关于无纸化办公的思考

　　摘要：随着社会经济水平的不断发展，信息技术的进步，人们对工作效率的要求越来越高，再加上低碳环保理念的深入人心，无纸化办公从理念的提出到逐步实施已经得到充分的发展。越来越多的企事业单位都在不同程度上采用了无纸化办公，电子化和信息化的处理日常事务极大提高了办事效率并节约了资源，但是无纸化办公也存在着一定的安全隐患。本文主要是针对当前我国无纸化办公的实际情况，分析了其发展现状及存在的问题，有针对性的提出一些改善建议。
　　关键词：无纸化办公；存在的问题；建议
　　无纸化办公是与传统的有纸办公相对应的，是利用现代网络技术的传输功能，通过计算机来减少或者不用纸张，从而实现办公的自动化和无纸化。无纸化办公不仅仅提高了工作效率减少了纸张的使用，还使工作流程和程序更加规范，所以，获得了社会的广泛认可和采用。
　　一、推行无纸化办公的必要性
　　无纸化办公与传统的有纸化办公显著区别就是其传播速度更快，效率更高、查阅和携带更加便捷，降低了办公成本，其主要优势为：
　　（一）工作效率显著提高
　　无纸化办公利用计算机、办公软件以及通信网络等媒介，传播速度快，能够同时到达多个终端。无纸化办公将时间、地点和人物的限制降低到最低，例如，一份文件可以通过网络及办公软件直接传送到相关人员进行审阅或者批示，无需再当面送达，尤其是对一些保密要求较高的文件减少了泄密的可能性。只要在有电脑和网络的地方就能够处理办公事项，而且在找文件的时候只需要进行计算机程序的查找功能就能准确找到相关文件，减少了不必要的麻烦。
　　（二）节约办公成本，低碳环保
　　无纸化办公最大限度地节省了纸张、设备和各种耗材的损耗，网络的传输减少了纸张和印刷的使用频率，减少了交通和邮寄成本，也在最大程度上节省了人资开支。无纸化办公与当前国家提出的低碳环保理念不谋而合，减少了污染物的产生和排放。
　　二、无纸化办公的现状及存在的问题
　　无纸化办公虽然已经深入人心，成为未来发展的必然趋势，并且已经在现实生活中得到了较为广泛的应用，但是，还是存在着一些非常现实的问题制约其作用的发挥，主要有：
　　（一）传统思想观念的存在影响了无纸化办公的应用
　　无纸化办公颠覆了传统的人们的行为习惯和观念，在我国有着几千年的历史，人们习惯了纸张的运用，认为白纸黑字上签字盖章才是最可信和有效的。很多领导习惯了在纸质文件上进行圈阅和改正，有些人计算机水平非常有限抵触现代化办公方式，甚至有些人认为这些通过电脑和网络传输的文件缺乏权威性。这些传统的习惯都在不同程度上制约着无纸化办公的发展速度。
　　（二）无纸化办公的安全性受到质疑、
　　对于通过计算机和网络传输文件，有些单位对于其安全性存在着很大质疑，并且在现实生活中也确实存在着安全隐患。比如无纸化办公在网络连接、服务器，数据库等方面都在一定程度上有安全隐患，一旦发生泄密事件影响巨大。
　　（三）办公人员素质有待提高，无纸化办公系统尚未统一
　　无纸化办公的操作和运行需要较高的技能和文化水平，技术队伍的强大是其有效运行的重要保障。在一些比较落后的地区，办公人员根本不懂计算机的操作，甚至在一些地方根本没有计算机就无法完成无纸化办公。在一些单位也存在着电子文件和纸质文件共存的情况，另外，无纸化系统尚无法统一，使得各单位之间无法通过一套系统进行沟通，这也成为无纸化办公运行的重要屏障。
　　三、推行无纸化办公的对策分析
　　（一）转变思想，提高对无纸化办公的认识
　　要大力推行无纸化办公必须在思想上提高认识，转变传统的纸质办公思想，树立无纸化办公意识。一些领导干部自身一定加大重视力度，尤其是作为公文流转中的主要领导不仅要带头转变观念，还要放弃传统的方便、省事的公文阅批方式，在实际工作中落实和重视无纸化办公，带动整个单位大力推行无纸化办公。
　　（二）重视无纸化办公安全性能，切实防范风险的发生
　　各个采用无纸化办公系统的单位都对其安全性能非常重视，为了防范风险的发生，必须采用以下几种方式进行预防：首先，要配置防病毒软件。网络环境下病毒的传播将会对无纸化办公系统的利用造成很大的安全隐患，必须安装适合局域网杀毒的防病毒软件。其次，要充分利用防火墙。利用防火墙可以将不允许的用户与数据拒之门外，最大限度地阻止网络中的黑客来访问自己的网络，防止他们随意更改、移动甚至删除网络上的重要信息。最后，Web、Email的安全监测系统、漏洞扫描系统也要完善。
　　（三）加强培训和考核
　　无纸化办公系统的采用和推行与高素质的工作人员是分不开的，所以，一定要重视基础工作，培养员工使用计算机办公的良好习惯。无论是政府事业单位还是企业都要重视工作人员的培训和考核工作，定期对工作人员进行培训，制定一些切实可行的奖惩办法，做到培训和考核相结合才能保证网上流水作业运行通畅，无纸化办公的好处才能得到真正的体现。
　　四、结语
　　计算机和网络技术的应用为我们的办公方式带来了前所未有的变革动力，无纸化办公将会实现更加便捷和便利的办公方式。在推行无纸化办公方式的同时，我们也要切实注意其存在的问题，做到未雨绸缪，也不能完全搞一刀切，在一定程度和范围内也是可以允许纸质和电子文件共存的。最为重要的是要从实际办公的情况出发来最大限度地实现无纸化办公。
　　参考文献：
　　〔1〕罗丽丽。完善高校无纸化办公系统，提升行政管理效能〔J〕。中国科教创新导刊，2011（34）。
　　〔2〕鲍学阳。0A办公自动化研宄〔J〕。中国新技术新产品，2011，10（16）：33。
　　〔3〕刘荣。政府机构办公自动化（OA）系统安全策略〔J〕。安徽科技，2011，9（16）：33。