试论如何有效提升高校二级学院办公室管理水平

　　【摘要】随着高等教育改革的不断深入，高校管理重心逐渐下移到二级学院，二级学院办公室的地位与作用将会愈发重要。分析当前二级学院办公室工作面临的困难，找到提升二级学院办公室工作水平的方法，对二级学院的建设发展将起到积极作用。
　　【关键词】学院；办公室；管理
　　随着高等教育改革的不断深入，构建和完善中国特色现代大学制度步伐不断推进，高校管理重心逐渐下移到二级学院。二级学院的管理任务和内容显著增加，承担着高校基本的教学、科研、人才培养、社会服务和文化传承功能。作为高校基层管理机构和二级学院核心枢纽的二级学院办公室发挥着越来越重要的作用，其管理与建设水平直接影响着高校事业发展。当前，我们要从分析现实存在问题入手积极探索优化策略，才能有效提升高校二级学院办公室管理水平。
　　一、当前高校二级学院办公室工作面临的困难
　　（一）客观表现。一是工作领域越来越宽、承担的任务越来越重。日常事务的不断增多和逐渐泛社会化趋向，也增加了工作执行的复杂性。二是工作标准越来越高。在办公室承担的工作中，既有事关全局的大事，还有关系师生切身利益的实事，既要参与政务，又要管理事务，还要搞好服务，每项工作都要以较高的标准来衡量。此外，随着高校发展的不断深入，各种矛盾日益突出，亟待解决的事件也越来越多，办公室人员需要时刻保持高度的政治敏感性和处理突发事件的敏锐性。三是对业务能力的要求越来越高。处于信息化的时代，各大高校均从纸质办公向信息化办公转换，各类信息系统相继创建，也对各二级学院的配合管理提出了相应的要求。这类工作是由办公室来承担的，这就使办公室增加了很多全新工作内容，对办公室工作人员的学习能力、业务能力、新技术的再接受能力都提出了很高的要求。也无形当中给办公室工作增加了难度。四是办公室工作的非专业化，使得其认可度得不到提升。办公室工作往往是服务工作，因此办公室工作虽然千头万绪，但往往成效不显著，不容易有亮点，难以得到认可。
　　（二）主观表现。一是由于办公室工作的专业度低，存在很多办公室工作人员对自身的工作认可度不高，对岗位的依赖性也不高的情况。这种状况导致办公室岗位的流转性较强，往往在办公室岗位上不能长久，稳定性不高。二是部分学院机关工作人员的思想观念和行为方式滞后于发展的需要，对自己的工作没有目标，安于现状，固守陈规。依然存在办公室人员认为领导让做什么就做什么，甚至部分办公室人员在完成领导交给的任务时还会打折扣，敷衍了事，创新更是无从谈起。三是有些工作人员没能牢固树立为教学科研服务，为师生服务的根本宗旨，认为自己是管理者，存在着重管理、轻服务的官本位思想，淡忘为师生服务的主导性，缺乏人性化的管理和人性化的服务，工作中会表现为充当二传手的角色。
　　二、如何提升高校二级学院办公室管理水平
　　（一）加强教育培训提升办公室人员自身素质。高校二级学院办公室工作人员来自不同的专业背景，基础素质参差不齐，因此需要建立分层次、多形式的培养培训体系，有组织、有计划、有步骤地对办公室人员加强培养培训工作。采用日常培训与专题培训相结合的办法，帮助办公室人员系统学习掌握现代高等教育理论和管理学知识。同时，应积极鼓励办公室人员加强自学能力，改善知识结构，全面提高自身的素质，在实际工作中锻炼工作的协调能力、沟通能力、应变能力和创新能力，提高管理工作的实效。
　　（二）制定并完善办公室管理制度和考核制度。根据办公室工作的特点和性质，制定和完善符合办公室工作要求的管理制度，使办公室人员有制度的规范和约束，办事有章可循。明确办公室人员各自的管理岗位，强化责任意识，建立岗位责任制，把办公室工作内容纳入制度管理轨道，使办公室人员能够责任明确、各负其责。同时，以师生评议、领导评价和其他评议相结合的综合考核办法，着重对履行岗位职责与工作规程情况、遵守学校学院相关考勤制度情况、工作效率和工作质量、工作态度和工作作风、教师和学生的投诉率等方面对办公室人员的工作进行考核。
　　（三）引入竞争机制。按岗择优聘用符合岗位要求的办公室工作人员，创造竞争平台，营造优胜劣汰的良性竞争环境，增强办公室工作人员的紧迫感和危机感。实施薪酬激励
　　成长激励与精神激励相结合的激励机制，把工作人员的工作绩效与其奖金分配、晋升晋级、荣誉表彰等切身利益联系起来，做到奖惩分明，激励并满足工作人员的合理需求，增加其成就感和荣誉感，充分发挥其积极性、主动性和创造性。
　　（四）树立以人为本的管理观念。办公室的工作能否做好，归根结底要靠办公室全体工作人员的努力。人的因素是第一位的，没有一支高素质的干部队伍，就不可能有一流的工作成绩。要树立以以人为本的观念，从思想上重视管理工作，把管理和教学、科研放到同样的层面上来抓。贯彻人本管理的思想，要引导办公室人员调整心态，明确工作目标，认清管理工作的重要性，树立浓厚的服务意识，尤其是超前服务的观念。只有擁有了以人为本的管理观念的管理队伍，才能主动、创造性地开展工作。
　　【参考文献】
　　〔1〕赖华红。高校二级学院办公室管理与建设问题分析及优化策略〔J〕。办公室业务，2013（1）。
　　〔2〕孙薇。高校二级学院办公室行政管理队伍建设探究〔J〕。科技视界，2014（23）。
　　〔3〕毛颖颖。论高校二级单位办公室工作的提升〔J〕。科技资讯，2014（31）。
　　〔4〕张伏力。谈高校二级学院办公室的现状及建设路径〔J〕。继续教育研究，2013（6）。
　　〔5〕宋彦斌。以更高标准提升办公室工作水平〔J〕。秘书之友，2014（4）。