文书的补充收集是非常有必要的，要做到努力缩短社区服刑人员实际情况与工作档案的时间差。
　　（二）格式规范化
　　《社区矫正实施办法》出台后，司法部随即颁布了《社区矫正执法文书格式》，作为司法局及司法所开展社区矫正各项工作和形成对社区服刑人员的工作记录时必须遵循的规范要求，不断推动社区矫正工作走向规范化。《社区矫正执法文书格式》基于种类精练的考量，在满足司法局及司法所日常社区矫正工作需要的基础上，紧密结合《社区矫正实施办法》，在格式统一、内容简洁的基础上，对社区矫正工作的文书种类做出了明确规定，共20种，各类文书集中在一起转化为工作档案后，可以对社区服刑人员进行高效有序的管理，提高社区矫正工作效率。
　　（三）内容保密化
　　社区服刑人员档案详实记录了社区服刑人员的个人基本信息、主要犯罪事实及家庭情况等，这些信息涉及个人隐私，应有专人负责档案保管工作，且档案保管地点应区别于日常办公地点，并制定严格规范的查阅制度，公务机关进行查阅时必须持相关部门开具的介绍信，以免信息泄露。尤其必须注意，社区服刑人员档案不得复印，如若恣意扩大社区服刑人员档案公开范围，势必会给社区服刑人员的隐私权造成不必要的侵害，因此，切不可随意将社区服刑人员档案转借他人。
　　（四）档案管理专门化
　　社区服刑人员档案是伴随着社区矫正过程的不断进行，并在不断形成的数据和信息记载上而逐渐形成的，有稳定的文件名称，固定的形成规律，遵循特别的形式和内容，其专业性是由社区矫正这项工作的专業性决定的。因此，司法行政机关首先要对社区服刑人员档案的专业属性有一个清醒的认知，并以此制定出相应的管理制度和管理方法等，作为规范且高效管理社区服刑人员档案的重要依据和前提。
　　二、抓好社区服刑人员档案管理工作
　　社区服刑人员档案作为社区矫正工作的真实记录，科学地做好社区矫正人员矫正过程形成的执法文书和重要材料的归档、查阅、移交、销毁、保管等工作，十分重要。因此，要着重做好以下几点，确保社区服刑人员档案的真实性、完整性、规范性。
　　（一）三关齐抓，保证社区服刑人员档案真实性
　　1。好入矫关，做好社区服刑人员建档工作
　　一是从最初收到监狱或人民法院的委托评估调查函开始，建立档案，及时将最终调查形成调查函等资料收集存档。二是收到法院或监狱的司法文书后，及时督促社区服刑人员前来报到，并在其报到后确定专有的编号，完善相关报到资料，保证档案真实完整，方便查找。三是建立回执单制度，确保社区服刑人员按时到司法所报到，由司法所及时建立该社区服刑人员的工作档案及执行档案副本。
　　2。把好在矫关，将社区矫正日常监管环节文书的建立、归档及整理工作做实做透
　　司法局要求司法所分别建立社区服刑人员的日常报到记录、电话汇报记录、谈话记录、思想汇报材料、教育学习记录、社区劳动记录，人身危险性评估、阶段矫正评估等都要按时、详实填写，定期对社区服刑人员进行走访调查，根据社区服刑人员的不同个例建立矫正个案书，随时调整矫正方案，及时更新社区服刑人员工作档案，确保档案时效性和真实性。
　　3。把好解矫关，确保档案资料有始有终
　　对于即将解矫的社区服刑人员，司法局工作人员提前一月要求社区服刑人员提前一月写出总结，并在解除矫正当天出具由司法局盖章的解除矫正证明书，进而安排社区服刑人员及其矫正小组成员到司法所，进行解除矫正宣告，将其纳入安置帮教对象范围。社区服刑人员解矫，整个工作档案完成后，由司法所工作人员将工作档案送至司法局，与执行档案正本合卷，副本由司法所自行销毁。
　　（二）上下联动，确保社区服刑人员档案完整性
　　档案工作要确保做好衔接，信息互通，及时掌握第一手材料。对社区服刑人员执行通知书等司法文书的回执做到向法院立接收立反馈；每月与检察院监所科进行社区矫正人员名单核对；每月将更新后的社区服刑人员的移动手机号码报送移动公司，确保定位准确。司法局对工作方法进行了创新，每新接收一名社区服刑人员，向司法所发送一份回执，由社区服刑人员将司法所盖章的通知书存根送回司法局，确保人员报到率达到百分之百。每月及时与司法所核对社区服刑人员名单，与司法所及时对接社区服刑人员外出请假情况警告处分等事项的文书材料，上下衔接，左右联动，为社区服刑人员档案工作的顺利开展奠定良好的基础。
　　（三）建章立制，确保档案规范性
　　1。注重培训学习，不断提升社区矫正工作人员档案工作能力
　　2012年初《社区矫正实施办法》出台后，面对崭新的工作课题，司法局高度重视社区服刑人员档案管理工作，认真研究《烟台市社区矫正实施细则》和《社区矫正执法文书格式》，以及省厅、烟台市司法局下发的各类文件，迅速落实了以下工作：首先，集中司法局社区矫正部门及全体司法所工作人员认真学习社区矫正相关文件内容，探索、研究、讨论、学习了社区服刑人员档案管理具体工作方法；其次加强司法局与司法所、司法局与兄弟县市区司法局的交流探讨，召开档案专题会议，并请烟台市局工作人员作指导，组织全体司法所工作人员专门培训社区服刑人员档案的建立和管理流程；再次，针对社区矫正工作刚刚开展，社区矫正工作人员对这项工作还不够熟悉的现状，采用电话指导、交叉学习等方法，提高建档水平，实现全市社区服刑人员档案的统一、规范；最后，利用年中、年末考核的机会，在对档案进行逐人逐档评查的同时，对档案中存在的问题要求司法所进行进一步的整改，将工作检查作为进一步提升工作水平的机会。
　　2。做好制度建设，提升档案工作规范化程度
　　为进一步提高档案管理的专业性，做到专人专岗专责，职责明确，司法局包括每个司法所均有专门的工作人员负责社区服刑人员档案的收集和管理工作，杜绝档案管理随意性，逐渐形成了固定且又不乏创新的档案材料收集流程，并进一步健全、完善了档案工作相关管理规定，形成了社区服刑人员档案管理的五个专门制度。档案材料收集制度；档案材料整理归档制度；档案查阅制度；档案管理工作人员职责；档案保管与保密制度。五项制度覆盖了社区服刑人员工作档案材料的各个环节，真正做到有章可循，有制可依。
　　3。查漏补缺，做好社区服刑人员档案的完善工作
　　在保证建档率达到100的同时，司法局社区矫正部门不定期对各司法所社区服刑人员档案管理工作进行抽查，定期对全市社区服刑人员档案进行逐人逐档的专项评查，对检查情况及时通报、限时整改、跟进验收，通过查漏补缺来发现问题，努力确保社区服刑人员工作档案的真实性、有效性、规范性。
　　总体而言，社区矫正工作在目前仍然处于摸着石头过河的探索阶段，作为记录矫正工作过程的重要载体、矫正工作效果的有效体现社区服刑人员档案，其重要性不言而喻。当前的社区服刑人员档案管理工作虽然取得了一定成绩，但由于作为社区矫正工作根本法的《社区矫正法》仍未出台，以及新情况、新挑战的不断出现，社区服刑人员档案工作尚存在很大的进步空间，还处在摸着石头过河的阶段，任重而道远。作为一名司法行政系统的社区矫正工作人员，在不断加强学习的同时，也应当注重总结、查漏补缺，努力提升檔案工作管理水平，提升工作质量，在高墙外的刑罚社区矫正的阵地上发光发热，真正把好非刑罚执行关。