信息中心档案管理保密性分析

　　【摘要】档案管理是事业单位的重要工作内容，在信息化技术不断发展的今天，给档案管理工作带来了很多便利，但同时数据的安全性也成为关注的重点，若档案内容被泄漏将给单位的发展带来很多不利的影响，本文主要对档案管理的保密性进行分析，以促进我国档案管理信息化更好地发展。
　　【关键词】档案管理；保密性；原则
　　在档案管理工作中引入信息技术能够提高工作效率，减少传统工作模式中的常见问题，因互联网的特点是共享性和开放性，但在资源共享的同时还会对档案的安全性造成威胁，因此加强对档案管理信息化的保密工作是非常重要的。
　　一、档案管理保密的意义
　　档案管理是事业单位的主要组成部分，在经济全球化不断推进的同时，企业之间的竞争力逐渐加大，对人才和科技的需求也就越来越大，只有引入信息技术才能够提高自身市场竞争力，档案管理涉及企业甚至国家机关的秘密，一旦泄露就会造成不利影响，因此保密工作对信息化档案管理是非常重要的，单位只有在保证信息安全的基础上才能对资源进行开发。
　　二、提高档案管理保密性的措施
　　（一）宣传保密工作的重要性。首先要做的是提高管理人员对保密工作的重视，并了解计算机网络的利弊，在工作过程中保证信息的真实性和完整性。同时还应有较强的责任心，因档案管理人员能够直接接触到信息内容，加强他们对相关法律法规的了解十分必要。对此相关单位应提高培训力度，提高他们的专业技能和管理水平，并明确一旦出现原则问题自己需要承担的法律责任。在日常工作中应强化他们的保密意识，使其遵纪守法。
　　（二）健全相关机制。事业单位的管理机制是保证档案管理工作正常进行的关键，领导应根据单位的实际情况制定健全的制度，包括查阅制度、管理制度等，使管理工作能够有序进展。在处理档案时应依照相关规定对其进行销毁，对档案的归纳、收集、整理和查阅等环节都要严格要求。此外，管理员应定期对信息进行检查，若发现泄漏问题应及时处理，并维护系统的正常运行，部门领导也要加强监督和管理的力度。在涉及档案的传真时，应确保接收方的信息，和网络情况的安全性，在檢查完毕后方可进行传输，若出现问题应及时制止并处理。管理人员每天都应对没有使用意义的信息进行销毁，从而保证信息不外漏。
　　（三）库房管理工作。在建立库房时应根据相关规定合理建立，需要将其单独建立在一栋楼内，但很多单位的条件不允许，将其设置在办公楼内，对于这种情况应保证库房的楼层，不应设置在最底层，将办公室等办公地区与其隔离开来，并将库房的门窗进行加固，还应有防火措施，以此来保证档案库房的安全性。
　　（四）加强监管力度。档案管理涉及单位内部资料，甚至是国家机密，在人员需要查阅资料时，应核实身份并查看审批公文，在查阅人观看资料时管理人员应对其行为进行监督，防止拍照和复制，而查阅者也应提高自身素质，保证不将资料内容泄露出去。管理人员在监管过程中，应弄清查阅人查看资料的意图，并根据实际情况分析他们的动机，做到全面监督，切不可滥用职权。对此管理人员应做到以下几点：对查阅者宣传相关制度和规定，并与其交流，明白他们查阅资料的动机；在查阅者查看资料时，不能让他离开自己的视线，以免对资料进行复制；对查阅者翻阅过的相关资料片进行查看，若发现问题应及时登记，进而保证档案内容的安全。
　　（五）完善责任追究制度。保密工作对档案管理是非常重要的，若追究制度不完善会对单位造成不利影响，一旦工作人员破坏了保密原则而没有受到相应惩罚，就会给他们下次犯错的机会。因此单位应对这种现象进行严格的管理：首先，应加强对管理人员的要求，使他们明白自己所在岗位应负的责任，若因个人原因将档案内容破坏或丢失，应对其进行严厉的处置。其次，对查阅者的行为进行严格的规范，在查阅资料过程中应禁止抄录、复制或拍照，在浏览完资料后不得将资料内容泄出，且不允许对文件内容进行伪造或修改；最后，不允许任何人为了任何利益将档案交还给其他人，更不能赠送或卖出，保证档案的安全性。
　　若工作人员出现违反原则的行为应对其进行相关处分，若泄漏了档案内容，且涉及到国家机密的，应追究法律责任，在此期间档案管理人员的责任是最大的，作为直接接触档案的工作人员，应提高警惕，并时刻监督查阅人的行为；不能滥用职权，因个人利益将单位信息泄露给其他人。
　　随着信息化社会的快速发展，在档案管理工作中引入信息技术能够提高工作效率，但同时档案内容的安全性也成为事业单位需要关注的重点问题，档案的保密工作是管理人员的首要职责，在工作中应时刻注意查阅人的行为，并提高自身的职业道德，此外单位还应建立健全追究制度，对破坏保密原则的工作人员进行法律追究，从而保证档案管理工作的顺利进展。
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