浅谈大数据背景下机关单位档案管理工作创新

　　【摘要】随着大数据时代的到来，机关单位在档案管理工作上也表现出更多的需求，将大数据技术成功应用到机关单位档案管理工作中，实现对传统档案管理工作的创新，是当前机关单位档案管理必须面对的重大问题之一。本文主要基于对大数据技术的应用，探讨机关单位档案管理工作的创新策略。
　　【关键词】大数据技术；机关单位；档案管理；创新策略
　　大数据技术、云技术的快速发展与应用，使得人们的生活和工作都发生了较大的变化。在此背景之下，机关单位档案管理工作也需要积极做出改革与创新，进一步加大对档案信息的挖掘力度，突显档案管理工作的重大价值。而在具体的创新工作开展中，笔者认为可以从以下几方面开展：
　　一、加强档案管理工作观念的更新
　　在大数据时代背景下，机关单位对档案管理工作提出了更高的要求，单纯的对档案进行归档和整理已经逐渐无法满足机关单位的使用需求，因此在档案管理工作创新中，还需要从工作观念开始转变，从机关单位的实际使用需求出发，开展档案管理工作创新，转变以往被动的管理服务方式。其次，部分机关单位在档案管理工作中过于强调保密性，使得人们在调取和查看档案信息资源时困难重重，也在很大程度上影响到档案管理服务工作的开展。在当前新时代背景下，对于这种陈旧的档案管理观念也需要做出适当的改变，对于机关单位中较为基础的档案信息，完全可以公布于众，这更有助于提升档案管理服务质量，发挥档案管理工作的价值，而对于确实属于机密的文件信息，则需要进行妥善的保存。
　　二、加强机关单位档案管理工作的技术创新
　　当前机关单位在档案管理工作上存在着一个十分显著的问题：档案信息利用率较低。档案管理工作开展的根本目的在于更好地利用档案信息，使其发挥出更大的利用价值，但是现阶段档案信息利用不足，自然也使得机关单位档案管理工作的价值被弱化。为了能够改变利用率较低的问题，充分发挥机关单位档案管理工作的作用，笔者认为在當前时代背景下，应当将档案管理工作与大数据技术进行充分结合，促进档案管理工作的技术创新。
　　（一）利用大数据云存储，实现资源信息共享。基于大数据技术，以各机关单位为目标，构建统一的云档案管理系统，将各机关单位档案管理部门的数据信息与之相连接，不仅能够实现对档案信息数据的备份管理，而且能够实现对档案数据信息的共享与应用，从而在很大程度上提高机关单位对档案信息数据的利用效率。当然，这种档案管理工作方式主要适用于一些基础性的档案信息资料，对于一些机关单位的机密档案资源信息还需要单独进行存储。
　　（二）利用云计算，提升档案数据分析计算能力。机关单位在对档案管理信息进行应用的过程中，往往更多的是存储档案资料信息，经过整理之后，获取到相应的统计分析数据，从而对机关单位工作开展产生指导性作用。因此，为了方便相关人员的高效应用，在档案管理系统建设中加强对云计算技术的应用，以便高效生成需求者想要的数据信息，从而对档案信息数据查询提供更大的便利，满足使用者更多的需求。
　　三、加强机关单位档案管理服务工作创新
　　在大数据时代背景下，机关单位档案管理工作创新还应当体现在服务工作上。从使用者的需求角度分析，当使用者需要查询某档案数据信息时，主要通过搜索功能来进行检索，搜索显示结果的质量直接影响到使用者对相关档案信息的使用效率。基于此，在档案管理服务工作上主要可以从搜索检索能力入手，利用大数据技术建立智能检索系统，缩短检索时间，提升检索服务能力。从具体来讲，在当前机关单位的档案管理系统中存在着大量的数据信息资源，而为了方便使用者快速找到想要的信息，机关单位在档案管理工作中可以通过构建数据模型的方式，来对存储的这些数据信息进行分类、归类以及相关性分析，对检索录入数据进行更加精确的预测，同时提供更加多样化的数据算法，从而提升数据检索的精准性，让使用者能够更加快速地找到自身需求的信息资源。
　　四、加强机关单位档案管理安全工作创新
　　在机关单位中有大量的数据信息属于机密信息，对于这类数据资源，在存储管理工作上还需要做好安全防护工作。但是在当前互联网技术快速发展的背景下，如果在当前管理安全工作上存在缺陷，将可能造成这类型档案信息的泄露，对机关单位工作开展造成较大的负面影响。因此在档案管理安全工作上也需要做到与时俱进，不断完善和更新安全管理工作，提升档案管理的安全性。首先，在制度上对档案管理工作人员进行约束，要求所有档案管理工作人员必须严格按照制度开展档案管理工作，降低内部工作人员造成的档案管理安全隐患。其次，提高计算机系统的安全防护等级，采用最新的防火墙技术，并配置安全防护软件系统，采用数字签名、数字证书等安全防护技术，进一步提升档案管理的安全性。除此之外，整个档案管理工作创新，都离不开更加专业的档案管理人才，为有效实现这些创新，还需要机关单位加强相关人才的培养或引入更加专业的档案管理人才，从而推动机关单位对档案管理工作的健康发展。
　　五、结语
　　在当前大数据背景下，不管是机关单位内部环境，还是社会外部环境，对机关单位档案管理工作都提出了更高的要求，为了能够更好地满足各方面使用需求，对加强机关单位档案管理工作创新具有极其重要的意义。结合当前机关单位档案管理工作现状，在开展创新工作中主要可以从管理观念、技术、服务、安全等方面入手，从而打造出更适合现代环境需求的机关单位档案管理工作体系。
　　【参考文献】
　　〔1〕刘欣欣。试析大数据时代下档案管理的价值提升〔J〕。赤子（上中旬），2017（3）。