档案馆搬迁工作探讨

　　张志平王燕袁森
　　【摘要】学校档案是学校发展、建设、管理工作的真实记录和重要依据。档案馆场地搬迁是学校一项重大工作，该项工作事务繁杂、时间紧、任务重，文章结合实际（以重庆科创职业学院档案馆搬迁为例），就如何对整个搬迁工作做详细、周全的计划，保证高效、安全、圆满地完成搬迁工作进行探讨。
　　【关键词】档案馆；搬迁；探讨
　　一、制定详细的搬迁计划
　　档案馆搬迁工作是一项繁杂又细致的工作，且在学校档案馆人员少、时间紧、任务重的情况下，搬迁工作过程中存在一定的安全风险。全馆人员应统一思想、精密组织、分工负责、协调配合，根据档案材料的不同类别，结合学校实际情况，成立档案搬迁工作领导小组。制定详细可行的搬迁计划，包括打包物品的计划准备、档案材料清理打包、搬运路线、档案上架等整个搬迁过程及搬迁中的突发事件都要提前做好计划和预案，确保打包期间、搬迁期间及上架期间档案材料的安全和有序。各环节工作都要高度重视、明确职责，把此项搬迁工作细分到每一个人，力争做好收集、打包、搬迁及上架过程中的安全有序和保密工作。
　　二、准备工作
　　（一）提前熟悉新馆格局和各功能用房的分布，科学、合理规划新馆藏。根据档案材料的特殊性，我们在对新馆馆藏布局、家具及办公用品摆放等要有一定的前瞻性，一旦位置确定就不要轻易改变。根据学校档案馆收藏档案资源的特点（如载体、内容、性质等不同），结合学校新馆的建筑结构、空间分布及各馆藏档案的数量、档案资源的借阅量等进行合理布局，设置文书类档案库、财会类档案库、特殊载体档案库、实物（声像）档案库和资料库。分别做好馆内各馆藏房间的通风、防火、防潮等十防工作和门窗加固等安全防护措施，保障即将进馆档案材料的安全。根据建筑特点及馆藏初步布局，绘制简单的馆藏平面导航图，张贴于馆内大厅，可以让初到档案馆的利用者、来访者能够清楚了解新馆各房间的功能及用途。
　　（二）详细梳理、清理旧馆馆藏档案。目前学校档案馆馆藏有党群类、行政类、教学类、科研类、财会类、基本建设类、实物（声像）类等共12大类5万余卷档案。因旧档案馆受场地、设施、设备的限制，很多同一类档案没有放在一处，在搬迁前我们要对全馆档案资源进行详细评估，分门类对档案进行清查，彻底做好档案盘库工作。
　　从学校南大之星档案管理系统中分类别导出相关数据条，并逐条核对纸质档案与电子案卷目录、分类目录，对已经借出未及时归还的档案材料要进行追还，对因场地不够等原因导致同一类别的档案材料分散在各处的要进行清理、校正和归位，并对相关数据做好可靠的记载和备份工作。利用纸箱和专业封装工具对纸质的文书档案、会计档案等进行有序的成捆成箱打包封装，档案馆工作人员在进行档案材料清点、下架、装箱时要注意顺序和数量，用黑色记号笔在纸箱上详细、清楚地写下盒数、主要内容、起止档号、箱号、到新馆的库房号等，用胶带封好和专业的打包机捆扎结实，打包和封装过程中要注意档案的连贯性，并和打印出来的卷内案卷总目录一一对应，每一类打包完成后要按箱号大小顺序排列好，及时清理纸箱数量并做好登记，以便到达新馆后能尽快核验。对评估价值较高的如花瓶、奖牌、字画、印章、证件、纪念品等实物类档案材料要做好专门的特殊化处理，要用专门的纸箱、木箱、木架及填充泡沫等小心包装、封装及填充，逐条做好特殊记录，以便在搬遷过程中进行重点保护，以防止碰压损坏现象发生。
　　三、档案资源搬迁及上架
　　（一）搬迁。因档案材料的特殊性，需请专业的搬家公司来协助完成搬迁工作。与搬家公司提前沟通，召开搬迁工作专题会议，确定好具体的搬迁方案、费用，联系好车辆及注意事项，并签署搬迁保密协议。档案馆工作人员要提前认真做好档案材料出库情况检查，逐一核实出库档案类型、数量、箱包顺序以及该趟车共装了多少案卷，做好每日档案出库台账记载。指导搬迁工人在装车时要注意按馆藏区域顺序和打包纸箱顺序装车，确保档案材料不乱、不少、不损，尽量保持档案打包纸箱的连贯性，保持彼此档案之间的有机联系。搬迁过程中要专人负责，运输途中要专人跟随，防止车上的档案材料在运输过程中丢失、损坏。实物类花瓶、奖牌、字画、纪念品等在上车、运输、卸车时要提醒搬迁工人轻拿轻放，避免发生碰撞或划伤釉面而影响美观和使用，出现问题要及时汇报、解决；组织相关人员把各类档案资源直接搬运到相应的功能区域，并对箱子封条及包装完好情况进行逐一查验。
　　（二）上架。将档案搬运到相应馆藏位置，及时对档案材料进行整理、排架和上架工作，排架、上架工作是一项繁琐、复杂的过程，档案馆工作人员要齐心协力，对每箱（包、袋）档案小心拆封，并与纸质案卷目录进行一一核对，注意数量和档案的完整性，按各类档案流水号顺序对号入座、及时上架。对部分档案盒（袋）有破损的要及时装裱、修复、更换，保质保量完成档案材料上架任务，以方便查阅利用。
　　四、结语
　　总之，学校档案管理条件的改善，是衡量学校办学水平的重要体现。充分利用好先进档案管理设施设备，发挥出档案应有的功能，把学校档案管理推向整理标准化、统计标准化、服务标准化，使学校档案管理水平上一个新台阶。
　　【参考文献】
　　〔1〕吐尔洪阿西尔。档案馆搬迁方法的优化与实践〔J〕。中国档案，2011（04）：5052。
　　〔2〕张佩华。谈档案馆搬迁工作〔J〕。兰台世界，2016（10）：4445。