基于精细化管理视角下的高校办公室管理探究

　　【摘要】知识经济时代，随着我国人才战略的部署与实施，高校作为育人主阵地，迎来了前所未有的发展机遇和挑战，办学规模扩张、生源数量增长等，均对管理工作的开展产生了巨大影响。高校办公室作为连接行政与教学的重要纽带，是管理工作的重要阵地，同时作为服务师生的综合办事部门，將精细化管理理念引入，是实现更大价值释放的关键。本文基于对精细化管理的概述，分析了高校办公室管理现状，并着重就其在精细化管理视角下的发展策略进行探究。
　　【关键词】高校；办公室管理；精细化管理；发展策略
　　高校办公室承载着学校各部门、各院系方方面面的事务，管理水平的高低，直接或间接影响着高校教学、科研、育人等活动成效，一定程度上影响着高等教育事业的发展质量。精细化管理作为一种科学的管理理念及文化，以常规管理为基础，并将之引入更深的管理模式当中，在高校办公室管理中的运用，是做好各项服务的关键支持，进而呈现出高效能的良好工作状态，相关的课题研究备受关注。
　　一、精细化管理概述
　　精细化管理作为一种文化、一种理念，是社会分工细化的产物，更是现代管理的必然选择，将常规管理引向深入的管理模式，以最大限度地减少资源成本投入，并实现更高质量的服务输出。从本质意义上讲，精细化管理是对战略和目标分解细化并落实的过程，从而使之有效贯彻到各个工作环境，对提升整体执行能力作用显著。时至今日，自科学管理之父泰勒提出精细化管理思想以来，其内涵建设愈加丰富，成为现代管理科学的重要构成，为实现企业全面、协调和可持续发展目标奠定了基础。精细化作为一种精益求精的文化追求，讲求专注地做好每一件事情，重细节、重过程、重基础、重落实、重质量，亦是永无止境地追求过程。综合来讲，精细化管理就是把复杂的事情简单化、简单的事情流程化、流程的事情定量化、定量的事情信息化，通过环环相扣的细节操作，实现管理工作的全覆盖。面对我国高速发展的高等教育事业，办公室作为重要的服务支持部门，面临着更加严峻的管理工作，对精细化管理的植入与运用，是实现工作价值最大化的关键。
　　二、高校办公室管理现状
　　高校办公室作为学校管理工作的中枢部门，占据着承上启下、协调左右的重要位置，担负着保证学校各项工作高效运转的重任，对推进高等教育发展作用显著。然而随着高等教育普及化、大众化，高校办学规模持续扩张，办公室的工作牵涉面越来越广，事务性工作构成相当庞杂，相应的工作节奏不断加快，受多重因素影响，导致高校办公室的工作效能不能充分发挥出来，管理实践中出现了种种问题。目前来讲，高校办公室职能定位与社会需求仍存在一定的脱节现象，定位缺项，内部竞争氛围不足，无法有效调动员工的工作积极性、主动性，继而影响了服务输出质量。同时简政重学的呼声下，高校办公室岗位编制收紧，相较于愈加庞杂的工作内容，应付突发事务的能力薄弱，导致员工只能粗略分工，责任落实不到位，且岗位交叉问题严重，时常出现相互推诿的现象。另外，高校办公室管理的人力资源配备结构不平衡，出现了很多青黄不接的问题，新进员工的经验积累不足，无法适应岗位工作要求。
　　三、基于精细化视角下的高校办公室管理策略
　　基于精细化视角下的高校办公室管理，是实现高质量服务输出的有效路径，对上述问题的解决有着重要价值。作者基于以上总结，结合实际情况，从不同维度入手，针对性地提出高校办公室精细化管理策略，以供参考和借鉴。
　　（一）打造特色文化。思想观念是行为实践的基础，并融于高校办公室管理文化体系当中，起到了潜移默化的影响作用。精细化管理作为一个精益求精的过程，传导了新的理念和文化，同时作为一种方法，为高校办公室管理发展提供了有效路径。为此，基于精细化管理视角下的高校办公室管理，应当重构内部文化体系，统一领导及广大教职工的思想认识，转变工作思维，将精细化作为重要的行为准则和价值取向，打造特色办公文化，提高工作效能。例如，河南工程学院以岗位职责为切入点，建立并实施了四个一的工作思路，以校长办公室为引领，发挥了重要的示范作用。具体来讲，一个工作理念，要求努力成为忠实于理想信念、工作本身和业绩效率的教育工作者；一个工作准则，即以以人为本为理念先导，大力推行精细化管理，实现服务优质化；一系列工作要求，依托扁平化的管理工作模式，以严谨负责的工作态度，恪守工作纪律；一种工作形象，包括热情周到的服务形象、高效廉洁的办事形象、合作奉献的团队形象和干净整洁的环境形象。
　　（二）健全规章制度。古语有训，不以规矩不能成方圆。任何时期的管理工作高效展开，都离不开健全规章制度的保障作用，是实现高校办公室精细化管理的关键一环。在具体的践行过程中，要形成完善的管理责任制，从小事做起，从细微处入手，打造人人管理、处处管理、事事管理的全新生态。具体而言，管理人员从精细化的视角切入，审慎当前阶段的高校办公室工作实际，找出其中薄弱环节，制定相应的标准化操作流程，形成制度化体系，并加强对落实情况的检验，永无止境地追求完善。在这样的环境约束下，对高校办公室工作进行层层分解和细化，建立明确的岗位责任制度，对其享有的权利和承担的责任进行详细说明，避免相互推诿，有效规避个别违规操作导致的办公室管理失衡现象，全面提升工作效果。同时，科学导入市场竞争机制，构建一个可行的绩效考核体系，并与员工薪酬、晋升、评优等切身利益相关联，采取定性评价与定量考核、内外部协同参与的运行模式，客观反映员工行为，激励他们最大工作效能的释放。
　　（三）优化办公程序。高校办公室管理以促进教育事业发展为核心，多个部门互动参与，形成了一种既独立而又紧密联系的共生态势。基于精细化管理视角下的高校办公室管理改造，应重视内部联结，强调各科室和部门之间的协调合作，优化办公程序，进而提高工作效率和质量。在具体的践行过程中，高校办公室要深刻领会领导层的决策意图，结合内部管理制度，及时对相关任务进行分解，并落实到各部门或科室，全面参与执行动态监管，及时发现其中存在的问题，有的放矢地进行引导优化，充分发挥自身上传下达的作用，避免各部门和科室因工作重心差异而造成的意见或行为分歧，提高内部凝聚力。同时，有效运用精细化管理办法，对高校办公程序化繁为简，重构操作流程，为辅助领导层决策的高效落实，紧密围绕决策制定的各环节，从调研、实施、综合评价、信息反馈等多方面入手，细化权责分配。另外，逐步优化办公室人文环境，最大限度地整合办公室资源，形成门常开、人常在的良好工作状态，增强师生服务体验。
　　（四）加强动态监管。基于上述环节的部署与支持，对高校办公室的动态监管，是实现精细化管理效能释放的必备基础。教职工作为高校办公室精细化管理的主体，其在整个过程中的动态参与至关重要，要以活动为载体，以综合评价、绩效考核为杠杆，有效释放他们的主观能动性，并主动收集师生反馈意见，进行必要的数据统计分析之后，及时反馈给上级领导，更好地支持后续工作的整体部署。从另一个角度来讲，动态监管工作的实施，亦起到一定的激励和约束功能，反映了管理层对办公室人员工作态度和执行效力的期望，为工作指明了前进方向。对此，高校可成立专门的纪律作風专项整顿工作领导小组，实现办公室监管的常态化、动态化，及时发现其中存在的问题，并反馈给相关责任部门，引导和促进其管理升级，最终实现更高质量的服务输出。同时，宏观信息化时代背景下，现代科技的应用为高校办公室精细化管理落实创造了利好环境，通过联网管理，抓牢、抓细、抓严办公室工作建设。
　　（五）提升人员素质。某种维度上讲，高校办公室管理的核心主题是人的管理，从业人员的综合素质素养水平表现，直接影响了该项工作展开成效。尤其是面对愈加复杂的办公室管理任务，对相关岗位员工的专业化建设势在必行。精细化管理视角下，高校对办公室岗位职责进行了明确，并细化了对职工的要求，依托相关考核结果反馈，优化工作队伍结构，包括年龄结构、知识结构、职称结构和学历结构等，聚焦优质化服务，提升整体工作队伍水平。对于普通办公室职员而言，除了具备必要的理论知识储备之外，还需积累丰富的实践工作经验，紧跟时代发展潮流，掌握一定的办公自动化操作技能。为此，结合其实际工作表现，充分发挥高校育人主阵地作用，组织开展多样化的岗位培训活动，不断充实他们的学识涵养，共享行业经验，提升办公人员的执行力水平。而对于办公室管理层而言，需要时刻保持高度的工作责任意识，树立高瞻远瞩的全局观，善于彼此间沟通交互，充分利用精细化管理理论，释放自我价值。
　　四、结语
　　总而言之，基于精细化管理视角下的高校办公室管理发展势在必行。其本身作为一项相对复杂的系统化工程，在实际组织过程中，应高度重视精细化管理文化的植入，依托健全的规章制度约束，细分岗位职责，优化办公程序，促进各部门、科室之间的互动合作，并结合动态监管结果反馈，采取更多有效管理的优化措施，实现更高质量的服务输出。
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