夯实基础规范管理不断提升企业档案工作水平

　　【摘要】企业应把档案工作作为企业中的一项重要基础工作摆上应有的位置，列入企业的发展规划与工作计划之内。加快档案基础设施建设，规范管理，全面提升档案管理水平，更好地为企业发展服务。
　　【关键词】档案基础设施建设；规范管理；档案管理水平
　　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。
　　建厂以来，我公司十分重视企业档案管理工作，积极探索企业档案管理的有效途径，使企业档案管理走上了制度化、标准化、规范化、现代化发展轨道，为推动企业发展进步，促进两个文明建设发挥了积极作用，先后被评为江苏省档案管理标兵企业，徐州市七五八五期间档案管理先进单位，江苏省电力局‘八五期间档案管理先进单位；1990年晋升江苏省档案管理先进企业；1995年获得国家一级企业档案管理合格证书；1997年被国家档案局批准为企业档案工作目标管理国家一级；2005年11月，我公司综合档案科顺利通过江苏省档案局档案工作特一级认定；2010年12月，我公司综合档案科顺利通过江苏省档案工作五星级标准（特一级）复查验收。目前，我公司综合档案科总建筑面积700平方米，库房面积280平方米，阅览室92平方米，办公用房80平方米，库藏档案23226卷，上架排列长度529。4米。
　　1984年，为了加强档案管理工作，徐州发电厂成立了厂部二级机构即科技档案室；1990年，厂部成立了综合档案室，将档案管理作为企业管理的一项基础性工作，纳入了《厂长任期目标》和企业升级规划之中，由厂长直接领导档案管理工作；1992年，随着企业劳动、人事工资制度配套改革的进行，对全厂机构和人员进行了精简、充实和调整，综合档案管理划归厂部办公室领导，形成了厂长亲自挂帅、厂办主任分管、综合档案专业组长具体负责的管理网络，对企业所形成的各种门类档案集中统一管理，使档案管理走上制度化、专业化轨道。现综合档案室隶属于国华徐州发电有限公司总经理工作部，主要负责我公司各种门类、各种载体档案的收集、整理保管和提供利用等工作以及对所属单位档案工作的监督、检查和指导。我公司综合档案室室藏档案从内容来分，有文书档案、科技档案、会计档案；从载体来分，有纸质档案、特殊载体档案、实物声像档案。形成的档案大部分是本公司在政治、生产和科研活动中具有保存价值的文件材料及上级机关对本公司的指示、批复等。我公司现库藏档案25357卷，其中，文书档案截止至2001年底共3276卷，从2002年开始以件为单位共12098件，科技档案12917卷，会计档案9164卷，照片档案2757张，光盘档案822张，录像档案6盘。我公司档案管理一直保持着较为稳定的管理机制，我公司建厂40年来，库藏档案25357卷，已成为企业宝贵的文化财富，其所形成的文化底蕴是一般文化活动所无法比拟的。
　　一、提高档案工作者整体素质是做好工作的保证
　　企业档案专业人员素質，就是档案专业人员必须具备的品质、能力和条件。档案专业人员必备的素质包括政治素质、专业素质、知识素质以及创造力和创造性思维。
　　档案专业人员的政治素质包括应具备的政治品德和职业道德。政治品德包括政治态度、政治品质和思想作风，这就要求企业档案人员坚定不移地贯彻执行党的路线方针政策，在政治上同党中央保持高度一致。热爱档案事业，全心全意为人民服务，勇于开拓，大胆探索。坚持解放思想，实事求是的思想路线，以科学的世界观和方法论为指导，以为企业各项工作和活动服务为宗旨，维护党和国家历史真实面貌。
　　档案职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。企业档案工作人员要热爱本职工作，淡泊名利，无私奉献。档案工作的性质，决定了档案专业人员必须摈弃名利观念，无私奉献。档案的价值、档案工作者的劳动都体现在社会利用档案而取得的效益中。要尊重档案，尊重历史。维护档案和历史事实的原貌既是档案专业人员的职责，又是职业的道德准则。必须忠于职守，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。要遵纪守法，严守机密。树立按客观规律办事的科学态度，树立严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。
　　企业档案工作是一项专业性很强的工作，业务内容很多，要求也相当高。企业档案工作人员的专业素质，即履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等。它是完成工作任务的保证。能力包括决策能力、口头表达能力、文字表达能力、开拓创新能力和组织能力；智力包括档案专业知识、基础知识、相关学科知识、外语和古汉语水平；成绩即工作效率、工作质量、工作成绩；学历指专业人员受教育的程度，反映获得系统专业基础理论知识、业务知识和相应技能的经历。档案人员应当具有较高的、相应的档案专业知识；资历指专业人员的实践经验和熟练程度。能力、智力和成绩是建立在学历、资历的基础上的，它们是相辅相成的。
　　档案专业人员的知识素质指档案专业人员除具备档案专业知识外，还应具备比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论修养是档案人员必须具备的基本素质。文化知识指档案专业人员熟练掌握语言文字的能力，对于做好档案工作，具有特殊的意义和作用。现代科学技术迅猛发展，档案专业人员应掌握科学技术知识，并将有关的科学技术应用于档案工作，是实现档案工作现代化的基本途径。档案人员还应当掌握与档案学相关的学科知识，如法律、金融、外语等，以适应不断发展的形势对档案工作提出的新任务的需要。
　　二、满足企业利用需求是做好档案工作的决定因素
　　企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。
　　第一，深入开展档案资料信息服务。我们在服务方式上增加主动性，改变你交我收坐等上门的工作方式。主动介入生产经营活动，档案部门要了解企业各个时期工作的特点、重点及不同时期工作对档案工作的需求特点，明确档案需求的主体，准确及时地将档案信息传递给需求部门，使档案的现实价值得以全方位、多层次的实现，获取直接经济效益或通过利用部门间接创造效益。例如根据国华电力公司巡视工作领导小组部署，2015年9月6日至9月29日，国华电力公司第四巡视组对国华徐州电厂进行了采购管理专项巡视。巡视期间，巡视组聚焦党风廉政建设和反腐败工作，坚持以问题为导向，紧紧围绕五个着力，通过听取工作汇报、员工访谈、调阅资料、列席会议、现场走访等方式，对巡视关注的重点问题进行了深入了解。在巡视期间，我公司经营管理部到档案室借阅了大量的2012年、2013年、2014年招投标档案、合同档案，为顺利完成巡视工作起到了很重要的作用。巡视组肯定了徐电自2011年2台百万千瓦机组投产以来，徐电领导班子面对员工人数多、人员结构复杂、设备状况不稳定、生产准备人员对新机组不熟悉等困难，抓住主要矛盾，加强设备治理、稳定员工队伍、强化员工培训，取得的一定成绩，促进了徐电健康稳定发展。但在采购管理方面还存在明显不足，并提出了用专业化的管理思路和制约制衡的理念完善采购管理体系、加强采购基础管理、提高人员素质打造专业化的采购管理队伍、妥善处理好与华苏和地方的关系等有针对性的改进意见和整改要求。再如我公司1、2号机组C级检修及绿色发电改造工程是在电力行业新形势、新常态下关乎企业经营效益和生存发展的生命工程。圆满完成绿色改造工程，是公司全面贯彻神华1245清洁能源发展战略的必由之路，是落实国华年度工作会要求、建设超低能耗、超低排放清洁电站的必然选择，是提升企业市场竞争力和价值创造力的关键环节和必备条件，在徐电发展史上具有里程碑的意义。1、2号机组C级检修及绿色发电改造工程于2016年8月24日（2号机）及2016年12月2日（1号机）开始，经过公司领导及全体员工的不懈努力，2号机组于2016年11月21日顺利并网发电，1号机组于2017年1月18日顺利并网发电，标志着1、2号机组检修工作的全面完成。在1、2号机组C级检修及绿色发电改造工程期间，公司设备维护部、生产技术部等部门的工程技术人员和检修人员到综合档案室借阅了1、2号机组基建档案、设备档案等科技档案案卷多份，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，为1、2号机组C级检修及绿色发电改造工程的顺利实施和竣工提供了有力保障。近年来，我厂累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益将近2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。
　　第二，围绕企业生产经营工作做好资料汇编。我们坚持调查研究，确立实用、可行的编研课题，做好经常性的资料汇编工作，满足企业生产经营各项管理需要。几年来，我厂档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》《历年安全生产典型事故汇编》《科研成果汇编》《安全经济指标分析》《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料。其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》《征地文件汇编》《徐州发电厂大事记》等，都成为管理人员日常办公离不开的工具，深受工程技术人员的欢迎。努力扩展档案编研的深度和广度，我厂20万千瓦机组和12。5万千瓦机组的增容降耗重大技术改造，是全国首台国产20万千瓦机组和12。5万千瓦机组改造，其成功实施不但大大提高了我厂的技术装备水平，而且对其它单位的改造具有重大意义。我厂首台20万千瓦机组和12。5万千瓦机组改造完成后，我们及时收集资料，组织专门班子编写了《徐州发电厂6机组技术改造综述》及《追求卓绝徐州发电厂4号机组现代化技术改造纪实》两本书，对整个改造工程从方案确定到改造后的技术经济性能进行了全面的资料汇总，其中既有纵向、横向的对比分析，又有对改造后机组技术经济效益的评估，被厂内管理人员认为极具权威性。
　　三、加强宣传是做好企业档案工作的前提条件
　　档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为三五普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对全公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上，组织了全公司档案知识竞赛。我公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。
　　要利用企业内部的各类新闻媒体，大力宣传档案法律法规、规章制度，弘扬档案工作先进人物的事迹，宣传利用档案所创经济效益或节约开支等贡献。适时利用社會公共新闻媒体，大力培养对外宣传人员，建立激励机制，搞好对外宣传。笔者认为，我们可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，努力改善阅档环境，消除员工对档案的神秘感，改善服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。
　　企业档案人员要很好地加强自身形象建设，消除员工对档案工作认识上的误区（如清闲、没啥用处等），以良好的档案部门工作形象得到企业和员工的支持和理解，正确确立自身在企业中的地位，依靠高质量的档案队伍，为企业档案工作创造更好的条件，进而促进档案工作的发展，更好地为企业服务。
　　四、在标准化、规范化和制度化方面下大力气
　　建厂初期，我厂一直处于边生产边基建状态，建设工期长达10余年，一度档案管理体制不健全，制度不完善，资料不完整，给企业的生产经营工作造成很大困难。实践中的教训和随着《档案法》的实施，使全厂各级人员对档案工作及档案资源的重要性有了全新的认识。1987年，我们将档案管理作为企业管理的一项基础性工作，纳入了《厂长任期目标》和企业升级达标规划之中，建立档案机构，充实管理人员，健全管理制度，使企业档案管理工作步入了制度化、规范化、科学化的轨道。1991年档案升级活动停止后，厂领导明确指出档案升级停止了，但档案管理一刻也不能放松，并采取了一系列措施保证档案工作正常开展。一是领导重视。厂领导一直重视档案管理的现代化工作，始终把档案管理纳入企业发展整体目标，把档案管理的现代化工作落实到创一流规划中，亲自过问并切实帮助解决档案管理工作中存在的困难和问题，多次安排档案人员到兄弟单位学习、调研。二是充实档案管理队伍，完善档案管理体系。在我厂多次体制改革中，我厂在管理机构和人员大幅度精简的情况下，仍然坚持档案管理只能加强、不能削弱的原则，不但强化了档案工作的领导，而且调整充实了档案人员，同时还健全了全厂档案管理网络，明确了各单位档案工作分管领导和兼职档案员，使档案工作进一步加强。三是加大资金投入，加快档案管理硬件建设。我厂每年列有档案资料专项费用，用于档案资料的收集和补充。1990年以来，又先后投资统一了档案装具，配备了微机、除湿机、吸尘器、灭虫杀菌机等专用设备。我公司先后拨专款用于档案库房的装修和档案设施、设备的完善与配套。目前，综合档案室装修面积达450平方米，配有档案密集架柜及中央空调，性能优良的计算机、扫描仪及档案专用软件、自动消防报警系统等，为档案的保管、保密及开发利用提供了良好的条件。
　　制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入厂各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。
　　近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：第一，档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。第二，机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三，设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四，工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。目前，我厂已建立了14种1。3万字的档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100，资料完整率达99。第五，制订并落实电子文件归档管理制度。根据国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局颁发的《科学技术档案工作条例》的规定，为做好电子文件管理工作，充分发挥档案资料在生产、经营和管理中的作用，结合我厂具体情况，特制定《电子文件归档管理制度》暂行规定。
　　五、加速档案信息化建设步伐，提高档案管理水平
　　我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统，包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统現行的基于LOTUSNOTES的档案管理系统进行无缝连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我厂现在使用的OA办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活地实现档案的全息查询和检索。我公司在内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。
　　在国华徐州发电有限公司，企业领导、工程技术人员和各有关职能部门，深刻体会到档案工作与企业发展的密切关系，也确实尝到了加强档案管理对企业受益的甜头，真正认识到了档案工作的地位和作用。因此，企业应把档案工作作为企业中的一项重要基础工作摆上应有的位置，列入企业的发展规划与工作计划之内，纳入总经理的任期目标责任制。夯实基础，规范管理，加快档案基础设施建设，全面提升档案管理水平，更好地为企业发展服务。