石油企业的人事档案管理中存在的问题分析

　　薛江梅张瑞瑞王爽
　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有现实性、真实性、动态性、流动性、机密性。
　　石油企业具有其特殊性，在中国石油工业体系刚刚建立的时候，大部分石油工人来自部队转业战士，他们为新中国的石油勘探和开发做出了很大的贡献，在改革开放之后，补充了大部分来自高校，石油技校，石油中专等学生，随着我国企业制度的改革，石油企业人事档案管理工作逐渐成为油田各公司做好相应组织工作的基础要素之一，利用人事档案信息资料做好人事管理工作，为油田的勘探开发达到一个高的服务水平。本文就目前档案管理中存在的问题和需要解决的问题进行研究和探讨。
　　一、人事档案管理中存在以下问题
　　（一）人事档案的信息不全
　　油田档人事档案作为为国家档案信息的一部分，其管理工作必须严格准守相应的管理制度和国家的法律法规，以此来油田人事档案管理工作的严谨性和规范性。在长期实践中发现许多工人在退休时，年龄错误，工作年限错误，入职错误等，这些将导致不稳定因素的出现，导致职工工资与实际不符。有些入团，入党信息不全，导致提拔，调动中出现资料短缺的问题。
　　（二）个人信息及时没有得到补充
　　有些人员辞职或考取研究生，用人单位转走档案后，发现里面缺少派遣函、职工在单位工作期间的获奖证书等，导致到新单位后不能很好的续接，从而影响工作级别和晋升。而大城市对新员工的管理由第三方管理机构来完成，需要派遣函等证件，档案的管理被退回，从而影响新职工的入职和奖金等，以及退休政策对将来退休生活的影响。
　　（三）档案管理人员素质低下
　　档案管理本来是一项技术性很强的工作，但是由于个别领导的不重视或者管理人员的个人素质问题，对职工档案不及时进行更新，失去了档案的动态性，国内单位人事档案管理人员缺乏相应的职业素质，对人事档案管理工作的重视度不够，不负责任的态度导致填写信息错误，为以后的工作买下了后患。
　　（四）干部档案有造假嫌疑
　　在石油系统人事档案审核中，有的油田发现有干部档案造假现象，有的为了改变自己的相关条件，以适合干部选任的目标和方向。把年龄改小，以使档案上的年龄没有超过政策规定的年龄；或者把参加工作的年限提前，以使档案上的工龄符合提拔的条件；或者搞一个假博士或假硕士学位证书，以高学历增强在官场的竞争力；或在一个与己无关的科研课题中处于编写者的前几位。
　　（五）档案丢失
　　职工的人事档案管理是件非常严肃的问题，在有些单位出现职工档案丢失的问题，导致职工调动，升迁不能顺利进行，乃至影响以后的退休，引起上访和不安定的因素产生。
　　（六）由于过度强调保密而影响阅读
　　档案的管理工作必须严格准守相应的管理制度和国家的法律法规，以此来保证企业人事档案管理工作的严谨性和规范性，但是油田企业过分按的强调人事档案信息的保密性，从而使借阅变得极其复杂，要求多个部门领导签字，手续变得极其复杂，间接的影响了档案的使用率。
　　二、人事信息管理的提升办法
　　（一）定期检查
　　为了使档案管理工作能上一个新台阶，档案管理的上级部门应定期对档案进行检查和评比，对档案进行抽查，从人事安排，职位调整，工资结构，入职年龄等几个关键部位进行检查，以确保档案的正确性。
　　（二）人员培训
　　针对档案管理人员，油田组织部门应该定期和不定期的对档案管理人员进行培训，以提高专业素养，针对新形势下出现的新问题以及解决方法进行培训，或到高校进行档案管理方面的培训，或与高校档案管理部门进行联合培训，请档案管理方面的老师来讲课，提高档案管理管理人员的素质和个人修养。
　　（三）档案修补和校正
　　由于油田勘探初期，各方面的准备工作不完善，出现了部分职工档案的错误，在公司党委和人力资源部门的共同努力下，对错误信息进行修改，以还原信息的真实性。在建立人事档案之后，要对已经存储的数据进行科学有效的管理，保证操作的规范性和准确性，从而为信息资料提供便利的条件
　　（四）所有档案扫描
　　由于原始档案的频繁使用，容易破损、缺失，为了使原始的档案能够再现本来面目，许多单位对原始档案进行扫描，然后存入计算机系统，为将来的原始文件查询，使用奠定了基础，这样查询快捷，明了，提高了工作效率。
　　（五）启用计算机技术进行人事档案管理
　　随着计算机技术的发展，信息技术在人事档案管理方面发挥了巨大的作用，许多用人单位企业已逐步建立电子档案，并且创建出人事档案管理数据库。数据库的使用使档案管理更加规范科学，在档案查询，移交等方面有许多优势，提高工作效率。计算机技术在各行业中的运用越来越普及，利用计算机技术，加强人事档案管理，从而加快电子信息化档案管理的实现。
　　三、结束语
　　石油企业的人事管理是各项管理的先决条件，随着经济的高速发展，人才的有序流动符合工业社会的要求，也增加了档案管理的难度，人事管理工作是一项专业性比较强的工作，要在实际管理中对出现的新问题不断分析解决，使石油企业做强做大，使其承担企业和社会的责任，推进社会经济的可持续发展。
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