运用五位一体协同机制提升医院档案管理质量

　　【摘要】随着时代的发展以及新医改的不断提高，改变传统档案管理工作，采用五位一体协同机制提升档案管理质量已是大势所趋。本文从提升医院档案管理质量的必要性、医院档案管理工作的现状以及推行五位一体协同机制的具体措施三个维度做详细的阐述，希望对医院开展档案管理工作有借鉴意义。
　　【关键词】五位一体；协同机制；档案管理；专业团队
　　随着时代的不断进步以及新医改的要求，医院档案管理工作的重要性日益凸显，这就导致传统的档案管理工作观念和模式难以满足现代社会对医院的要求，必须对档案管理工作进行调整和改革。而五位一体协同机制集职责、流程、制度、标准、考核为一体，以流程管理为核心、明确职责为体系、制度标准为准则的管理机制。将该机制运用于医院档案管理工作对于提升该工作的质量有着极大的促进作用。所以，医院须明确档案管理工作的细节流程和工作人员的职责所在，并以一系列的考评奖惩制度激发工作人员的积极性，从而确保档案管理工作的效率和质量，进一步推动整个医院的发展。
　　一、提升医院档案管理质量的必要性
　　随着时代的进步和发展，各行各业都在进行体制改革，以更好地适应社会的发展，医疗行业也不例外。新医改对医院各环节的工作管理制度规范提出了更高的要求，其中包括档案管理工作。通过不同时期的档案，医院能了解每个时期所处的发展阶段，相比其他医院有哪些优势，以及还有哪些待提升的地方，为医院以后的发展方向提供了一个明确的指引作用。同时，随着信息时代的发展，基于网络平台，患者的病历能够在各个部门以及各个医院进行一键调取共享，使患者看病更为便捷。而这就要求医院必须构建完善的档案管理体系，确保患者档案的完整性和共享及时性，保证患者的病历能及时共享到主治医生的电脑上。所以，改变传统的医院档案管理理念，构建新的档案管理制度，并将五位一体协同机制融入档案管理工作中，是提升医院档案管理质量以及日常工作效率的重要手段。
　　二、医院档案管理工作的现状
　　（一）对档案管理工作的重视度不够。现在大多数医院为了评级，提升医院的公信度，主要将人力资源投放在医药研发、医疗科研等工作上，而忽视了一些最基本的日常工作，其中最为典型的就是医院档案管理工作。虽然大部分医院构建了档案管理工作相关制度，但是由于档案管理工作过于日常和繁琐，各部门在开展此工作时并没有严格按照规章制度来进行，管理层也没对不按要求行事的工作人员追究责任，这就导致医院档案管理工作如走马观花，形同虚设，没有真正发挥工作的价值。而且医院的档案管理工作大多是各部门对资料进行归档储存，医院没有进行统一的归整，这就导致患者的病历难以跨部门共享，从而出现不同部门间资料的交叉。更重要的是，大部分档案被收集整理后如被尘封一般，很少被再次翻阅和利用，这也使得档案管理工作很难发挥其价值，从而更难引起医院管理层的重视。
　　（二）缺乏专业的档案管理人员。术业有专攻，每项工作都有各自的专业研究。意思是各岗位应该让相关专业人员去任职，才能发挥该岗位的价值。但是，由于医院管理层对档案管理工作的重视度不够，目前医院档案管理工作的现状是大部分就职人员并非专业的档案管理人员，他们多是其他科室人员的一份兼职工作。也就是说，现在大多从事档案管理的工作人员并不具备档案管理工作理论知识，实践经验以及相应的职业素养，况且这份工作只是他们额外的工作，并不是主要职责。这样就会导致医院的档案管理工作效率和质量不佳，难以发挥档案的作用，甚至于因为患者病历资料缺失或者有错误信息等引发一些医患纠纷，大大降低患者对医院的信任度。同时，再加上信息时代的飞速发展，如果没有专业的档案管理人员开展此项工作，医院的档案管理工作将难以适应社会的发展，严重影响医院的医疗水平和发展。
　　（三）缺乏档案管理制度。随着网络技术的不断发展，只有将信息化技术融入工作当中，才能更好地适应时代的进步。所以，要想使医院的档案管理工作有效开展，就必须构建信息化的档案管理模式。可惜的是，现在大部分医院连传统的档案管理工作都没有深入有序地开展，更不要提将档案管理工作信息化。多数医院领导并不愿意花大量的人力成本和资金成本去构建完整的信息化档案管理系统，他们更愿意把这些成本花费在医疗科研上面。直接导致医院管理工作停滞不前，难以取得实质性的发展和工作成果。
　　三、推行五位一体协同机制的具体措施
　　（一）档案管理职责须明确。在五位一体协同机制中，职责排在首位，这说明明确职责是推行该机制的基础。所以，想要使医院档案管理工作有效推进，就必须以《档案法》和《保密法》为工作依据，明确档案管理工作人员的职责。首先要改变档案管理工作人员的传统工作思想，认识到档案管理工作的重要性，通过科学高效的工作模式，不断提升工作人员与该工作相关的专业知识和实践能力。同时，为了鼓励管理工作人员进行自我提升，医院应形成完善的考核奖惩制度，通过年度考核对表现优异的工作人员实施表彰、加薪以及晋升等多种奖励方式；对表现不佳的工作人员进行适当惩罚和培训，从而快速提升档案管理人员的工作能力，全面提升医院的档案管理工作水平，使档案管理工作对医院的发展有积极的促进作用。
　　（二）档案管理工作流程须细化。档案管理工作是一个极为繁琐的工作，所以想要使该工作质量得到显著的提升，就必须对档案管理工作每一个环节的工作流程进行细化，对每一个步骤的操作细节和要求进行明确，尽量规避工作过程中出现的纰漏。同时辅以相应的工作考核制度，严格督促工作人员按照流程开展档案管理工作，转变工作人员对档案管理工作的观念，从而全面提升档案管理工作的质量。
　　（三）档案安全管理意识须强化。想要全面提升档案管理工作的效率和质量，除了制定明确的制度，对工作环节进行严加把控外，还需把档案安全管理纳入考核细则里，提升工作人员的档案安全管理意识。在平时，医院要对档案管理工作人员进行档案安全工作的相关培训，并制定一系列的规章制度，在档案安全管理工作方面进行明确的细分，如何预防，以及出了安全问题如何解决等，要做出一系列的方案，确保档案的安全性。比如传统的纸质档案管理，要做好档案的防潮、防火、防虫等工作，同时严格把控和登记进出档案库房的人员，防止档案丢失；而对于信息化档案管理系统，工作人员要确保系统的稳定性和安全性，防止出現系统瘫痪或者黑客入侵的问题，从而确保档案资料的完整性和安全性。
　　（四）基础管理须规范。做好基础性工作，是提高一项工作的效率和质量的前提。所以，为了让档案管理工作水平得到显著的提升，医院必须规范基础管理工作流程，对每一个环节进行严格要求，比如提前制订档案管理工作方案，规范管理工作的操作环节；制订统一的出入档案库房和借阅资源的登记表，确保档案资料的安全性；同时对于不同类型、不同形态的资料要进行严格的整理分类，保证查阅资料时能及时方便调取；还要对档案资料进行定期清理以及丰富，有些无效资料或者错误资料可以进行修正或者移除，对新增的资料根据要求进行正确的归档存储。只有每个基础环节万无一失，才能保证整个档案管理工作的高质量。
　　（五）与其他科室沟通频次须增加。医院档案管理工作是一项基础性工作，不是单独存在的，而是与医院的各个科室紧密联系的，要根据各科室的工作需求及时提供相应的资料。所以，想要使档案管理工作发挥价值，工作人员除了提升自身素质外，还必须改变传统档案管理工作故步自封的现状，加强与各科室的联系，了解医院对档案资料的需求，并基于此对于档案的收集整理工作进行及时调整，以满足各科室不同的需求。同时，为了使全院意识到档案工作的重要性，可以定期举办一些医院档案宣传活动，让档案管理工作更好地服务于医院的其他工作，为医院的全面发展提供有力的支持。
　　（六）档案管理专业团队建设须强化。信息化时代，要求档案管理工作人员不仅要具备专业的档案管理理论知识，还必须具备信息化技术的操作能力。所以，为了保证档案管理工作的有效开展，医院必须构建一支档案管理专业团队。医院要定期对工作人员进行档案管理工作知识的培训，提供通过网络进行档案管理操作的机会，让工作人员在实操中发现问题并进行改进。档案管理工作是一项服务于医院其他科室的基础性服务工作，医院须改变工作人员的传统观念，让他们意识到档案管理工作的重要性，并提升他们的服务意识。只有提升了档案管理工作人员的整体素质，构建一支专业的档案管理团队，才能全面提升档案管理工作乃至整个医院的工作水平。
　　四、结语
　　综上所述，在新医改以及信息化技术发展的趋势下，档案管理工作只有改变传统的工作理念和模式，提升工作人员的工作素质，规范档案管理工作细节流程，健全工作制度以及考评奖惩制度，融入五位一体协同机制，才能确保档案管理工作深入有效地开展。作为医院的基础性服务工作，档案管理工作质量提升了，才能推进整个医院的工作水平提升。虽然在创新改变的过程中可能会遇到一些瓶颈，但只要医院不断改进和调整，档案管理工作质量终会得到显著的提升。
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