互联网环境下医院档案管理的思考

　　王蕾李沐子
　　【摘要】医院档案管理要通过计算机网络提供服务，促使档案管理现代化。通过不断创新档案服务管理方法，利用多样化局域网、电子档案信息库、多形式档案文书等方法，将会拓宽档案服务工作领域，更好地完善医院档案管理工作。
　　【关键词】互联网；医院档案；档案管理
　　当前档案工作者的职责就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，提供积极主动的服务，并加强各项业务管理，促使档案管理标准化、规范化。
　　一、不断创新档案服务方法
　　（一）充分利用内部局域网，开展网上利用服务。档案室应充分利用医院的内部局域网，积极组织上网数据和信息，使档案管理更好为医院各科室服务，实现档案信息的网上检索，方便查询。利用互联网开展网上档案服务，已成为档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。
　　（二）建立电子档案信息管理库。档案室与医院的信息中心密切配合，建立电子档案信息管理库。该中心设在医院的信息中心，信息中心是医院信息资源库的重要组成部分。电子档案信息管理集中管理网站内各科室的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
　　（三）将电子文件做成PDF，便于文件的下载和收集。电子文件与传统纸质档案收集的差别是，电子文件便于下载和上传，也方便使用。因此，我院档案室改变了传统的工作模式，在医院内网上建立电子文件自动上传的工作窗口，档案室及时收集，并在档案室的服务器上归档。
　　（四）提高档案在线利用率，做好服务。传统的档案利用方式，是需要人员专程到档案室查阅档案，进行阅读，如需复印还需签字后到文印室，手续繁琐。当下，互联网改变了人们工作和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案室可以在局域网上设置专题，提供数据库查询等服务方式，让利用者与档案管理人员在线联络，进行信息交流，回复服务对象的咨询，提供查询和在线服务。
　　（五）通过内网开展文件阅览和处理服务。为适应新形势要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，医院要求医院中心档案室建立文件阅览及处理流程。对需要及时处理的文件，通过文件阅览流程，传至阅览人员，处理后回传档案室存档。
　　二、拓宽档案工作的服务领域
　　（一）积极拓宽服务的对象。由主要为医院科室服务转化为医院所有员工的全方位服务。档案部门既要面对在一切活动中利用或可能利用档案信息的科室和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。现在，人们对各类信息的需求日益迫切，管理活动也离不开信息服务。对档案信息的单一需求必将被对档案、文件、图书、视频检索资料的综合需求所代替。
　　（二）加强多方联系，实现信息资源共享。随着互联网的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，单单一个档案室不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案室、图书馆、宣教中心等部门各自为政的局面，建立一个完整的信息管理系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。实现资源共享能使档案、图书、宣教中心等部门相互分享各自的资源，使利用者更方便地获得更多、更广泛的知识、信息和视频资料。实现信息资源互补，提高资源利用率，避免不必要的重复和浪费。
　　（三）注重对档案资料的整理，深层次开发档案信息。每年的档案整理工作在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过整理可以进行查漏补缺，完善资料，并对资料进行有效分析研究，提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。