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探讨电力物资采购合同风险管理的内部控制

  摘要:电力物资采购合同风险管理的内部控制,是企业管理的一个重要方面。如果物资采购管控失当,会直接影响企业安全生产,并造成损失。以作者多年从事发电厂物资采购合同管理的实践经验,对当前电力物资采购合同容易出现的风险进行识别,并提出合同风险的内部控制措施。
  關键词:电力物资;采购合同;风险管理;内部控制
  在发电厂建设,生产运行维护过程中,涉及到大型主辅机设备;特殊消耗性材料;事故备品备件等电力物资采购。采购过程中的任何一个环节出现偏差,都会影响到物资采购预期目标的实现,这就是物资采购活动面临的风险。电力物资采购合同是电力企业所需物资采购的交易契约,合同风险与采购风险紧密相连,贯穿整个合同管理全过程。
  一、电力物资采购风险识别
  (一)责任风险
  采购合同承办人业务水平不高或责任心不强,不遵守企业内部采购程序与规定,忽视合同签订和履约过程的监督。
  (二)计划风险
  需求计划管理不当或不科学,导致物资采购概算、技术要求、数量、使用时间等与实际工作需求发生偏离。
  (三)价格风险
  由于采购过程,参与竞争报价供应商少;或者供应商操纵投标环境,相互串通报价,恶意抬高价格。
  (四)质量风险
  由于卖方提供的物资型号规格、技术参数等,不满足采购文件技术规范或合同约定的质量要求,导致标的物安全系数降低,甚至无法使用。影响买方工程建设进度、机组安全生产、检修维护等正常工作的开展,甚至造成人身安全、企业声誉等方面的损害。
  (五)验收风险
  未按照物资交付验收标准要求进行货物验收,造成有的物资一开始使用便出现问题的情况。
  (六)付款风险
  有预付款情形的合同,买方支付预付款后卖方迟迟不发货,延误买方使用;或者预付款比例不适合,造成大量资金占用。支付方式约定与物资实际使用不一致,有可能出现货款已付,标的物使用出现缺陷的情况。
  (七)服务风险
  主要是卖方在供货环节上的服务质量不佳,物资在使用过程中出现缺陷时售后服务响应不及时等。
  (八)质保风险
  合同条款概念模糊,过于形式化,物资质保期限缺项或约定期限不明,造成的执行力不足。
  二、电力物资采购合同风险管理的内控措施
  (一)建立健全采购合同管理内控制度
  电力企业应建立健全采购合同管理相关制度,对合同承办、内部监察审计、物资采购、责任追究等制度做出具体规定,给予生产技术部、工程计划部、财务产权部、监察审计部、统一负责经济法律工作的归口管理部门及承办部门进行合理分工,明确职权,确保各项合同按照法律法规、管理制度严格执行,保证合同签订、执行以及后续管理过程的规范性,从而杜绝合同签订、执行、管理过程的不完整或不严密。
  (二)充分发挥内部审计控制作用
  积极开展合同管理内部审计,注重事前把关,为降低物资采购风险,起到预防和控制作用。对合同的合法性、规范性和实效性,合同的签订、履行情况进行审查和评价,及时发现合同条款中存在的不严密、不规范等问题,通过这些措施不断完善电力物资采购合同管理,堵塞合同管理中的漏洞。
  对重点或采购金额较大的项目,可组织实施合同管理方面的专项审计,对合同管理状况进行有针对性的检查监督,发现不足,提示风险。使电力物资采购合同的所有事件处于可控之中,保证合同目标的实现。
  (三)提高合同管理及承办人员的专业素质
  加强物资管理人员合同管理、电力物资采购管理等相关知识的培训,提高物资采购合同管理风险防范意识,造就一支熟悉电力物资采购环节、了解企业管理流程、掌握合同管理相关知识及责任意识强的专业队伍,在电力物资采购合同执行过程中有效防范风险。
  同时重视合同会签人员的专业性,能够对合同管理较为熟悉,对标的物比较了解,能在合同会签中发现存在的不足,提出合理化建议,保证合同签订的专业性和严密性。
  (四)有效执行物资采购管理办法
  企业所需物资均公开挂网,进行招标、非招标采购。对于潜在报价人少的采购项目,开展寻源采购,鼓励供应商积极参与报价,形成充分的市场竞争;加强采购人员保密意识,提高项目评审质量;择优选定价格合理、产品销售业绩突出、信誉良好的企业作为物资采购项目的成交供应商。
  (五)合理指定物资验收方式
  要严格执行物资验收标准和方式。对重大合同及重点工程的标的物及时跟踪,进行设备监造验收;特殊设备约定由双方认可的第三方机构出具验收检测报告。及早发现合同物资存在的不足,有效控制质量风险,确保买方安全生产和经济利益不受损失。
  (六)重视结算条款约定
  处于资金安全考虑,应按标的物计划使用时间和情况,确定合同价款支付方式和比例。或者合同生效日起在一定的时间内,约定卖方提供具有一定金额且不可撤销的银行履约保函,保函期限必须等于或大于合同物资质保期限。卖方如果违约,要面对财政损失及信誉下降的危机,这样可促使卖方提高履约效率。
  (七)约定质保期限
  充分认识质保期限的重要性,它是物资使用过程中存在质量问题时向卖方要求索赔的有效期限。如果合同缺少此项,或者约定的具体日期不明确时,买方就不能要求索赔,或索赔的有效期就不能确定。这样在一定的时限内,所购物资出现质量缺陷,只能由买方自行承担,增加物资采购成本。
  三、结语
  对采购合同进行风险管理,是企业遵守国家法律法规、加强内控管理的一项日常工作,可促进电力物资采购合同不断完善,有效防范电力物资采购风险,提高物资部门的管理水平和合同管理效率,是保障企业安全经济运行、最大程度降低经营风险的必要举措之一。

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