微机在公文管理和信息交流中的应用

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　　【摘要】随着公文信息量的成倍增加，促使人们越来越多地使用现代化的工具微机，以摆脱传统的公文处理模式，适应现今社会信息化高度发展的需要。本文主要介绍了微机在公文管理和信息交流中的应用，并简述了其工作中存在的问题。
　　【关键词】微机；系统；公文管理；信息交流
　　在当今社会，在办公室业务的处理中，已经越来越普及微机这一现代化工具。微机及其相关技术的使用很大程度上方便并提高了工作办事效率及规范化管理，让如今的公文管理工作及信息交流工作进入了一个新的高速发展阶段。
　　一、微机在公文管理工作中的应用
　　公文就是指各种企事业单位在实行各项管理的公务活动中，为处理公务而形成的具有一定格式的文字材料。换言之，公文即为单位在处理其事务时利用的各种书面文字工具的总称。
　　在公文管理中，大部分单位都会设立管理公文的专项部门，配备相关工作人员，使用较为传统的公文管理方式。这样在公文的管理方面，工作量就比较大。而且在公文的传阅、回收方面，由于可能经手的人员较多，送达地点分散，对某些保密性的公文，其不仅手续复杂，而且保密性也不能保障，同时还会影响公文的及时传达与落实。尤其是在单位为了对某项工作进行调研时，需要查阅相关的公文，公文管理部门总是要花费很多精力寻找所需要的公文，这将严重降低各项工作的效率。综上所述，笔者将针对目前的传统公文管理工作中的问题，阐述利用微机及其相关技术对公文进行管理相比于传统管理模式的优点。
　　（一）保证保密性。一般来说，公文分为普通公文、保密公文两大类，其中保密公文又可按其所需的保密等级分为秘密、机密和绝密三种。在利用微机系统时，根据公文的保密密级和可能的阅读人员，可分别设计不相同的用户名称与密码及其相对应的阅读权限，在使用者输入正确的用户名及密码时，就可以阅读到其使用权限许可范围内的公文，如果出现数次输入错误，则系统自行关闭一定时限。这样可以从根本上避免传统管理方法中对纸质文件不能完全保证保密性的问题。
　　（二）便于查阅。使用统一的公文格式，设计各种关于公文特征的查阅方不用费时费力可从文件堆中寻找到所需的公文。
　　（三）方便管理。可将公文的使用人员分为几个等级。最高级也就是第一级用户为公文管理部门的工作人员，他们可按照规定对公文进行各项管理工作；第二级用户可调阅所有公文；第三级用户可阅读除绝密公文之外的所有公文；第四级用户可调阅秘密和一般公文；第五级用户只能调阅普通公文。同时，为能获悉各类公文的使用情况，以便针对使用情况及时调整系统，可以在设计系统时考虑能够记录调阅各类公文的人员的各种相关情况。这样，可比传统的公文管理模式更加快捷迅速准确地掌握调阅公文人员的各种情况。同时，为使管理人员便于管理，可以将原书面公文归档变为电子存盘，此举能充分利用微机的各类信息处理功能，既更有利于保密，而且也可以比传统管理模式更能节省纸张。
　　以上几方面就是笔者认为的微机及其相关技术在公文管理工作中相比于传统管理模式的优点。
　　二、微机在信息交流中的应用
　　与公文管理相同，微机也可用于信息交流管理工作，而且对于信息交流工作的实时传递，更能保证其时效性。在如今，微机及其相关技术的应用在信息交流方面，主要有以下两种形式，其一是通过可移动数据盘来交流信息，其二是利用互联网络以电子邮件的方式，直接进行信息交流。因为信息交流主要是利用第二种方式，所以笔者在此主要介绍利用微机互联网络在信息交流工作的应用。
　　在信息交流越来越要求高效性与时效性的现今，传统的信息交流形式，不仅效率与速率低下，而且还有遗失、泄密的隐患。所以，信息交流处理的微机网络化已是大势所趋。以下笔者分析微机网络在信息交流工作中的各方面应用及其优点。
　　（一）减少工作量，提高工作效率与质量。微机网络，简单地说，就是将分散的微机终端、外围设备、工作站等各类设备通过其之间的线路相互连接在一起，能够实现通信的一个系统。微机网络的建立，极为有利于加快信息交流的速度，发文单位利用微机将所需送达的公文通过微机网络发送给收文部门，收文部门收到信息后就能做出回应，若公文需再转发，可将原件视情况另外加上其它信息并再次利用微机网络转发向其它部门，此项功能使公文管理部门大大减少了文件转发的工作量。
　　微机网络系统的保存功能能将所接收的公文予以保存，使其以后可以调阅。微机系统能够设置成在无人操作时可以自动进行接收记录及存储模式。通过微机网络的发送功能，能把信息发到极远的接收部门，同时发送系统还可以设置为需要回应，请接收部门在收到信息后反馈接收信息。而对于某项保密信息，微机网络发送系统能利用加密方式，当接收部门在收到信息文件后需要应答正确的密码才能收到保密信息文件。
　　微机网络在能进行文字信息交流的基础上，还可以进行诸如图片、声音等信息的传递与交流，而且在微机网络技术高速发展的今天，此类功能一定会进一步发展完善。由于网络不受时间、地理等方面的影响，所以其可以做到不限时通信和不限距离传递，而且极大程度上削减了书面工作，甚至可以做到不用纸张进行信息的交流与传递，避免了书面文件的错别字、纸张的丢失与损毁，大大提高了办文的准确率和效率。
　　（二）传真技术快捷方便。传真技术属于微机网络技术的一种，其在公文信息处理与交流工作中的作用是现代办公中所不可或缺的。传真技术就是通过扫描的方法，利用微机网络或电话线，把书面信息包括文字及图像等信息发送到接收地，该种信息传递方式具有快捷、方便、收发同时等优点，因此被广泛应用于公文处理与信息交流工作中。利用传真机发送和接收信息文件时，传真机需要连接电话线，以此作为与对方的信息连接路线。当本方要发送信息时，把所需传送的文件放在传真机，再拨打对方的号码，若接收方需要接收信息时，本方再将信息传送，信息就送达到接收的传真机。随着科学技术的发展，以后的传真机将可以把传真、微机和通信技术更完美地结合起来，向着智能化、高效化发展，所传递的信息量也必将会有更大地提高，在信息交流处理工作中将发挥更为巨大的作用。微机在信息交流工作中的应用，简化了传统信息交流模式下很多繁琐的工作环节，极大程度地减少了发送方及接收方的工作量，在信息交流工作中，增加了以微机为物质基础的新型网络。使用微机网络进行信息交流，大大提高了信息工作的时效性，（下转第180页）（上接第188页）赋予了信息交流工作新的活力。
　　三、微机的应用在公文管理和信息交流中存在的问题
　　微机系统本身设计问题。微机系统本身设计问题主要包括以下几方面：某些系统的数据库设计方面存在不合理，使反應速度缓慢，降低公文处理速度。某些系统操作流程繁琐，部分功能脱离实际需要。某些系统功能过于单一，远远落后于实际需求。
　　微机系统实际应用中的问题。公文管理部门对微机系统的使用管理不到位，极大地增加了公文的处理工作量，使用效率低下，极不利于及时有效地发挥其应有的作用。
　　微机系统的维护问题。微机系统的管理部门对系统进行升级或对系统其它模块进行调整后，常常会在较长时间内大大影响系统的稳定性，因此影响到其它系统部分的运行，进而降低系统的实用性。
　　四、结语
　　利用微机处理公文和信息交流，还要注意一个互相配套、协调的问题，这就要特别强调工作的标准化与规范化同时要注意提高的工作人员微机操作水平，使微机能真正发挥其应有的作用。近年来微机及其相关技术发展很快，所以，相关工作人员更要不断学习新技术，迎接信息社会的到来。以上是笔者对关于微机在公文管理和信息交流中的应用的一些浅见。