高校档案管理中信息资源共享模式的构建

　　【摘要】随着我国信息化社会建设的不断推进，社会各阶层对于信息的需求量越来越大。高校档案是我国现有最大的信息保存管理载体，如何实现高校档案管理中的资源共享模式的构建，成为了社会关注的重点。本文将对我国大学档案进行简单的介绍，分析其在管理中存在的问题并对如何实现高校档案信息资源共享提出自己的建议。
　　【关键词】高校档案；管理；信息共享
　　一直以来，中国各高校档案管理作为一个相对独立的部门，秉承着只对高校管理层负责的态度，从而与教师、学生还有社会群体保持着距离。但随着时代的发展，传统的高校档案管理已经不适应当今时代的需求，信息社会的构建，使得整个社会都急需大量的信息资源。高校档案信息资源如何才能更好地服务于社会，建立高校档案信息资源共享系统成为了全社会的共识。
　　一、我国大学档案管理现状
　　（一）传统档案管理概述。高校档案简单的说，就是个高等学校在招生、教学、科研等活动中记录下来的对学生、学校、社会有价值的各种历史记录，形式包括文字、报表和音像等等。普遍意义上的档案管理包括信息的输入、储存、加工和输出，属于信息控制系统的一类。而高校档案又区别于其他文献管理的特点：一是资源累积缓慢；二是管理过程有阶段性；三是档案管理依附于档案形成者；四是相对于社会领域的封闭性。我国高校档案管理起源于国家建立之初施行的计划经济模式，特点是高度统一的管理模式，档案管理以及档案管理工作人员都由各级政府任命。因此各高校的档案部门大多处于孤立的不联通的状态。档案资源也保存在各个高校的档案室中，不对外界开放，也不提供资源共享。在这种状况下，各高校的档案管理在一定的历史时期产生了良好的作用，并在此基础上确立了档案领导体制，构建了相应的管理网络。
　　（二）传统档案管理存在的问题。1。档案信息载体单一。当前各高校所实行的档案载体多是纸质文档。纸质文档相对于现代先进存储技术来说具有很多的缺点，例如不便保存，容易受到各种意外情况损坏；不利于传递，没有电子类存储设备便捷；存储信息量少，只能对一些基本信息进行记录。2。服务模式单一。高校档案所涉及的人群包括教师、学生、企业公司、科研人员等多类群体，理应为这些群体提供服务。然而现今高校档案管理的服务对象却只停留在服务于各高校的领导决策层，学生与老师基本没有查看档案的权利，至于社会上的各群体，服务更加的少。这种现象的出现受到两方面的影响。一是受传统档案管理模式的影响，高校档案更多的被作为一种管理工具，而不具有服务社会的功能。这也导致了当前高校档案管理服务模式单一的特点。二是档案管理结构存在着缺陷，因为档案载体，管理制度等因素导致档案内容不能及时完善更新，也就更难为社会人群提供服务。3。档案信息化建设相对独立，缺乏共享。当今的诸多高校已经意识到信息化建设对于档案管理的重要性，并纷纷开始对自身的档案管理进行建设与更新，但是由于各高校之间往往是各自独立的，导致档案资源难以共享，所有的信息化建设，也大多局限于单一学校的档案管理。这不得不说是受到了中国教育体制内管理体制和运行体制的影响。这也为以后可能出现的高校档案管理统一化埋下了隐患。4。以人工操作为主，从业人员业务素质不足。目前各高校的档案管理虽然进行了信息化建设，但实质上仍然是以纸质档案为基本，只能使用人工进行操作。人工对档案进行管理操作，相对于电子信息技术的快捷，存在着很多问题。例如工作量大、人工处理要花费大量的时间、资料的收集度不够、容易出错、档案保存不易等等。这种管理方式，造成了人力资源的浪费。同时各高校的档案管理人员业务素质不高也是一个大问题，大部分人都不是档案管理相关专业毕业人士，对于档案管理只有简单的认知，不能依靠他们来对当前高校档案管理体系进行改良。
　　二、高校档案信息资源共享的必要性
　　（一）信息化建设的需要。21世纪是信息化时代，当前国家正在大力建设信息化社会。信息本身是有价值的，它的价值体现在将它所包含的知识与研究成果应用于社会中其他类资源时所产生的对其他资源的结构优化作用。信息资源同其他类资源一样，都是我们社会发展所不能缺少的资源。而高校档案汇聚了许多先进科学工作者的研究信息和研究成果，具有极高的学术价值，开发利用空间大。因此高校档案信息资源共享对于信息社会建设、建设节约型社会和实现资源高效利用方面有很大意义。
　　（二）公众知情权的需要。档案机构作为传统的信息管理者，拥有着最大的信息保存量。但在传统的档案管理体系中，档案只作为一类管理手段，很少发挥它服务于大众的作用。而在今天，档案作为一种人民的受托机关，人民有权利要求其公开信息资源，增加社会对档案的利用。随着信息化社会建设的不断深入，档案在我们日常工作及其他领域都有着很多的利用，传统的档案信息只服务于少数人的制度已经难以满足时代的要求，必须以满足使用者需求，服务于社会为前提，建立高校档案资源共享制度。
　　（三）高校自身的需要。为了高校自身的教育发展与改革的需要，实行高校档案信息资源共享也是势在必行，原因有以下两点：1。促进科研与教學水平的提高。高校档案是对高校中教师与科研人员劳动研究成果的保存。每个高校都有着自己的优势学科和弱势学科，实现高校档案信息资源共享，对于高校研究人员来说，可以避免重复研究；对于高校来说，可以很好地提高弱势学科的教学水平。2。高等教育发展和改革的要求。它要求高校提高自身的信息化水平，充分发挥信息资源在高等教育发展中的促进作用。共享信息资源是良好的公共服务体系的组成部分，可以很好地使人民不断增长的档案信息的要求得到满足。
　　三、高校建立信息资源共享模式的对策
　　（一）顶层设计引领改革。近些年来，随着信息技术的不断发展，各高校也陆陆续续引进了许多现代信息化设备。高校档案信息资源共享作为一项工程来说，它的前期准备已经完成，技术问题和设备问题已不再是制约信息共享模式建立的难题。但由于我国现在的教育体系中，高校与高校之间相互独立，不存在隶属关系，同时许多高校也分属不同系统，相互之间没有沟通。因此，必须由上一级政府对改革进行从上而下的统一协调，由上层规划方案，层层下发，逐步推行，这种方式可以很好地避免发生各高校各自为政的情况，同时也能做到总体结构的合理还有全局把控上的优化。信息资源管理应该转变运行方式，从三个层面进行：1。国家部门宏观层面。这要求政府和教育部的领导层能认识到高校信息资源共享在全面建设信息社会所能发挥的资源调控和节约作用，和这一项事业对于民众及社会人士的生活工作所起到的便民作用。政府应规划好大致的实行方案，保证这项事业在大方向上不出错，同时做好协调工作，解决在高校档案信息资源共享的建设中遇到的难题。2。网络级的中观层面。在实现高校档案信息资源共享，并初步可以为老师、学生及社会机构提供服务的同时，也应该加大信息档案的分级保管制度。对于一些基础的，半公开的档案信息及知识领域可以采取公开的制度，方便各类人群的信息需求。对于一些机密的、重大的研究成果，应该实行查看权限分级，资料的查阅人必须满足一定的条件。3。组织级的微观层面。目前我们高校的档案管理就处在这个层面，而档案资源也保存于这个层面。实现高校档案信息资源共享，要求各个组织服从于上层的指示，积极配合，开放自己的档案资源，建立健全自身档案管理制度，实行信息化管理，为高校档案共享信息化模式的建立打好基础。
　　（二）加强档案人才建设。高校档案管理人员的素质直接关系到工作的质量与高校档案信息管理模式的开展进度。根据笔者的调查，大多数高校档案管理部门的职员缺乏相应的知识和工作能力。因此，学校方面应该为这些人员开设专门的档案管理类课程，加强专业技能，帮助他们更好地应对现代信息化档案管理工作的需求。与此同时，也应该加紧对人才的引进，以高带低，提高整体人员的工作能力。
　　（三）构建高校档案信息服务中心。我们所要建设的新型高校档案管理系统，最大的目标就是满足更多用户对档案信息资源的需求，因此构建一个良好的档案信息服务系统是十分有必要的。首先要根据不同用户有针对性地进行档案信息共享。老师、学生还有科研人员每类人群对于信息的需求是不同的，根据不同人群体需要对其推荐不同的内容，开放不同等级的资料库。其次要实行信息分级制度，不能无限制地对信息进行开放。有必要对一部分机密事项以及重大研究成果进行保密。最后是建立用户反馈系统，可以将反馈系统分为几个部分：1。用户意见。大量的用户意见能帮助高校信息共享系统更加完善和便民。2。高校档案利用效果，能很好地提供用户是否对档案信息进行了良好的使用。3。高校档案利用需求趋势。能更好地对用户需求的信息种类进行判断，推荐更适合的信息，提高工作效率。
　　（四）高校档案信息共享集成系统。因为各高校之间档案信息保存的独立性与封闭性，有必要建立一个良好的信息共享集成系统，它能够很好地打破各高校信息资源之间的独立状态，实现信息资源的整合，构成优势互补的档案信息资源库。一个集约化的、系统的、内容丰富的资源库是档案资源共享的物质基础。他可以很好地对数据进行分类整理，有效提高资源的利用率，减少重复信息、冗余信息的数量。
　　四、结束语
　　综上所述，在现代化与信息化不断发展的今天，高校的档案信息管理模式也在不断地发生改变，一种新型的、高效的高校信息共享系统正在逐步建立。它能够更好地对高校信息资源进行整合以便为社会各界人士提供服务。但这种新系统的构建是一个工作量巨大的工程，还需要我们对其不断地进行理论上的完善和时間上的探索。
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