利用现代技术实现档案管理的动态化

　　【摘要】本文分析了现代技术对档案管理工作的促进作用，包括提升管理工作效率、顺应科技社会的发展。而动态化在档案管理工作中更是一个新的发展支点，可以使信息资源形象化、传递全面简洁、利用率被提升以及管理全过程更加流畅等。所以我们要利用现代技术来实现档案管理的动态化。这就需要我们具备现代意识、形成合适的管理制度、借助有效的措施和决策、利用科学的程序和方法等。如此，则可以为实现档案管理的动态化发展打下坚实的基础。
　　【关键词】现代技术；档案管理；动态化
　　一、现代技术对档案管理工作的促进作用
　　首先在检索过程中利用计算机技术能够提升档案的查找速度，提高查找的准确率，节约了工作者的速度，提高了服务的质量。其次在存储过程中产生了极大的便利。因为电子档的存储和保管的体积大大缩小，以压缩版格式提供的档案材料既节约了空间，也保证了档案原件的可利用性，延长了档案的使用寿命。再次有了现代技术的加入，档案管理工作中信息数据的传递更加方便。而且能大大节约信息传递的时间和周期，减少档案传递过程可能的损耗。这对提升档案管理工作的效率是有极大好处的。最后，在建立了计算机检索端口以后，档案资料能快速复制和复印，这为档案管理的管理和再利用带来很大的好处。
　　二、动态化发展对档案管理工作的影响
　　（一）信息资源更加形象化。音频、视频、动态图等电子资源的出现让信息资源更加形象化。很多信息内容从文字描述变成了图文结合的形式，让档案管理的信息资源形成动态和静态的两种形式。动静资源之间的互补可以让信息资源更加形象化。
　　（二）信息资源传递更加全面简洁。在档案管理工作中，信息资源内容繁杂。如果是直接的纸质档案信息很可能在修改和整理的过程中出现污档案的现象，造成不美观或者难以辨识的困难。
　　（三）信息资源的利用率被提升。档案中信息资源的动态化可以让资源的传播面更加广泛。而且借助了现代技术手段，档案资源的传播广度和深度都有了很大的变化。那么，档案资源的利用基础也会发生不同的变化，资源的利用率会被大幅度的提升。
　　（四）实现档案管理的流畅。档案管理工作本身是非常繁琐的。如果要查阅相关内容则需要从海量信息中进行筛选。然而在实现了档案管理的动态化以后，整个档案管理工作将会变的轻便而简洁。整个档案管理工作的流程会更加有序。甚至有的时候只要轻轻一点就能完成信息资源的收集、筛选、传播等各个具体的内容。
　　三、利用现代技术实现档案管理动态化的策略
　　（一）管理工作者具备现代意识。现代技术的发展的确对档案管理工作影响深刻。在现代社会，要想有发展的前景就需要有良好的发展意识。随着企业、事业单位办公自动化的发展，大量的录音、录像、视频等新型电子文件被收纳到档案管理内容之中。然而，档案管理的动态化并不是简单地为传统的管理穿上网络的外衣。而是要从思想根源上来形成档案管理动态化发展的认识。这种认识可以在平时的工作中获取，也可能是通过企业或者单位的培训教育，通过改为工作的培训来取得档案管理动态化认识的进一步发展。
　　（二）设置合适的管理体制。信息自动化的发展实现了人机的结合。在档案管理中，业务人员利用现代技术来开展档案管理工作，这需要在动态化管理中形成高度集中的原则，还要将高度集中原则与使用方便原则结合起来。在档案发展的过程中要注重业务技术的规范、标准。在整个管理部门内实现资源管理的集中处理，不允许自建系统而造成资源的浪费。而且很多的体制内容是可以写进管理制度和章程中的，将其变成一种制度而巩固下来。
　　（三）占有先进的技术和设备。先进的技术和设备是实现档案管理动态化的条件基础。企业或单位要准备先进的硬件和软件设备。电子文件归档和利用的起點要高，要有发展的空间。在保管、翻拍、复制等活动中要尽可能使用新的技术手段。这就需要单位或者企业从基础设施和人才两个角度来进行发展规划。购买设备和技术的时候要考虑到实际情况，搞好基础设施的利用。做好了这些基础性的工作才能够有档案管理动态化的首要条件。要结合当前档案管理工作的需要来进行人才技术的培养，加强档案管理人才队伍的建设。
　　（四）科学工作程序及引导活动。在档案管理工作中要进行动态化的管理，需要有对社会发展的预见性思考，要以长远的发展眼光来看待现有的问题，并且对未来社会有预见性的认识和逆向性的运动思考。从档案的未来发展趋向中找到档案工作的未来发展倾向，并据此来进行档案管理工作的规划。
　　四、结语
　　总之，在现代技术的影响下，档案管理工作动态化发展已经有了很大的可能。而且有了技术和设备的支持会让我们的档案管理工作发展得更快。无论是对企业、单位、还是个人来讲，档案管理的动态化发展具有重要的作用。我们要坚持档案管理工作的改革创新，以创新求发展，以发展求生存。为我国社会信息资源的现代化发展作出贡献。
　　【参考文献】
　　〔1〕曹天虹。机关档案管理系统的设计与实现〔J〕。上海交通大学，2015（03）16。
　　〔2〕昭日格图。现代综合档案管理系统的设计与实现〔J〕。吉林大学，2016（03）：13。