论人事档案材料的收集与整理

　　【摘要】当今社会，我们对于人事档案管理要求越来越高，人事档案管理的重要性也越来越明显。但是，关于人事档案的管理还有许多不足之处，急需我们进行改进。
　　【关键词】人事档案；收集；整理
　　人事档案的主要功能是集中展示人才基本信息，通过人事档案我们可以评定一个人才是否符合要求。人事档案有这样的特点，所以整理起来十分的复杂，因为我们要确保人事档案中的信息准确无误，所以在人事档案的收集时，我们一定要保证科学化、准确化、规范化，对于人事档案材料的收集和整理，是人事工作中最为重要和基本的工作，人事档案材料的收集和整理的好坏直接决定着人事工作是否能顺利进行。
　　一、人事档案在收集整理过程中存在的问题分析
　　（一）不具备良好的档案管理意识。目前我国的人才管理都是有专门的部门，配备专门的人员来负责。就我们个人而言，我们一生不太可能接触到自己的档案材料，而且就我国而言，我们对于档案重要性的宣传力度远远不够。所以，我们有一大部分人沒有意识到档案材料对于自己今后生活的重要性。这样就造成了在我们的学习和工作中，对于自己的档案缺少应有的关注，重视程度低，没有对档案进行及时的保护和存放，从而导致我们对于自己的个人实际情况不了解，不能够对自己的实际情况进行准确的判断。正是因为越来越多的人因为这种意识，所以对于自己的工作生活造成了不好的影响，这样不仅耽误了自己，也耽误了别人。
　　（二）收集和整理方式仍需加强。当今社会科技不断地进步，新四大发明应用的范围广泛提高，大多数领域我们实现了信息化管理。但是我国人事档案的管理始终长时间处于纸版的形式储存，一直得不到很好的提升，关于这个，根本原因就是我国现阶段对于人事档案的管理始终用的是极为传统的方式，所以我们的档案管理始终不能够完善。我们现在一直用的纸板的载体进行档案的保存和管理，这种形式的管理工作效率极其低下，长时间实施这样的管理，一定会对我们的工作造成很大的不便。
　　二、提升档案管理意识
　　（一）加强对人事档案宣传工作的力度。我国之前对于档案管理的宣传力度一直不够，所以我们必须要加强对档案管理的宣传力度，我们可以通过主要媒体带动其他媒体的方式来对档案进行宣传，在主要媒体中大力宣传档案管理的重要性，可以拍一些关于重视档案管理的宣传片，请名人过来当代言，发挥名人效应。其次政府真正重视其档案管理的重要性，发挥一带一片政策，积极宣传档案管理的重要性。
　　（二）在高校设立档案管理课程。从基础抓起，我们可以在高校设置相关课程，让那些即将进入社会的学生真正了解档案管理，让他们真正意识档案管理的重要性，只有这样，才能让他们在步入社会后，重视人事档案，才会对其进行关注。只有让他们意识到档案管理的重要性，他们才会在毕业后把自己的档案存放在相关部门。我们只有通过宣传和设置课程，从而提高整个社会大众对于人事档案的关注度，这样我们才可以提高人事档案管理的工作质量。
　　三、构建信息化的收集和整理档案材料系统
　　（一）档案信息化管理。当今社会科技不断进步，意味着我国开始进入全面的信息化和无纸化办公模式，我国的档案管理也将全面实施信息化和无纸化，一旦如此，那我们的工作效率将不知比现在高出多少倍。档案的信息化管理对于当今社会的发展至关重要，档案信息化管理可以提高相关部门的工作经验，对于档案处理的及时性，所以说档案信息化管理的发展是水到渠成的。
　　（二）档案的收集和整理。在我们进行档案的收集和整理时，我们一定要熟悉档案初始的情况，我们要对档案先进行分层，分阶段逐步进行了解。第一，我们要先对人事档案的整个系统来进行重新的开发，通过计算机系统进一步帮助管理者对档案进行收集和整理，这样我们可以更准确地找出未能及时存储人事档案的人，及时提醒他们，这样可以促使人事档案管理工作顺利进行。第二，我们可以开发类似于公安系统一样的软件，把公民的信息都能对应起来，从而进一步实现人事档案管理的信息化进程，这样我们就可以从一些相关的信息中找到相对应的人，这样可以使我们的工作事半功倍。系统的优点还在于，在系统中所登记的人，只要符合搜索条件，那么我们就可以从茫茫人海中找到你，及时为你处理问题。还有，可以主动对人事档案材料进行收集和整理，对个人档案进行及时的补充，让每一个公民的档案都可以变得更加具有时效性。
　　四、结语
　　总的来说，我们对人事档案进行的所有有效的收集和整理，都能够促使人事档案管理可以健康地发展，可以为档案的查找提供一定的方便，还可以很好地对人事档案进行存储，帮助相关部门更好地进行管理。虽然我国现在的人事档案管理还存在着很多不足，但是我们相信，通过努力，我们一定可以让人事档案管理更好地发展，为和谐社会作贡献。
　　【参考文献】
　　〔1〕刘红芹。浅谈人事档案材料的收集与整理〔J〕。档案管理，2015（4）：82。
　　〔2〕孙萍。浅析如何加强学校人事档案规范管理〔J〕。中小企业管理与科技，2012（19）：5556。